Videreutvikling av IKAO Eiermøte IKAO 12. februar 2014

Rammefaktorer Nytt bevarings- og kassasjonsreglement for kommunesektoren per 1. februar 2014 – Gitt tilbakevirkende kraft – gjelder fra 1950 – Krav til bevaring av individdokumentasjon Tilgang på ledige lokaler Fakkelgården er i ferd med å bli mangelvare – Ytterligere utvidelse må signaliseres/besluttes snarest – Beslutningsunderlag – Behov for oppdaterte prognoser fra kommunene påkrevet – For yngre materiale kan digitalisering for kassasjon vurdere - søknad må sendes Riksarkivet

Mulig/sannsynlig utvikling Overgang til digitale løsninger innen flere områder som PPT, helse og omsorg, bolig og eiendom, landbruk m. fl. Økt samarbeid over kommunegrenser Sammenslåing av kommuner Ønske om deponering av arkiver fra ytre etat, nedlagte- sammenslåtte enheter Behov/krav om rask tilgang til tekniske arkiver i digital form Økende utfordringer med å rekruttering av arkivarer og saksbehandlere med kompetanse på papirarkiver

Mulige tiltak Digitalisering med påfølgende deponering for rask tilgang til materialet Digitalisering for bevaring (skadet eller skjørt materiale) Tilgjengeliggjøring i digital form – Løsning anskaffet og driftet i egen kommune/IKS – Løsning levert og driftet eksternt – Løsning levert og driftet av IKAO

Noen mangler IKAO Egnede lokaler for mottak, rengjøring, behandling av arkivmateriale som er – Skittent – Soppbefengt eller fuktskadet Soppbefengt materiale krever eget rom/utstyr – Mottak/oppbevaring – Rengjøring – adskilt ventilasjon/avtrekksskap m. v. – Digitalisering, eventuelt for kassasjon Fotomagasin som tilfredsstiller kravene Lager emballasje bokser, mapper, esker m. v.

Prioriterte tiltak IKAO 2014 Fylkesrådmannen – Etablering av nytt fotomagasin – Lokaler for soppbefengt materiale Kommuner – pilotprosjekt samordning av tjeneste – Digitalisering av landbruksarkiv – Tilgjengeliggjøring Øke magasinkapasiteten og løse behov for spesialrom – Bygge ut plan 2 i magasin 5 – gir ca HM – Lokaler for fotomagasin, mottaksrom og digitalisering m. v. Videreutvikle IKT-løsning

Andre, risikoreduserende tiltak Bidra i utarbeidelse av innsatsplan for Fakkelgården Installere sensorer for å avdekke vannlekkasjer Automatisk avstengning av vanntilførsel ved lekkasje Bedre internkontroll med klima i magasiner – overvåke temperatur og luft fuktighet i magasiner