– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser MYNDIGHETENE DIFI OFFENTLIG SEKTOR INNKJØPS- NETTVERK LEVERANDØRER Presentasjon KS Konferanse

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 2 VISJON: Perfection consists not in doing extraordinary things, but doing ordinary things extraordinarily well Se også

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Myndighetene tar ansvar – fra ord til handling … Lov og forskrift om offentlige anskaffelser stiller krav om å ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljø – Regjeringen utarbeider en handlingsplan for Miljø- og Samfunnsansvar i offentlige anskaffelser – utgitt av departementene MD – FAD og BLD. Direktoratet for forvaltning og IKT – Difi, oppretter et nasjonalt overgripende prosjekt for å implementere handlingsplanen i offentlig sektor Det opprettes en faglig støttetjeneste, et KNUTEPUNKT i hvert fylke/region, for å ivareta regjeringens intensjon – redusere miljøbelastninger fra anskaffelser, effektiv ressursbruk og bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 3

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Formålet med regjeringens handlingsplan: At miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester skal bli så liten som mulig Å bidra til etisk forsvarlig produksjon, handel og forbruk En effektiv bruk av ressurser Å bidra til innovasjon og et konkurransedyktig næringsliv 4 Handlingsplanens aktivitetsområde: Bidra til miljøbasert innkjøpspolitikk for hele fylket/regionen (stat og kommune) Bidra til innarbeidelse av miljøkrav, etiske og sosiale hensyn i leverandøravtaler Dialogkonferanser og kurs/seminarer sammen med innkjøps- og leverandørmiljøene Kurstilbud for politikere, ledere og innkjøpere Bistå med maler for gode innkjøpsprosesser der miljø, etiske og sosiale hensyn inngår Praktisk bistand ved enkeltinnkjøp Leverandørutvikling

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser STRATEGI- OG HANDLINGSPLAN FOR KNUTEPUNKT OPPLAND  Lokal iverksetting av Regjeringens handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser  Del 1 Sammendrag - Innledning - Bakgrunn - Knutepunkt Oppland - Organisering  Del 2 Kommunikasjons- og handlingsstrategi  Del 3 Handlingsplan - Aktivitetsplan - Budsjett 5

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser  Knutepunktet skal kommunisere ”budskapet” på en måte som motiverer til positiv endring.  Knutepunktet skal bistå slik at offentlige oppdragsgivere skal kunne se at deres handlinger har innvirkning på resultatet  Knutepunktet skal arbeide for at offentlige oppdragsgiver skal føle det som et ansvar å bidra på sin måte  Knutepunktet skal bidra til at offentlige oppdragsgiver i Oppland blir en samfunnsnyttig forbruker som etterspør miljøvennlige varer som er tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder  Knutepunktet skal legge tilrette for at offentlige anskaffelser i Oppland bidrar til et forbruk og en produksjon som er bærekraftig  Lederforankring og veiledning ved utvikling av anskaffelsesstrategi  Policyformuleringer for miljø og samfunnsansvar  Kompetanseoverføring, verktøy, maler og metoder  Informasjonsstrategi og portal- løsning  Yte praktisk bistand ved enkeltkjøp  Leverandørsamarbeid, innovasjon og utvikling Kommunikasjons- og handlingsstrategi Tiltaksplan 6

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Hva er miljø- og samfunnsansvar Miljø/miljøeffektivitet  Miljøeffektiviteten angis som forholdet mellom verdiskapningen og miljø-belastningen over tid  Bedret miljøeffektivitet oppnås bare ved høyere verdiskapning med mindre miljø-belastning.  Verdiskapning er for eksempel å skape bolig, varme trygghet, underholdning, kunnskap, transport etc.  Verdiskapning belaster vanligvis miljøet og økosystemenes belastningsevne er truet  Klarer vi å få MER ut av MINDRE er vi miljøbevisste og miljøeffektive Trygghet, rettferdighet, rettigheter, likebehandling/ikke-diskriminering etc.  At arbeidsforholdene er trygge og hygieniske  Barnearbeid skal ikke forekomme  Svart arbeid skal ikke forekomme  Tvangsarbeid skal ikke forekomme  Respektere retten til fagorganisering og kollektive forhandlinger  Sosial dumping skal ikke forekomme (lovregulerte arbeids- tids- og lønns- forhold)  Diskriminering skal ikke forekomme  Brutal behandling skal ikke forekomme  Ressurs- og inntektsgrunnlaget for marginaliserte folkegrupper må bevares Samfunnsansvar - etiske og sosiale hensyn 7

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Prosessområder for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser  Definisjon av kontraktsgjenstanden  Krav til ytelse eller funksjon  Kvalifikasjonskrav – leverandørens kompetanse  Tildelingskriterier  Kontraktskrav/kontraktsvilkår  Kontraktsadministrasjon/oppfølging 8

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Fokus på miljø og samfunnsansvar i anskaffelsesprosesser Start Verifisere behov Evaluering av verifisert behov Fokus på miljø og samfunns- ansvar ivaretatt ? FOKUS på miljø og samfunnsansvar kommer inn allerede under definering og verifisering av behov Konkurranse- dokumentasjon Krav til virksomhetens miljø og samfunnsansvar er helheten av et økonomisk, miljømessig, etisk og sosial ansvar Ordre- og faktura- håndtering Kontraktsvilkår- og oppfølging Stopp Terminering/ utfasing Kontrakts- og leverandøroppfølging er en viktig del av det etiske og sosial ansvar Tildelings- kriterier Kvalifikasjons- krav Krav og kriterier for miljø, sosiale og etiske hensyn Ved fravær av nødvendig FOKUS, må man tilbake til ny behovsverifisering NEI til konkurranse JA til konkurranse Konkurranse- gjennomføring KNUTEPUNKTET skal bidra til at oppdragsgivere blir en samfunnsansvarlig forbruker som etterspør miljøvennlig varer og tjenester, tilvirket etter høye etiske og sosiale standarder

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Behovsverifisering  Hvem har behovet og når, identifiser brukere !  Er dette vårt reelle behov ?  Konsekvenser hvis behovet ikke tilfredsstilles ?  Kan behovet dekkes på alternative måter ?  Kan behovet minimeres ?  Gjennomføre analyser og undersøkelser !  Vil behovet endres over tid ?  Er det særlige miljømessige hensyn som må ivaretas ?  Hva med de etiske og sosiale hensyn ?  Økologisk mat  Miljøvennlig rengjøringskontrakter  Energieffektive bygg  El-bil / biodrivstoff / hybrid  Miljøvennlige varmesystemer  Energi fra fornybare kilder Definisjon av kontraktsgjenstanden  Teknisk spesifikasjon  Behovsspesifikasjon eller funksjonsspesifikasjon  En kombinasjon av disse, for eksempel: - maks utslipp av Co2 gr./km /euroklasse 4 el. 5 - forbud mot visse kjemikalier - krav om maksimalt energiforbruk - miljøvennlig drivstoff / varmesystemer Krav til ytelse 10

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Kvalifikasjonskrav – leverandørenes kompetanse  At leverandøren har spesifikk miljøkompetanse ved drifting av en tjeneste, tekniske kompestanse, bemanning/kapasitet, soliditet  Krav til kompetanse/rutiner for håndtering av kjemikalier, renholdsmidler, ledelsessystemer, etc.  Kan ikke kreve at ytelsen er miljømerket  Krav til å oppfylle de underliggende kravene i en miljømerkeordning, for eksempel et system for å sikre sporbarhet av kjemikalier etc.  Miljøkravet må være knyttet til kontrakts- gjenstanden  Miljømerket er en dokumentasjon på oppfylte kvalifikasjonskrav 11

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Tildelingskriterier  Krav til ytelse kan også benyttes som tildelingskriterier  Miljø bør bare brukes som tildelings- kriterium der det ikke er nok konkurranse til å stille miljø som et krav til ytelsen  Miljøkrav skal være knyttet til kontrakts-gjenstanden, hvis ikke bør miljø ikke være et tildelingskriterium, men et ytelseskrav eller et kvalifikasjonskrav til leverandør  Miljøkriterier bør benyttes som et absolutte krav  Eller et krav som ikke behøver å være oppfylt men som leverandøren vil få tilleggspoeng for å oppfylle, for eksempel lavere CO2 utslipp en minstekravet  Kan fastsette særlige vilkår for gjennomføring av kontrakten  Spesifisere leverandør- og kontraktsoppfølging  Slike vilkår kan/bør omhandle - miljømessige forhold - sosiale og etiske hensyn - krav til kildesortering/gjenvinning - gjennomføre opplæringstiltak – for eksempel økonomisk kjøring (økokjøring), kjemikaliehåndtering, kvalitets- og miljø- ledelse, etc., etc.  Slike vilkår bør også ivareta et eventuelt forbedringspotensial Kontraktskrav/kontraktsvilkår 12

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Kontraktskrav/kontraktsvilkår – oppfølging  Egenerklæring fra leverandør og/eller produsent  Egenrapporteringsskjema – IEH  Strukturerte oppfølgingssamtaler  Kontroll/befaring på produksjonsstedet  Bruk av sertifiserte produsenter - SA 8000 (arbeidsforhold, ikke miljøforhold) - ISO 9001 Kvalitet/ Miljø / Samfunnsansvar / Risiko - EMAS - Miljøfyrtårn  ELLER TILSVARENDE !  Spesifisere vilkår og aktiviteter for leverandør- og kontraktsoppfølging Slike vilkår kan/bør omhandle:  regelmessige status/oppfølgingsmøter  referatførsel med aktiviteter og oppfølgingsansvar  faste kontaktpunkter hos begge parter  gjennomføring av opplæringstiltak  oppfølgingsaktiviteter for forhold knyttet til avtale/kontraktsavvik  tiltak for å iverksette eventuelle forbedringer  oppfølging av etablert sanksjonsregime Kontraktsadministrasjon/oppfølging 13

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 14 St.meld. nr. 36 (2008–2009) Det gode innkjøp Interne forhold: - Behovsdekning - Best pris til beskrevet kvalitet - Minimal miljøbelastning - Verdiskapning ved effektiv ressursbruk Eksterne forhold: - Utvikling av markedet/ leverandørkjedene - Styrket tillet til bruk av felles- skapets midler - Verdiskapning ved konkurranse i markedet

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Offentlige innkjøp Samlet innkjøp 314,2342,4386, ,1 % Offentlig forvaltning232,10263,60 284, ,8 % Statsforvaltningen 136,60155,50165, ,2 % Statsforvaltningen inkl. forsvaret 115,70132,00140,40 Forsvaret 20,8023,5024,80 Kommuneforvaltningen95,50108,10 119, ,0 % Kommuner82,8093,70 103, ,1 % Fylkeskommuner12,6014,40 15, ,0 % Offentlig forretningsdrift 82,1078,8096,10 Statlig ekskl. oljesektoren 5,507,506,60 Oljesektoren 66,2057,9072,90 Kommunal og fylkeskommunal 10,3013,3016,60 Offentlig innkjøp i % av BNP 14,515,114,9 15

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser TIL SAMMENLIGNING Offentlige anskaffelser i milliarder Offentlige ansatte i Offentlige årsverk i Offentlige lønnskostnader i milliarder 16

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 17 Riksrevisjonens funn Riksrevisjonens funn kan med stor sannsynlighet knyttes opp til: tilfeldig, mangelfull eller uhensiktmessig organisering mangel på anskaffelsesfaglig kompetanse og ferdigheter mangel på dedikerte ressurser mangel på anskaffelsesstrategi eller mangel på implementering av strategi for egen virksomhet mangel på ledelsesforankring

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlige Anskaffelser Ønsket adferd Uønsket adferd Konkurranselovgivningen 18 Definert behov Behovs- dekning

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 3 – 5 % økonomisk 15 – 20 % økonomisk Sikre avtalt pris og effekt effekt kvalitet, samt hindre avtalebrudd/rettstvister Mangelfull planlegging Ulovlige direkte-Upresise og lite og behovsdefinering anskaffelserstyringsdyktige kontrakter 19 Ønsket adferd Planlegging av anskaffelsen Gjennomføring av anskaffelsen Oppfølging av anskaffelsen Uønsket adferd

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar Offentlige anskaffelser er KUNNSKAP Offentlige anskaffelser er REGLER Offentlige anskaffelser er GODE PROSESSER Offentlige anskaffelser er ORGANISERING Offentlige anskaffelser er SYSTEMER & STYRING Offentlige anskaffelser er ETIKK & INTEGRITET Offentlige anskaffelser er SAMFUNNSANSVAR Offentlige anskaffelser er ADFERD Offentlige anskaffelser er VERDISKAPING 20

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - SYSTEMER & STYRING MÅL STRATEGI HANDLINGSPLAN 21 Visjon Visjon: Et uttrykk for virksomhetens langsiktige målsetting – ikke kvantifisert Eksempler på visjoner: Ideer som forenkler – Telenor Oss mennesker imellom – Posten Vi viser vei – Mesta Utvikling gjennom samarbeid - Difi Mål: Uttrykker virksomhetens målsetting i for eksempel: Resultatgrad – Omsetning – Markedsandel SMARTEe MÅL: Spesifikke - Målbare og Motiverende - Aktuelle Realistiske – Tidsbestemte - Enkle Strategi: Uttrykker de virkemidler virksomheten vil benytte målsetting for å nå sine mål Eksempler på strategier: Organisk vekst/oppkjøp – Kostnads- effektivisering – Bemanning/outsoursing - Anskaffelser -Miljø- og samfunnsansvar Handlingsplan: Handlingsplan er strategi nedbrutt i enkelt- aktiviteter og tid - HVA som skal gjøres og NÅR det skal skje Tiltaksplan: Konkrete tiltak og aktiviteter Operativ gjennomføring av tiltak handlingsplan, forankret i strategier og målsetting for å bidra til å realisere overordnet visjon Eksempler på tiltaksplaner: - Utarbeide policyformuleringer - Foredragsaktivitet - Gjennomføre seminarer/kurs - Yte praktisk bistand

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - VERDISKAPING 22 Behov oppstår VERDI Behovsdekning TID 1) Få tilbyderne til å levere sitt beste tilbud gjennom gode forberedelser i en konkurranseprosess INNKJØPER OG VERDISKAPER 2) Velge det økonomisk mest fordelaktig tilbud når valget av leverandør skal gjøres 3) Sikre at valget forblir det økonomisk mest fordelaktige tilbud i HELE kontraktsperioden INNKJØPER OG VERDISKAPER

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Lederansvar - VERDISKAPING 23 Åpenhet og krav til dokumentasjon reduserer faren for uetisk adferd Virksomhetenes internkontrollsystem sikrer etterlevelse og kvalitet Felles fremgangsmåte sikrer hensiktsmessige prosesser Rett organisering sikrer riktig ressursinnsats Anskaffelsesstrategi gir ønsket retning og måloppnåelse Lov og Forskrift er et minimum, men ingen garanti for en kosteffektiv anskaffelser

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Anskaffelsesstrategi 24

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser Se hele nettsiden på: Nedenfor finner dere noe få ”print” fra nettsiden til Knutepunkt Oppland 25

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 26

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 27

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 28

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 29

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 30

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 31

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 32

– en faglig støttetjeneste for statlige og kommunale virksomheter for å innarbeide samfunnsansvar og miljøhensyn i offentlige anskaffelser 33