Prosjektrettet systemarbeid Tema: Forstudiet og analysefasen Høsten 2008 Lærere: Tore Mallaug, Kjell Toft Hansen

Tema for dagen er… Vår modell i PRS Forstudiet 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Vår modell i PRS Forstudium Analyse Utform og realiser Innføre mål rammer kost/nytte risiko analyse planer og ressurser behov/problemer brukerkrav valg løsning systemkrav arkitektur database programmering testing dokumentasjon opplæring/støtte endre rutiner endre organisasjon installere ta i bruk Forstudium Analyse Utform og realiser Innføre Skal prosjektet gjennomføres? Hva slags prosjekt skal gjennomføres? Vil den spesifiserte løsningen tilfredsstille brukerkrav Er kostnadene akseptable Er løsningen realisert i henhold til spesifikasjonene 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Forstudiet - forankring Mål Rammer Plan Organisasjon lønnsomhet Behov Ide Analyse Forstudiet JA NEI - STOPP 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Identifisere og velge et prosjekt Hvor mye innsats skal det være i forstudiet? Oppdragsgiver gir rammen. Hvilke kriterier legges til grunn for valg av et prosjekt? Om det skal gjennomføres et prosjekt Hva slags prosjekt Hva som trengs av tid og ressurser 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Fordeling av arbeidsinnsats Forstudiet 10% Analysen 35% – 40% Design og programmering 45% - 50% Innføring 5% - 10% 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppstart av prosjektet Etablere et prosjektteam Rammeplan for prosjektet Beste estimat for Prosjektomfang Kost/nytte – lønnsomhet Risikoanalyse Ressursbehov Arbeidsbeskrivelse Et dokument beregnet for kunden/sponsor Beskriver resultatet av prosjektet og hva det skal levere 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Hensikten med denne fasen Prosjektets mål basert på en vurdering av brukers behov sett i relasjon til dagens system Lønnsomheten av prosjektet Strategi og overordnede planer for gjennomføringen av prosjektet Tids og ressursbehov for gjennomføringen 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Resultater fra forstudiet Dagens situasjon – bakgrunn for prosjektet Prosjektmål Prosjektets omfang Konsekvenser for organisasjonen Rammebetingelser Kritiske suksessfaktorer Risikoanalyse Kost/nytte analyse Forslag til prosjektorganisasjon Retningslinjer og standarder Aktivitets- og ressursplan Anbefaling om videre arbeid. 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Eksempler på prosessmål fra et studentprosjekt Å realisere egenutvikling i form av økt kompetanse i samarbeid og kommunikasjon Å bli kjent med andre i klassen Å bli kjent med seg selv Å oppnå bestått i faget 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Viktigste oppgaver Oppdragsgiver Systemutvikler Gir rammer Skaffe til veie informasjon Kontrollerer forslag Fokus på resultater Skaffer seg nødvendig informasjon Foreslår løsning Dokumenterer grunnlag, forslag og resultat 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektmål Effektmål Resultatmål Prosessmål Hvilken effekt ønskes oppnådd i organisasjonen ved å gjennomføre prosjektet (for eksempel økt lønnsomhet, bedre arbeidsmiljø) Resultatmål Hva skal gjøres i prosjektet for å oppnå den ønskede effekten (for eksempel å utvikle et system). Prosessmål Hvilken effekt vil det å arbeide i prosjektet ha på prosjektdeltagerne (for eksempel å gi økt kompetanse i et spesielt utviklingsverktøy). 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets omfang Dette er et supplement til prosjektmålene og utdyper og presiserer hva prosjektet skal gjøre og hva det ikke skal gjøre slik at det ikke skal oppstå misforståelser. Beskrivelsen kan være i form av enkle modeller av funksjoner og data, i kombinasjon med, eller som tekst. 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Rammebetingelser Absolutte krav til prosjektets gjennomføring og resultat Absolutte krav til ferdigdato Absolutte krav til kostnadsramme Myndighetskrav Drifts- og utviklingsmiljø Etc. 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

En klassisk prosjektorganisasjon Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings-komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Kost/nytte Beregnbar nytte - effektmål Ikke beregnbar nytte Bortfall kostnader som vi har idag Eks. drift gammelt system Innleie ekstrahjelp Utviklingskostander Driftskostander 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Kostnader Utviklingskostnader – hva koster systemet vårt Driftskostnader – vanligvis 10%-20% årlig av utviklingskostnadene 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Sammenstilling: kost/nytte 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Risikoanalyse Finne frem til uønskede hendelser (risikofaktorer) som prosjektet må beskytte seg imot Bedømme sannsynligheten for at de skal inntreffe Analysere konsekvensene hvis de inntreffer Vurdere tiltak Presentere resultatet 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Faser og milepæler i et hytteprosjekt Forstudium Planer og avtaler Bygging 01.11.07 Valg av hytteprosjekt Klargjøring 01.03.08 Godkjenning av planer og tegninger 01.08.08 Hytta ferdig bygd 01.10.08 Innflytting 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Aktiviteter i fasen: Forstudium Diskuter ønsker med familien. Lag kriterier for valg av prosjekt. Sjekk mulige alternativer. Snakk med banken om lån. Velg 3-4 alternativer. Besøk alternativene. Sjekk pris og tilgjengelighet håndverkere. Anbefal hytteprosjekt for familien. Diskuter og vurder. Velg hytteprosjekt. far og mor mor far mor 01.08.07 alle mor 01.10.07 alle 01.11.07 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Ressurstildeling Vurdering av ressursbehov Aktivitetens særtrekk Når den må/kan utføres Kvalifikasjonskrav Tilgjengelig tid for aktuelle ressurser Ressurstildeling/bemanning Sjekk den enkeltes ønsker Sjekk den enkeltes erfaring Identifiser opplæringsbehov Etabler arbeidsgrupper 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Kort om estimering Nærmeste fase i prosjektet detaljestimeres, følgende faser estimeres på hovedoppgave nivå Dokumentér erfaringene fra estemering av en fase og bruk dem i neste Legg stor vekt på å bryte ned oppgaven i aktiviteter som kan beskrives presist mht. resultat og omfang Bruk andres erfaring 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Det finnes metodestøtte og verktøy, vurder bruk av slike Verifiser estimatene, få en kollega til å gå igjennom dem sammen med deg Bruk enkle og forståelige regneregler og kriterier og dokumentér disse Vær mildt pessimistisk Vær ærlig 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Planlegging Vanlige feil ved estimering Vi glemmer aktiviteter som Opplæring, prosjektmøter, prosjektadministrasjon Vi har for dårlig kunnskap om oppgaven Vi mangler erfaringstall Vi definerer aktiviteter på for grovt nivå Vi estimerer for å selge prosjektet Vi glemmer å spørre den personen som faktisk skal utføre oppgaven Erfaringer oppbevares ikke til senere bruk 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Er vi på rett vei? – oppfølging Mål- formulering Opp- følging Plan- legging Gjennomføring Tiltak Mål Planer Rapporter 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Er å finne svar på Hvor er vi? Hva har vi brukt av ressurser for å komme hit? Hvor skulle vi ha vært? Hvor lang tid er det igjen? Står det vi har brukt av ressurser i forhold til det vi har oppnådd? Hva gjør vi videre? 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Enkelt system for oppfølging Prosjektstatus Aktivitetsplan Rapporter fra hvert enkelt prosjektmedlem Ukentlige timerapporter Forbruk og estimert gjenstående pr. aktivitet Akkumulert forbruk og gjenstående pr. aktivitet Til styringskomiteen: Avvik Tiltak Framdrift pr. uke Prosjektstatus Plantall Nøkkeltall: Oppnådd i forhold til planlagt. Effektivitet i forhold til estimater. Før/etter plan Aktivitetsplan 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Mulige tiltak Kan motivasjonen økes? Kan oppgaver omprioriteres? Kan ressurser flyttes? Kan flere ressurser tilføres? Kan ”overheads” reduseres? Kan ambisjonsnivået justeres? Hvis ingen av disse tiltakene er tilstrekkelige må prosjektleder snarest Varsle ledelsen Foreta planlegging Be om godkjenning av nye planer 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Oppfølging Bruk av PC-verktøy PC-verktøy er et prosjektadministrativt hjelpemiddel PC-verktøy er til stor hjelp i uttegning og presentasjon av prosjektplanen Re-planlegging blir enklere med PC PC-verktøy gir mindre støtte i oppfølging – mange bruker da regneark Å utnytte et PC-verktøy effektivt fordrer at en bruker det ofte – i store prosjekter er dette en spesialistfunksjon PC-verktøy hjelper deg lite i selve tankeprosessen Det finnes mange bra produkter på markedet 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Hvem gjør hva - organisering En klassisk prosjektorganisasjon Referanse- gruppe Kvalitets- kontroll Styrings-komite Prosjekt- leder Prosjektgruppe 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering Å organisere er å fordele arbeidet uten å slippe roret 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering Prosjektorganisasjonens roller Styrende Koordinerende Styringsgruppen Prosjektleder Evt. Delprosjektleder Koordinerende Prosjektsjef prosjektleder 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering Utførende Rådgivende Prosjektleder Prosjektadministrator Prosjektgruppen Rådgivende Kvalitetskontrollgruppe referansegruppe 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – alternativ prosjekt-organisasjon 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – alternativ prosjekt-organisasjon Fordeler Ulemper Likeverd Alle kan snakke med alle Styring likt fordelt Passer for kreative og nyskapende oppgaver Vanskelig og treffe beslutninger Lett for å oppstå uklarheter -> kaos Ressurskrevende Passer ikke for større prosjekter 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering - prosjektledelse Å få ”mannskapet” til å ro i takt, riktig vei Det finnes håndgrep i det å utøve prosjekt-lederskap, det kan læres En prosjektleder er karakterisert ved: Hvem vedkommende er Hva vedkommende gjør Det er til stor hjelp å kjenne sin egen lederstil Det er ikke slik at bare en type egner seg som prosjekt-leder 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering - administrasjon Prosjektadministrasjon er ikke prosjektledelse Prosjektledelse er Å nå mål ved å utnytte de menneskelige ressursene Typiske lederoppgaver Sette mål sammen med gruppen Ta beslutninger Veilede, utvikle og støtte medarbeidere Se helhet – bevare helikoptersynet 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering - administrasjon Administrasjon av papirarbeid Rapportere status og framdrift Innkalle til møter, skrive møtereferat Ajourføre planer 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – personlig lederstil er du orientert mot mennesker eller mot oppgaver? Hvordan går det, hvordan føler du deg? La oss få noen resultater, la oss holde oss til saken! Er du støttende eller styrende? Jeg stoler på deg, dette vet jeg du kan, men bare spør om du lurer på noe Jeg har skrevet ned det du skal gjøre, husk å kontakte meg om det skulle skje noe uventet 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – personlig lederstil Oppgaveorientering eller menneskeorientering? “Dampveivalsen” “Byråkraten” “Sosialarbeideren” “Eksekvereren” Oppgaveorientering Menneskeorientering 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – personlig lederstil Støttende eller styrende? Oppmuntring Delegering Detaljstyring Deltagelse Støttende Styrende 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – prosjektleders viktigste oppgaver Prosjektleder har alltid ansvar for prosjektet overfor ledelsen Prosjektleder skal forankre prosjektet Prosjektleder skal bygge felles identitet Prosjektleder skal se helhet Prosjektleder har ansvar for informasjon Prosjektleder styrer møte-virksomheten Prosjektleder har ansvar for at prosjektorganisasjonen er til-passet oppgaven Prosjektleder har ansvar for opp-følging og tilbakemelding til del-takerne Prosjektleder har ansvar for at planene er realistiske Prosjektleder bruker styrings-gruppen bevisst Prosjektleder går til ledelsen før ledelsen kommer til vedkommende 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Organisering – prosjektleders største utfordring Hvordan kunne ta ansvar når en ikke har full kontroll over forutsetninger, rammebetingelser og prosjektets omgivelser 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Informasjon er viktig! Hvorfor svikter informasjonen? Informasjon blir prosjektets stebarn Informasjon er vanskelig Informasjon er motivasjon for endring 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Veien til bedre informasjon Utpek en ansvarlig Vurder bruk av eksperter Målgruppeanalyse Planlegging av tiltak Utforming av informasjon 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Målgruppeanalyse Hvem skal informeres og hvilken informasjon skal de ha? Sette opp et skjema Målgruppe Kjennetegn Holdning Organisatorisk tilknytning Opinionsdannere interesser 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Planlegging av informasjonstiltakene Forventet effekt Hovedbudskap Virkemidler Budskapsformidler Tidspunkt Ansvar Budsjett evaluering 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen

Prosjektets informasjonsvirksomhet Utforming Bruk målgruppeanalysen og planen Gi så lite informasjon som mulig Gjør informasjonen så klar som mulig Si det så sterkt som mulig Hjelp mottakerne 04.04.2017 © Kjell Toft Hansen