Kp 4 Målformulering Godt formulerte mål skal: Sikre at prosjektet er i samsvar med bedriftens overordnede mål og strategiske retning. Skape felles forståelse av oppgaven Gi et bilde av hva prosjektet skal resultere i, slik at man har noe å planlegge ut fra, og noe å holde resultater opp mot. Skape et motiverende samlingsmerke Gi underlag for å informere omgivelsene. Alltid en fordel med målbare mål!

Hovedmål og delmål Effektmål Resultat- mål Delmål 1 Delmål 2 Delmål 1 Utgangspunkt for prosjektet Hoved mål Resultat- mål For å oppnå ønsket effekt må vi nå følgende resultater Delmål 1 Delmål 2 Delmål 1 Resultatmålet brytes ned i delmål som deltakerne finner riktig og fornuftig. Er en del av planleggingsprosessen.

Effektmål Det man ikke har mål for kan fort bli glemt. Effektmål Resultatmål Prosjekt Prosjekt- resultat Bedriften +………. Effektmål Effekter i bedriften/hos kundene ved gjennomføring av prosjektet Peker tilbake på behov/problemer som utløste prosjektideen Eksempler Bedre ressursutnyttelse Lavere kostnader Økt markedsandel Bedre service Økt kompetanse Bedre profil i markedet Kvantitative Kvalitative

Resultatmål Resultatmål Effektmål Resultatmål Prosjekt- Bedriften +………. Resultatmål Fastsettes med utgangspunkt i effektmål, hva skal foreligge når prosjektet er ferdig Egenskaper/kvalitet – kravspesifikasjon, funksjonelle egenskaper/kvalitet. Kan også være eksterne krav Framdrift/tidsramme – ferdigtidspunkt sentralt/milepæler Ressurser – ressurs (personell, maskin/utstyr, materialer) og kostnadsramme Økonomi – ref. kostnadsmål (kost/nytte)

Målformuleringsprosessen Målene må gi eierskap For effektmål, viktig at brukerne deltar aktivt i prosessen. For resultatmål knyttet til framdrift og ressursbruk, viktig at de personer som skal gjennomføre prosjektet deltar. En gruppe tenderer å sette dristigere mål en enkeltpersoner. Hele gruppen bør akseptere definerte mål før prosessen avsluttes.

Målformuleringsprosessen Reviderte mål Behov/ ideer Idevurdering Prosjekt- forslag Utkast til mål Stopp vent B Vurdering av prosjekt- forslag, beslutning Forprosjekt Forprosjekt- rapport Forslag til mål Målene blir mer presise etter hver som informasjonsgrunnlaget gir mulighet for det. Kvalitetssikring Formelle revideringer knyttes til beslutningspunkter. Det samme gjelder risikoanalysen. Stopp vent B Beslutning om hovedprosjekt Vedtatte mål Hovedprosjekt Mål/plan Reviderte mål ved milepæler Prosjektresultat

Hva er en god målformulering? Mål skal være operasjonelle Så konkrete/spesifikke at det er mulig å etterprøve om de er nådd eller ikke. Eksempel effektmål Redusere bedriftens rentetap på utestående fordringer med 20% ifht dagens situasjon Eksempel resultatmål Utvikle og sette i drift et nytt fakturasystem og rutiner som Reduserer gjennomsnittstiden for fakturautsendelse med 2 dager Redusere antall fakturaer med feil til maks 3% av alle utsendte faktura Prosjektet skal gjennomføres innenfor En kostnadsramme på NOK 1 mill En tidsramme på 12 måneder

Hva er en god målformulering? Eksempel kvalitative effektmål Vårt mål er å være best på kvalitet i vår bransje Prosjektet skal gi bedre arbeidsmiljø To problemer Hva menes med kvalitet/arbeidsmiljø? Hvordan skal kvaliteten/arbeidsmiljøet måles? For å løse dette bør mer konkrete indikatorer defineres Garanatikostnader skal være mindre enn x kr Antall servicekrav mindre enn y% X% av brukerne skal være fornøyd Sykefravær skal være mindre enn x%

Hva er en god målformulering? Operasjonelle Mulig å etterprøve om målene er nådd. Gi veiledning for løpende arbeid Gi føring til hvordan resultatene vil bli målt. Resultatbeskrivende Skal beskrive resultater – ikke aktiviteter. Noe å strekke seg etter Men ikke så ambisiøse at de mister troverdighet. Mål har tendens til å være selvoppfyllende – høye mål høye resultater. Aksepterte De som skal arbeide mot målene må akseptere dem – intellektuelt og følelsesmessig – dette klarer vi!

målformuleringsarbeidet Vanlige feil i målformuleringsarbeidet Man setter i gang arbeidet før målene er tilstrekkelig kartlagt Prosjektet er for dårlig avgrenset. Formuleringene er for lite operasjonelle. Ambisjonsnivået for høyt i forhold til tids- og kostnadsrammer. Overser betydningen av aksept fra deltakerne. Kan dels skyldes at prosjekteier/prosjektleder ikke er bevist sin oppgave om å skape aksept., dels at berørte personer og grupper ikke aktivt trekkes med i målformuleringen. For dårlig informasjon om målene.

Kontrollspørsmål Er målene formulert slik at de virker som rettesnor og ramme for prosjektet? Er de formulert slik at jeg kan holde resultatene av arbeidet opp mot målene og se hvordan jeg ligger an? Mangler noe i målformuleringen? Er målene balanserte og troverdige?