WORKSHOP INNEN OPERASJONSPLANLEGGING 2009 Master Surgery Schedule (MSS) Tomas Eric Nordlander SINTEF IKT Eivind Nilssen Jodaa SINTEF IKT Atle Riise SINTEF IKT Voksenåsen, 29 september 2009

Workshop Öppnad! Praktiska saker Introduktion Mappen framför er innehåller Penna och papper Kontakt lista Agenda Toaletter är… Bra om ni kan sätta era mobiler i vibrations mode eller stänga dem. Introduktion Vilka är här? Varför Operationsplanläggning? En stor del av sjukhusets kostnad relaterat till uppgiften. En förbättra planläggning har möjlighet att hantera resurserna mer effektivitet, minska arbetes bördan, korta ner patienters väntelista, minska cancelerade operationer, etc. Workshopens Mål Skapa en dynamisk grupp där operasjonsplanleggere kan utväxla erfarenhet och kunskap och knytta kontakt. Få information om den senaste forskning, prototyper, etc..

Upplägg Bakgrund MSS idag på Norska sjukhus MSS Adjust COMiHC SINTEF Kombinatoriska optimering problem Forskning om Operationsplanläggnings Master Surgery Scheduling (MSS) MSS idag på Norska sjukhus Bærum Sykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus, Vestre Viken HF Diakonhjemmet sykehus Sykehuset Østfold MSS Adjust Prototyp for automatisk skapande och justering av MSS Diskusjon COMiHC Sammanfattning och avsked

SINTEF Vi är ett icke vinstgivande forsknings institut Runt 2200 anställda Vi finns i Norge, Danmark, Polen, USA, etc. Omsättning runt 2 Miljarder NOK Majoriteten av intäkterna kommer från industrin SINTEF IKT Avdelning: Använd Matematik SINTEF’s Council SINTEF’s Board President Executive Vice Presidents Corporate Staff Research Divisions SINTEF Technology and Society SINTEF Materials and Chemistry SINTEF Health Research SINTEF ICT SINTEF Marine MARINTEK SINTEF Fisheries and Aquaculture SINTEF Petroleum and Energy SINTEF Petroleum Research SINTEF Energy Research SINTEF Building and Infrastructure SINTEF Holding

SINTEF: Optimerings gruppen Tjugo års erfarenhet av använd optimering i industrin. Utvecklare optimering modeller och algoritmer inom Planning, scheduling, routing, location, network optimization,… Logistics, Transportation, Finance, Oil and Gas, Health, Forestry, Sports… Vårt Helsa engagemang : HOSPITAL-prosjektet Inventory managment BestHelse Prosjekt på strategisk bruk av bygg med Multiconsult. Ambulanse allokering & pasient transport Simulering, Visualisering, och optimering av ortopedisk enhet. …

Kombinatoriska optimering problem Sykehusplanlegging og -design Simulere Visualisere Optimere Ambulanseallokering Planning Simulere Visualisere Optimere Operasjonsplanlegging Simulere Visualisere Pasientforløp Optimere Turnusplanlegging Inntaksplanlegging Surgical mix Stillingsprosenter Ukeplanlegging Open schedule Bemanningsbehov Optimering Blodbank Dagsplanlegging Block schedule Master Surgery Schedule Optimized Patient Transports in Hospitals Simulere beholdning Optimere beholdning Lagerdesign Lagerbeholdning Behandlingsmix Hvilken behandling Funksjonsfordeling Visualisere Simulere Optimere Supply chain optimisation Blodbank Organer … 6

Kombinatoriskt problem har väldigt många möjligheter att undersöka!!! Hur många olika ordningar kan operera dessa tre patienter opereras? OFTA EN LITEN ÖKNING I PROBLEMETS STORLEK KAN GÖRA ATT ANTAL KOMBINIATIONER ATT UNDERSÖKA EXPLODERAR I ANTAL.

Kombinatoriskt problem har väldigt många möjligheter att undersöka!!! 6 Patienter → 720 12 Patienter → 24 patienter → 48 patienter → 479001600 620448401733239439360000 12*1060 Å vurdere hvilken rekkefølge man vil operere pasienter er viktig. I dag gjøres dette manuelt. Om man f.eks. behøver 30 sekunder på å vurdere én løsning kreves det (med 8 timers arbeidsdag 5 dager i uken): Dubbelts så många personer ger 120 gånger så många kombination att testa. 6 min på å vurdere alle kombinasjoner av 3 pasienter 6 timer på å vurdere alle kombinasjoner av 6 pasienter 1919 år på å vurdere alle kombinasjoner av 12 pasienter 2485770840277401600 år for 24 pasienter…

Optimerings problemets delar Antal Variabler (Patienter, OR, etc.) skapar alla kombinationer Föringar (OR öppettider, arbetstider, etc.) begränsar antalet kombinationerna något Objektiv (barn opereras på morgonen, ger kort väntetid, etc.) används för att jämföra lösningar med varandra. Objektiven karakteriserar bra lösningar. Optimal solution… Only small problems allow computer to do a complete search of combination and then suggest the truly optimal solution among those found. Real problem does not allow this. As seen from the example from sorting the order of Simpson figure showed that no computer have time to go through all combination when searching for the optimal order - on these problems we give the computer a certain time to investigate solutions and there after present the most optimal solution they found so-far. Heuristic - random choosing combination to investigate – normally rather bad - there are some clever way of choosing which type combination to investigate before others

Operasjonsplanlegging, komplext! Våra mycket förenklade exempel visar att Operasjonsplanlegging är ett Kombinatoriskt svårt Optimerings problem. Verkligheten är mycket mer komplex, men hanterbart!

Mange anvendelser hvor forbedringer kan oppnås Sykehusplanlegging og -design Simulere Visualisere Optimere Ambulanseallokering Planning Simulere Visualisere Optimere Operasjonsplanlegging Simulere Visualisere Pasientforløp Optimere Turnusplanlegging Inntaksplanlegging Surgical mix Stillingsprosenter Ukeplanlegging Open schedule Bemanningsbehov Optimering Blodbank Dagsplanlegging Block schedule Master Surgery Schedule Optimized Patient Transports in Hospitals Simulere beholdning Optimere beholdning Lagerdesign Lagerbeholdning Behandlingsmix Hvilken behandling Funksjonsfordeling Visualisere Simulere Optimere Supply chain optimisation Blodbank Organer … 11

Forskning om Operationsplanläggnings Inspel från Atle Riise Hva har vi gjort siden sist? Planen fremover Rammeverk under utvikling Inntaksplanlegging Ukesplanlegging Dagsplanlegging Patient Mix Planning Master Surgery Schedule Intags pl. Vecko pl. Surgery Dagspl

Operativ operasjonsplanlegging: Hva har vi gjort siden sist? Artikkel ”Robust surgery allocation and scheduling” til Journal of Heuristics. Kapittel ”Scheduling and Sequencing” i boka Handbook of Healthcare Delivery Systems, CRC Press Jobbet med en mer generell artikkel innen optimering for liknende problemer; algoritme- og teknologifokus

Planen fremover Ikke endelig fastlagt, vil gjerne ha innspill To aspekter: Utvikling av optimeringsmetoder for inntaks-, ukes- og dagsplanlegging Scenariosimulering som strategisk planleggingsverktøy: bruker optimeringsmetodene nevnt ovenfor Trenger innspill fra dere!

Rammeverk under utvikling ”Simuleringsrammeverk” med optimering Simuler en periode fra historiske data: Definer scenarioet (antall stuer, kirurger, MSS, etc.) For hver dag i perioden: Endre problemet i hht. data (nye operasjoner, kanselleringer, ø-hjelp, etc.) Løse inntaksplanlegging Løse ukesplanlegging (på fredager?) Løse dagsplanlegging Rapportere måltall som forteller hvor bra dette gikk

Innspillsrunde Vi kjører en rask runde med aktive innspill og tilbakemeldinger på de følgende sidene. Hva er greit? Hva nytt må med? Hva kan vi avgjøre nå? Hva må diskuteres videre i egne møter?

Inntaksplanlegging (1) Variable (valg av): Operasjonsdag Tidspunkt Stue Team Kirurg Mål: Ventetid (i forhold til garantidato), rettferdig fordelt Overtid, rettferdig fordelt Barn om morgenen Vedlikehold av kompetanse (minimum antall operasjoner for kirurger, krever at vi velger kirurg). Kirurgens ventetid mellom operasjoner, jevn fordeling (?) Pasientens ønske om operasjonsdato Operasjoner med lang liggetid tidlig i uka

Inntaksplanlegging (2) Føringer: Ressurskapasiteter MSS. Regler for avvik ved ledig tid. Åpningstider Kirurg forhåndstildelt/-ønsket Pre- /postoperative ressursbegrensninger (oppvåkning, sengeposter…) ”Ortopedi før gastro” Operatører skal ikke ha påfølgende ”tunge” operasjoner Annet å ta hensyn til Usikkerhet Kanselleringer Operasjonstid Pasienter man ikke vet om enda

Scenariosimulering - bruk Hva vil det typisk være interessant å bruke et slikt verktøy til? Hvilke spørsmål vil man stille? Hvordan går det med én stue mindre? Hva medfører en ny MSS? Hva er effekten av å ha en egen ø-hjelp-stue? Hva skjer med køen hvis man venter lengre med å forplikte seg til eksakt dato ved inntaksplanlegging? Etc….: Innspill ?

Scenariosimulering - måltall Hva er gode måltall for en simulering Antall strykninger? Total overtid for kirurger? Totalt brudd på garanti-frister? Utnyttelsesgrad for stuer, kirurger, team, sengeposter, oppvåkning, utstyr, etc.?

Master Surgery Scheduling (MSS) Operationsplanläggning Patient Mix Planning (Case Mix) Master Surgery Schedule Surgery Scheduling Inntaksplanlegging Ukesplanlegging Dagsplanlegging Patient Mix Planning Master Surgery Schedule Intags pl. Vecko pl. Dags pl.

Master Surgery Scheduling (MSS) MSS er ett operasjonsrom-skjema over en tidshorisont (en eller flere uker) som rullerer, dvs. gjenbrukes etter tidshorisonten. Operations rums tiden är indelad I block, som är allokerade kirurgiska grupper. Block Release Time Monday Tuesday Wednesday Thursday Friday OR3 OR1 OR2

Upplägg Bakgrund MSS idag på Norska sjukhus MSS Adjust COMiHC SINTEF Kombinatoriska optimering problem Forskning om Operationsplanläggnings Master Surgery Scheduling (MSS) MSS idag på Norska sjukhus Bærum Sykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus, Vestre Viken HF Diakonhjemmet sykehus Sykehuset Østfold MSS Adjust Prototyp for automatisk skapande och justering av MSS Diskusjon COMiHC Sammanfattning och avsked

Bærum Sykehus, Vestre Viken HF Hur fungerar operasjonsromskjema hos er? Generellt Storlek (antal operationsrum, kirurgiska grupper, antal veckor det rullar etc.) Etc. Vem skapar/uppdaterar operasjonsromskjema? Vad tas hänsyn till när det skapas/uppdateras? Resurser (ex. mennesker, rom, utstyr, sengeplasser, etc.) Føringer Objective Hur ofta uppdateras den? Vad triggar en uppdatering? Vilka egenskaper karakteriseras en bra operasjonsromskjema? Vad fungerar bra? Vad kan förbättras? Diskussion

Ringerike sykehus, Vestre Viken HF Hur fungerar operasjonsromskjema hos er? Generellt Storlek (antal operationsrum, kirurgiska grupper, antal veckor det rullar etc.) Etc. Vem skapar/uppdaterar operasjonsromskjema? Vad tas hänsyn till när det skapas/uppdateras? Resurser (ex. mennesker, rom, utstyr, sengeplasser, etc.) Føringer Objective Hur ofta uppdateras den? Vad triggar en uppdatering? Vilka egenskaper karakteriseras en bra operasjonsromskjema? Vad fungerar bra? Vad kan förbättras? Diskussion

Diakonhjemmet sykehus Hur fungerar operasjonsromskjema hos er? Generellt Storlek (antal operationsrum, kirurgiska grupper, antal veckor det rullar etc.) Etc. Vem skapar/uppdaterar operasjonsromskjema? Vad tas hänsyn till när det skapas/uppdateras? Resurser (ex. mennesker, rom, utstyr, sengeplasser, etc.) Føringer Objective Hur ofta uppdateras den? Vad triggar en uppdatering? Vilka egenskaper karakteriseras en bra operasjonsromskjema? Vad fungerar bra? Vad kan förbättras? Diskussion

Sykehuset Østfold Hur fungerar operasjonsromskjema hos er? Generellt Storlek (antal operationsrum, kirurgiska grupper, antal veckor det rullar etc.) Etc. Vem skapar/uppdaterar operasjonsromskjema? Vad tas hänsyn till när det skapas/uppdateras? Resurser (ex. mennesker, rom, utstyr, sengeplasser, etc.) Føringer Objective Hur ofta uppdateras den? Vad triggar en uppdatering? Vilka egenskaper karakteriseras en bra operasjonsromskjema? Vad fungerar bra? Vad kan förbättras? Diskussion

Upplägg Bakgrund MSS idag på Norska sjukhus MSS Adjust COMiHC SINTEF Kombinatoriska optimering problem Forskning om Operationsplanläggnings Master Surgery Scheduling (MSS) MSS idag på Norska sjukhus Bærum Sykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus, Vestre Viken HF Diakonhjemmet sykehus Sykehuset Østfold MSS Adjust Prototyp for automatisk skapande och justering av MSS Diskusjon COMiHC Sammanfattning och avsked

MSS Adjust Historik Prototype Data Demostration Diskusjon

Forskning om Operationsplanläggnings Eivind slides and talk

Upplägg Bakgrund MSS idag på Norska sjukhus MSS Adjust COMiHC SINTEF Kombinatoriska optimering problem Forskning om Operationsplanläggnings Master Surgery Scheduling (MSS) MSS idag på Norska sjukhus Bærum Sykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus, Vestre Viken HF Diakonhjemmet sykehus Sykehuset Østfold MSS Adjust Prototyp for automatisk skapande och justering av MSS Diskusjon COMiHC Sammanfattning och avsked

Centre of Operations Management in Health Care (COMiHC) Et nordisk kompetansesenter for kvantitativ beslutningsstøtte i planlegging og driftsledelse i helsevesenet www.comihc.org

Visjon COMiHC skal være et selvfinansierende kompetansesenter for helsemyndigheter og helsetjenesten i Norge og Norden. COMiHC skal utføre forskning, innovasjon og bidra i utdanning av høyeste internasjonale standard. Kunnskapen som utvikles skal være generisk og tilgjengelig for hele helsetjenesten COMiHC skal være en sentral aktør og nettverksbygger i Norge, Norden og Europa for øvrig.

COMiHC Mål Bedre kvalitet og ressursutnyttelse gjennom mer effektiv planlegging og styring av helsetjenestene Økt kunnskap, forståelse og vilje rundt bruk av anvendt matematikk og kvantitativ (objektiv) beslutningsstøtteteknologi i planlegging og styring av helsetjenester Strategi Utveksling av informasjon, kunnskap mellom helsemyndigheter og helsetjenesten i Norge og Norden. Initiere og gjennomføre forskningsprosjekter Overføre arbeidsmetodikk og kvantitativ beslutningstøtte fra Operational management til helsetjenesten. Helsetjenesten WWW.COMIHC.org COMIHC 34

Forretningsmodell Oppdragsgivere: Aktiviteter: Deltagere: Leveranser: Helsetjenesten Off. myndigheter EU Industri Deltagere: Helseforetak FoU-institusjoner Universiteter og høyskoler Industriens intresseorg. Næringslivs stipendiater Aktiviteter: Forskning Innovasjon Undervisning Studier Leveranser: SW-prototyper Rapporter Faglige artikler Utdanning

Mange anvendelser hvor forbedringer kan oppnås Sykehusplanlegging og -design Simulere Visualisere Optimere Ambulanseallokering Planning Simulere Visualisere Optimere Operasjonsplanlegging Simulere Visualisere Pasientforløp Optimere Turnusplanlegging Inntaksplanlegging Surgical mix Stillingsprosenter Ukeplanlegging Open schedule Bemanningsbehov Optimering Blodbank Dagsplanlegging Block schedule Master Surgery Schedule Optimized Patient Transports in Hospitals Simulere beholdning Optimere beholdning Lagerdesign Lagerbeholdning Behandlingsmix Hvilken behandling Funksjonsfordeling Visualisere Simulere Optimere Supply chain optimisation Blodbank Organer … 36

Upplägg Bakgrund MSS idag på Norska sjukhus MSS Adjust COMiHC SINTEF Kombinatoriska optimering problem Forskning om Operationsplanläggnings Master Surgery Scheduling (MSS) MSS idag på Norska sjukhus Bærum Sykehus, Vestre Viken HF Ringerike sykehus, Vestre Viken HF Diakonhjemmet sykehus Sykehuset Østfold MSS Adjust Prototyp for automatisk skapande och justering av MSS Diskusjon COMiHC Sammanfattning och avsked