Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark.

Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark.
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hvordan etablere og gjennomføre prosjekter? Del 1 Alta februar 2018 Vadsø februar 2018 Prosjektveileder: Elvira Røst

FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI
Hvorfor prosjekt? FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Kommunene er linjeorganisasjoner – skreddersydd for de oppgavene som virksomheten daglig står over. I dagens virkelighet er det stadig behov for endringer¹. Dagens «verktøykassa» - dere kan etablere prosjekter!² Verden omkring endrer seg, og virksomheten må tilpasse seg. Prosjektarbeid er ikke lenger bare en ingenørdisiplin. Det er blit viktig redskap i de endringer som en virksomhet må gjennomføre.

«Skal du vurdere en leder og virksomheten, be om å få vite hvilke prosjekter virksomheten har». Erling S. Andersen, professor Emeritus, Institutt for ledelse og organisasjon. Gjennom å se hvilke prosjekter en leder har etablert, kan man danne seg et bilde av hvor godt forberedt virksomheten er på å møte morgendagens utfordringer.

Hvorfor er prosjektarbeidsformen så populær?
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Stor fleksibilitet Krav fra oppdragsgiver Fokus på oppgave fremfor funksjon Bedre utnytelse av kompetanse og ressurser Samarbeidsmuligheter Lederutvikling Funksjon av egen suksess Mulig å skreddersy et administrativt apparat til en konkret arbeidsoppgave. Avvikles når prosjektet er gjennomført. Oppnås en fleksibel organisasjon uten stadig omorganiseringen av linjen. Bedre styring, kortere responstid, sterkere kundeorientering. I linjen fordelt på ulike funksjoner eller disipliner. Få føler like stor ansvar for helheten. I prosjekt - Lettere å ta være på helheten – eget styringsobjekt. Fokuseringsmetode for å få saker og ting gjennomført på en grei og rasjonell måte. Innebygde tverrfaglighet og evne å krysse funksjonsgrense åpner i prinsippet adgang til hele organisasjonens kompetanse. I linjen kan de samme funksjonsgrensene synes uoverstigelig. Muliggjør en forpliktende samarbeid mellom selvstendige parter, uten at det må opprettes en egen, permanent organisasjon. Behov for flere ledere – flere får mulighet til å prøve seg som leder. Utvikler ledertype med sterk resultatorientering og usikkerhetstoleranse. Større maktspredning innenfor linjeorganisasjon. Arbeidsform som har fått et godt rykte, både pga resultatene som produseres og fordi man unngår noen av de begrensningene som knytter seg til linjeorganisasjonen. «Motearbeidsform»

Hvordan starte et prosjekt?
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Behov Idé/ idéutveksling Hvilke typer prosjektmidler har blitt lyst ut fra forskjellige instanser? «Research – arbeid» - finns det lignende erfaring i andre kommuner? Formulere mål Forankring Kan være en del av prosjektaktivitet/ oppgave i startfasen. Forankring – gode ideer – for ikke respons på ledelsesnivå og motsatt. Enighet om at prosjektet skal etableres og gjennomføres. Forankring – hvordan forankre et prosjket?

Definisjon FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjekt – kommer av latinske projicere og betyr (pro = frem, jicere =å kaste) noe som er kastet frem¹. Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og avgrenset omfang, og som gjennomføres innenfor tids- og kostnadsramme. (Elvenes 1987, Rolstadås 2011) 1.En forbinder det gjerne med en litt spesielt oppgave som skal gjennomføres innen en viss tid. 2. Konkret. Dette til forskjell fra organisasjonens mer generelle og abstrakte mål.

Viktige begrep FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Et prosjekt er en arbeidsoppgave eller et oppdrag med følgende egenskaper: 1. Engangsoppgave Oppgaven ligger utenfor normal rutine og kompetanse. 2. Definert mål Har et mål som er besluttet ut fra en spesifikk situasjon². 3. Egen midlertidig organisasjon Et eget styringsobjekt, «ekstraordinær» og en midlertidig organisasjon innenfor den ordinære organisasjonen – som et tillegg til denne. 1.En forbinder det gjerne med en litt spesielt oppgave som skal gjennomføres innen en viss tid. 2. Konkret. Dette til forskjell fra organisasjonens mer generelle og abstrakte mål.

Viktige begrep (forts.)
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI 4. Tidsavgrenset Avslutning er planlagt på forhånd¹. 5. Kompleksitet og tverrfaglighet Først når oppgaven er så kompleks at den krever betydelig ressursinnsats fra flere fagområder og/ eller avdelinger er det aktuelt å definere den som et prosjekt². Dette betyr at oppgaver som defineres som prosjekter, antas å ha en løsning. Det er ikke en løpende driftsmessig funksjon i organisasjonen. Det finnes mange oppgaver som er unike, men som samtidig så enkle og avgrensende at de uten videre kan løses i det daglige uten noen spesielle organisatoriske ordninger.

Prosjektorganisering
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Styringsgruppe Prosjektansvarlig Prosjektleder samarbeidspartner Referansegruppe arbeidsgruppe Egen midlertidig organisasjon Avhenge av type prosjekter.

Prosjekttyper FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Produktutviklings – og markedsføringsprosjekter¹ Tekniske byggeprosjekter Systemutviklings-prosjekter Organisasjons-utviklingsprosjekter² Kunnskapsoppbyggende prosjekter Utvikling av bedriftens utadrettede virksomhet. 2-4 har felles betegnelse ressursutviklingsprosjekter

Målsetting FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI «Den som vet hvorfor han lever, Kan holde ut et nesten hvilket som helst hvordan» - Nietzsche Uten mål er styring ikke mulig. Mål skal være et middel til å skape motivasjon og begeistring Tydelig gevinst for mange: Administrativ ledelse Politikere Ansatte Brukere av kommunale tjenester Befolkning Klare, godt formulerte mål – enklere å forankre

Målsetting (forts.) FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Godt formulerte mål skal: Sikre at prosjektet er i samsvar med kommunens overordnede mål. Skape felles forståelse av oppgaven. Gi et bilde hva prosjektet skal resultere i¹. Skape et motiverende samlingsmerke. Gi grunnlag for å informere omgivelsene. Slik at man har noe å planlegge ut fra, og noe å holde resultater opp mot.

Målsetting (forts.) FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Formål¹ Resultatmål/ delmål - målbart² Hva som skal til for å oppnå formålet? Hvordan å måle resultatet? Hvordan sette resultatmålene?

Gode målformuleringer
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Målbare Det skal være mulig å etterprøve om målet er nådd, og målet skal gi veiledning i det løpende arbeid- Resultatbeskrivende Mål skal beskrive resultater – ikke aktiviteter. Noe å strekke seg etter Men ikke være så ambisiøse at de mister troverdighet og slutning. Husk at mål har en tendens til å være selvoppfyllende: Høye mål gir høye resultater. Akseptere De som skal arbeide mot målene må akseptere dem, både intellektuelt og følelsesmessig. Dette klarer vi! I samsvar med myndighet Det tjener ingen hensikt å sette mål for forhold som man ikke selv kan påvirke.

Vanlige feil i målformuleringsarbeid
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Man setter i gang arbeidet før målene er tilstrekkelig klarlagt. Prosjektet er for dårlig avgrenset. Formuleringene er lite operasjonelle (målbare). Ambisjonsnivået er for høyt i forhold til tids- og kostnadsrammer. Man overser betydningen av aksept fra deltakerne¹. For dårlig informasjon om målene. 1. Dette kan dels skyldes at prosjektleder ikke er seg bevisst sin oppgave med å skape aksept, dels at berørte personer og grupper ikke trekkes aktivt med i målformuleringen.

Gruppearbeid - målsetting
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Gruppe -1: Hammerfest kommune Gruppe -2: Loppa kommune Gruppe -3: Alta kommune Gruppe -4: Kautokeino kommune, Karasjok kommune Gruppe -5: Hasvik kommune, Kvalsund kommune, Øksfjord kommune. Gruppe -6: Porsanger kommune, Nordkapp kommune

Gruppearbeid - målsetting
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjekt: «NAVN» Formål Resultatmål: .

Prosjektarbeid FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektarbeid Prosjekt-administrasjon Faglige oppgaver Innsats Resultat

Prosjektmodell FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Faser i prosjektet: Oppstart Planlegging Gjennomføring Avslutning

Oppstartfase FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Forarbeid Prosjektbeskrivelse: Mål Krav Oppgaver Ansvar Oppstartmøter

Planlegging FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Planer Budsjett Ressurser Bemanning Risikostyring

Gjennomføringsfase FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Statusrapporter Endringer Kvalitet Prognoser

Forarbeid FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Undersøk tidligere erfaring fra andre kommuner på landsbasis. Studer hvilke tilskudd vedr. den aktuelle tematikken som lyses ut. Forankre i ledelsen. Skriv og send søknad. Så ….. er det bare å vente…

Hvordan skrive en god søknad?
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI

FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Oppskrift for evaluering

FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Finn ut hvilket tilskudd kommunen ønske å søke om i god tid før søknadsfristen – god planlegging. Les nøye regelverk for konkret tilskuddordning. Les søknadsskjema – utformet som veileder for søknaden. Definer prosjektmål så konkret som mulig. Definer konkrete resultatmål. Forankring på alle nivå.

Oppstartmøter og ansvarsfordeling
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektleder¹ – «Prosjektmaker: En person som fremkaster fantastiske og ugjennomførlige planer» – Norsk fremmedordbok Møte med prosjektansvarlig (gi retningslinjer for prosjektorganisering, godkjenne tids- og kostnadsplan og tildele ressurser, ta avgjørelse i viktige prosjektspørsmål²) Møte med oppdragsgiveren (Kommunen, Fylkesmannen, Departement osv.) Har ansvaret for å planlegge, organisere og gjennomføre prosjektet i samsvar med vedtatte mål: Sørge for at mål og planer er forstått Etablere gode kommunikasjons- og samarbeidsforhold innenfor og utenfor prosjektet Ta initiativ når problemer, kreve endringer i mål og/ eller planer Rapportere 2. Revidering av mål, ekstra ressurser osv.

Arbeidsgruppemøte (opprettes etter behov. Deltakerne blir valgt ut av prosjektlederen i samarbeid med aktuelle ledere i kommunen) Informasjons-/ Presentasjonsmøter Referansegruppemøte («et kontakt apparat» av personer med ekspertise av verdi for prosjektet. Det gjelder særlig prosjekter der mange forskjellige interesser blir berørt. Faglig kompetanse og rådgivning). Styregruppemøte (sørger for at prosjektmålet blir klargjort og forstått, og godkjenner det. Skal være til støtte- samt kontrollerende instans).

Prosjektets interessenter
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjekt Leverandører Offentlige myndighet Basisorganisasjon Sluttbrukere Presse/media Konsulenter og rådgivere “…individuals and organizations who are actively involved in the project, or whose interests may be positively or negatively affected as a result og project execution or successful project completion.” PMI (2013) A guide to the Project Management Body of Knowledge. Newtown Square, Pennsylvania.

Risikoanalyse FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI «Å ta risiko er essensen av økonomisk aktivitet. Entreprenørskap er umulig uten vilje og evne til å ta risiko.» - Peter Drucker Avgjørende: Man forstår den risiko man tar Identifiserer de ressurser og anstrengelser som er nødvendig for å nå det ønskede resultatet Man mobiliserer nok energi i gjennomføringen, Måler resultater underveis for å få tidlig korreksjon på feilaktige beslutninger.

Kritiske suksessfaktorer (KSF)
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Hva som kan gå galt og rangering. Store overskrifter og del opp på samme måte som delmål

Risikovurdering Vurdering av de ulike risikofaktorene
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Vurdering av de ulike risikofaktorene

Kvalitetssikring av KSF

Gruppearbeid - kvalitetssikring
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjekt: «NAVN» Formål: Kritiske suksessfaktorer (KSF): 1. 2. 3. Kvalitetssikring: 2 tiltak for hver KSF

Prosjektbeskrivelse FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI

Prosjektplan FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI En god plan er en halve jobben! NAVN på prosjektet INNHOLD Mål og rammer 1.1 Bakgrunn 1.2 Målgruppe¹ «Se det fikk Fanden fordi han var dum og ikke beregnet sitt publikum» – Per Gynt Forholdet til prosjektet: - direkte berørt av og representert i prosjektet; - indirekte tilknytning. Karakteristiske trekk, gruppetilhørighet, forholdet til prosjektet, evt. nøkkelkontaktet, informasjonsinteresse. Målgruppe så konkret som mulig!

Prosjektplan (forts). FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI 1.3 Formål/ Effektmål – beskriver de effekter eller gevinster kommunen tar sikte på å oppnå ved å gjennomføre prosjektet¹. Eksempler: Bedre ressursutnyttelse Lavere kostnader Bedre service Økt kompetanse 1.3.1 Resultatmål- fastsettes med utgangspunkt i effektmålene² 1.4 Rammer³ Effektmålene peker tilbake på de behov eller problemer som utløste prosjektidéen. Man kan si at dette er de ønskede konsekvensene av prosjektet. De sier noe om hva som skal foreligge når prosjektet er ferdig Lovverk

Prosjektplan (forts). FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI 2. Omfang 2.1 Oppgaveomfang ( i startfasen) 2.1.1 Absolutt krav for prosjektet¹. 2.1.2 Ønskelig krav² 2.1.3 Avgrensninger 3. Prosjektorganisering 3.1 Prosjektledelse 3.2 Referansegruppe 3.3 Arbeidsgruppe Eks: Prosjekt skal være ferdig til dato; Skal bygges 2 boliger for…; Skriftlig materiale innen avslutning. Eks: Etablere et godt samarbeid og gode rutiner for samhandling…; Gi et godt individuelt tilpasset tilbud til bruker; Brukermedvirkning..; Videreføring av erfaring…

Prosjektplan (forts). FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler. 4.1 Krav til beslutningspunkt¹ 4.2 Oppfølging/ statusmønster 4.3 Milepæler² – en viktig hendelse Konkrete datoer for … presentasjon av prosjektplan på referansegruppemøtet; søke prosjektmidler; Utgivelse av skriftlig materiale osv. 2. En milepæl (av latin milliarium), også kalt milestein eller milestolpe,[1] er et gammelt veimerke som stammer fra en romersk mil og skyldes at de gamle romerne i antikken stilte opp steiner på romerveiene for å markere distansen (1 000 pass eller tilsvarende ca. 1,482 km) som romerske legionærer marsjerte. Merkingen har trolig hatt med hviler og økter å gjøre.[trenger referanse] Disse steinene ble siden kjent som milepæler. 3. Ordet milepæl blir ofte brukt i dag som et delmål i et større prosjekt, eller en viktig hendelse.

Prosjektplan (forts). FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI 5. Risikoanalyse og kvalitetssikring 6. Gjennomføring 6.1 Hovedaktiviteter – eks.: «Prosjektplan» Hensikt – «En klar og tydelig plan for prosjektet med beskrivelsen av HA og rolle- og oppgavefordeling». Viktige oppgaver – «Skrive prosjektplan». Resultat – «En skriftlig prosjektplan som hoveddokument for prosjektet». 6.2 Tids og ressursplaner

Tids- og ressursplaner - eksempel

Prosjektplan (forts). FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI 7. Økonomi Årlige kostnader (eksempel) 1. Egenfinansiering

Faglig prosjektnettverk i Finnmark

Literatur FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Prosjektarbeid. Utviklings- og endringskompetanse – Harald Westhagen m.fl. Målrettet prosjektstyring – Erling S. Andersen Prosjektledelse trinn for trinn – Svein Arne Jessen Prosjektledelse – Jan Terje Karlsen

Faglig prosjektnettverk i Finnmark
FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI Råd og veiledning i fht. søkeprosess samt oppfølging av eksisterende prosjekter – «tenkehjelp»: Elvira Røst Tel.: E-post:

Takk for denne gangen! FYLKESMANNEN I FINNMARK FINNMÁRKKU FYLKKAMÁNNI

Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark.

Liknende presentasjoner

Presentasjon om: "Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark."— Utskrift av presentasjonen:

Liknende presentasjoner

Om prosjektet

Tilbakemelding

Logg inn

Logg deg på via sosiale nettverk:

Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark.

Liknende presentasjoner

Presentasjon om: "Faglig prosjektnettverksamling for kommuner i Øst Finnmark."— Utskrift av presentasjonen:

Liknende presentasjoner

Om prosjektet

Tilbakemelding