PETS 29.FEBRUAR 2008

MÅNEDSBREVET Månedsbrevet har de senere år vært et forsømt område, og en fornyelse var så absolutt på sin plass... Innhold ble på forhånd definert. Følgende tiltak ble iverksatt; Redaksjonsansvaret ble tildelt fremmøte- og informasjonskomitéen. Distribusjon som papirutgave, mail- sending og PDF-fil for nedlasting på klubbens egen nettside. Materiellfrister for hver måned året gjennom ble fastsatt i august.

MEDLEMSREKRUTTERING I en periode på 90-tallet virket det som at medlemmene i klubben hadde nok med seg selv, og rekruttering var nedprioritert. Etterhvert som aldersgjennomsnittet på klubbens medlemmer har økt er rekruttering blitt en prøvelse. Følgende tiltak ble iverksatt; En liste på nå over 170 navn ble utarbeidet gjennom internett-research. Listen blir behandlet som ”ferskvare” og justeres jevnlig. Hvem er hvem brosjyre - bli kjent med oss! Eget materiell for informasjon, bekjentgjøring og rekruttering er utarbeidet. Personlige ID-skilt er produsert. Retningslinjer for ivaretagelse av besøkende er vedtatt og innført

MØTEVARSLING Alle klubbens medlemmer mottar en SMS 2 timer før møtestart. Meldingen inne- holder kveldens program, 3-min. og møtested/tid. De av klubbens gjester som ønsker det får også varsling via SMS. Styremedlemmer og komité-ledere får fortløpende referat og distriktsinfo oversendt. Alle komitémøteinnkallinger går via mailsystemet. Alle programendringer, oppdateringer og invitasjoner mv. med allmenn interesse legges ut på internett. Månedsbrevet legges ut på internettsidene tidlig i påfølgende måned. Klubben har de senere år “slitt noe” med intern kommunikasjon, og informasjonsstrømmen har vært å anse som passiv... SMS-VARSLINGMAILPDF/INTERNET T

INTERNETT Klubbens internettsider hadde ikke vært oppdatert siste halvannet år med unntak av sporadisk programoppdatering. Sidene innehold feilinformasjon og referater som ikke akkurat appelerte for medlemskap... Følgende tiltak ble iverksatt; Alt tilgjengelig klubbmateriell er gjennomgått, omskrevet og modernisert. Valg av internettløsning er valgt på basis av funksjonalitet og enkelt brukergrensesnitt, også med tanke på klubbens til dels høye gjennomsnittsalder. Klubbens arkiv fra 1955 og frem til i dag er digitalisert. Lanseringsplan for materiell blir fastsatt årlig og internettsidene ukentlig oppdatert.

PROGRAM Klubbens program har i mange år vært å anse som meget bra med god variasjon. Problemet har vært å holde alle medlemmene kontinuerlig oppdatert på programfronten. Følgende tiltak ble iverksatt; For første gang i klubbens historie lanserte vi høsten 2006 program i et hendig sammenbrettet lommebokformat, som kun inneholder informasjon i stikkordsform. Utfyllende program ligger tilgjengelig for alle på klubbens internettside. Varsling via SMS på møtedagen.

LEDERSKAP Undertegnede begynte prosessen med klubbevaluering i oktober 2005 med en 8 siders spørreundersøkelse blant klubbens medlemmer. Evalueringskomitéen presenterte et resymé/konklusjon av arbeidet i slutten av mai. Nye endringer i lederstruktur ble innført som en videre prosess i inneværende rotaryår. Alle klubbens da 54 medlemmer mottok undersøkelsen - 47 ble besvart og returnert. Januar 2006 fattet klubben vedtak om endring av organisasjonsstruktur. Endringen trådde i kraft 1.juli I november 2006 ble en egen evalueringskomité utnevnt. 1.desember 2006 hadde vi vårt første klubbrådsmøte med presentasjon av klubbens lederskapsplan og gruppearbeid. Flere klubbrådsmøter ble programført i perioden frem til 1.mai Møtene ble ledet av evalueringskomitéen.

UTFORDRINGER Ivareta deltakende klubbmedlemmers økende engasjement, og motivere ikke-møtende til aktivisering. Formidle kunnskap gjennom kontinuitet og samhold. Fremme ønsker om et høyere regionalt, nasjonalt og ikke minst internasjonalt engasjement enn hva vi har i dag. Videreføre/-utvikle strategien rundt medlemsrekruttering, og vise handlekraft. Fortsatt gi medlemmene utfordringer og oppgaver som motiverer. Tenker spesielt på at over halvparten av klubbens medlemmer har vært Rotarianere i mer enn 15 år. Å få alle medlemmene til å innse en rekke nødvendige faktorer som må moderniseres for livets rett. Klubbens historie er enorm, og behørig dokumentert i arkiv. Historie er kunnskap og basis for vekst. Ingen sovepute!

ROTARY ER EN FRIVILLIG ORGANISASJON, MEN DET FORPLIKTER Å VÆRE MEDLEM! TA OPPGAVENE PÅ ALVOR, INKLUDER FELLESSKAPET OG GJØR NOE MED DEM!