Dataadministrasjon RTW kap 19

Læringsmål Dataadministrasjon Betydning og rolle DA på systemnivå DA på prosjektnivå Nødvendige ferdigheter – personal, teknisk, økonomisk Verktøystøtte Ledelsesspørsmål dataadministrasjon i organisasjonen

Dataadministrasjon Administrasjon av organisasjonens datalagre Stor variasjon Harde, myke Strukturert ustrukturert Oppfanget eller ikke Hvorfor dataadministrasjon Genereres i hver handling Flere parter Redundans og inkonsistens Spredt på flere steder Personalskifte og tilgang

Problemer knyttet til dårlig dataadministrasjon Samme data lagret på flere steder Inkonsistens og ulik representasjon Viktige data kan mangle Data kan være unøyaktig eller ikke komplette Noen data kan være uregistrert og går tapt Det kan være vanskelig å finne data som er nødvendig

Administrasjon av databasemiljøet Databaser DBMS med flere databaser Ulik tilgang for ulike deler av organisasjonen Brukergrensesnitt Skjermbilder, Skript Må støtte alle, både sporadiske nybegynnere til erfarne systemutviklere Data Dictionary Metadata om alle databaser, tabeller, felter, datavalidering Er et kart over organisasjonens datalagre Eksterne databaser Data utenfra har økende betydning eks: Folkeregistret, Lovdata

Dataadministrasjon To nivåer System Generelle regler og prosedyrer må etableres Datastrategi og informasjonsarkitektur Prosjekt Tar utgangspunkt i et prosjekt og går i detaljer Optimalisering for å gjøre databasen effektiv i bruk Tilgangsrettigheter, databaseoppretting og overvåkning

Dataadministrasjon – funksjoner og roller Avhengig av organisasjonens størrelse Stillingsbetegnelser i en dataavdeling Databaseadministrator Databaseutvikler Databasekonsulent Databaseanalysator Dataadministrasjon kan også gjennomføres i brukeravdelingen Data steward med ansvar for data til én anvendelse

Databasenivåer Nivåer: Personlig – Avdeling – Organisatorisk Jo flere brukere dess større kompleksitet Personlige databaser Dagbøker, planleggere, adressebøker Bærbare datamaskiner og PDA Ikke DBMS men PIM (personal information manager) Alle databaser krever administrasjon Personlige db – enkelt Arbeidsgruppe db – gruppemedlemmer får ansvar Organisatoriske db – fulltids databaseadministrator kan være nødvendig

Funksjoner ved dataadministrasjon på system-nivå Planlegging Utvikling av standarder og regler Definisjon av XML-skjema Vedlikehold av integritet Løsning av konflikter knyttet til databasene Administrasjon av DBMS et Etablere og vedlikeholde datakatalogen Valg av maskinvare og programvare Administrasjon av eksterne databaser Benchmarking Intern markedsføring

Planlegging Informasjonsarkitektur Dataentiteter Sammenhenger Forretningsfunksjoner vs. dataentiteter Overføring og lagring IA må passe sammen med organisasjonens langsiktige mål

Utvikling av standarder og regler Standarder er nødvendig når mer enn en person bruker data Spesielt viktig ved heterogen programvare Problemer kan oppstå på grunn av Ulike feltlengder og feltnavn for samme data Ulik betydning av samme feltnavn – eksempel salgsdato Ulike dataformater – dato er et typisk problembarn Problemene kan løses ved Standardisering av data Det kan være en god idé å plassere ansvaret for data som er viktig for én avdeling hos en data steward i den avdelingen Nødvendige regler Hvem har tillatelse til å gjøre hva med ulike data

Definering av XML-skjema XML blir viktig for å overføre data direkte fra organisasjon til organisasjon Skjemaer må defineres for aktuelle overføringer Definere egne standarder (XML-skjema) Bruke eksisterende industristandarder (XML-skjema) Definere nye industristandarder (XML-skjema)

Konfliktløsning Dataadministrasjon innebærer forvaltning av data Når flere vil ha tilgang til dataene kan konflikter lett oppstå Hva skjer med sikkerheten når avdeling x får tilgang De som legger inn data på avdeling y gjør mange feil som rammer oss i avdeling z Forhandlinger og insentiver kan være nødvendig for å løse konfliktene som oppstår

Administrasjon av databasehåndteringssystemet Databasens ytelse kan være av kritisk betydning Overvåkning av databaseytelsen kan være nødvendig Benchmarking kan gi svar når brukere klager over databaseytelsen

Etablering og vedlikehold av datakatalog En datakatalog er et hovedverktøy for å holde styr på detaljene om organisatoriske databaser Datakatalogen kan gi svar på hvilke applikasjoner som påvirkes av planlagte endringer i databasestrukturen Datakatalogen kan være koblet til DBMS-en og bli automatisk oppdatert når denne endres

Valg av maskinvare og programvare Viktig oppgave Vanskelig på grunn av store endringer ”Dagens vellykkede avgjørelse kan bli morgendagens mareritt” Erfaring og kjennskap til både bransjen og utviklingen må kombineres med vurderinger om organisasjonens utvikling Anbudsinnbydelse er vanlig Ta gjerne kontakt med tilsvarende organisasjoner som bruker produktet før avgjørelse fattes

Vurderinger som underbygger valg av maskin og programvare Antall samtidige brukere Er distribusjon og replikasjon nødvendig Hvor stor kan databasen bli Hvor mange transaksjoner kan DBMS håndtere per sekund Hvordan støttes transaksjonsbehandling Hva er investerings og vedlikeholdskostnaden for produktet? Kan databasen utvides til nye datatyper Hvor mye opplæring kreves, hvem leverer opplæring og hvor mye koster den?

Benchmarking Sammenlikning av alternative maskin- og programvarekombinasjoner har standardiserte tester TPC-C Test for transaksjonsprosessering TPC-H Test for ad-hoc spørringer til beslutningsstøttesystemer TPC-R Test for standardrapportering til beslutningsstøttesystemer TPC-W Test for web-handelssystemer

Administrering av eksterne databaser Nye krav til dataadministrasjon Hva finnes og hva koster ekstern informasjon? Hvor god kvalitet har den? Hvordan gjør vi den tilgjengelig? Integrasjon med eksisterende systemer og std? Innebærer tilkopling til eksterne kilder noen risiko? Blir informasjonen tilgjengelig fra andre kilder – bedre eller billigere?

Dataadministrasjon på prosjektnivå Livssyklusmodell for prosjekt Prosjektplanlegging Kravdefinisjon Utforming (Design) Bygging (Construction) Testing Innføring (implementation) Drift (operations) Vedlikehold Kommentarer Fasene kommer i prinsippet etter hverandre Noe iterasjon vil skje pga læring under veis Databasen kan eksistere, utvides eller lages ny

Database development cycle (DDLC)

Hvem må dataadministratoren forholde seg til?

Ledelse Hvordan kan db hjelpe bedriften å nå sine mål? Brukere Hvordan kan db støtte brukeren i å løse sine behov? Utviklere Hvilke standarder gjelder? Drift Hvilken maskinvare, hvilke prosedyrer for sikkerhet og overvåkning? Forskjellige perspektiver krever at dataadministratorer kan kommunisere.

Støtteverktøy for dataadministrasjon Data Dictionary (DD) En oversikt over alle data i systemet DBMS Databasehåndteringssystemet Performance Monitoring Overvåker databaseytelsen CASE Computer Aided System Engineering

Dataintegrering Manglende dataintegrering er et problem for mange organisasjoner ulike identifikatorer for samme entitet i ulike systemer samme data på ulike systemer data knyttet til samme entitet på ulike systemer ulike regler for å beregne samme type resultat Hvis dataene tilhører forretningsenheter som henger tett sammen, kan det være mye å tjene på integrering Hvis vi må regne med at organisasjonen endrer seg, kan integrering være bortkastet

Mål for dataintegrering Standardisert betydning for alle dataelementer: f.eks. salgsdato Standardisert format for alle dataelementer f. eks. dato: dd.mm.yyyy Standardisert koding f. eks mann m kvinne f Standardisert målesystem f. eks lengde i meter En felles omforent datamodell for hele virksomheten

Er dataintegrering bryet verdt? Hensiktsmessig integrasjonsnivå avhenger av to faktorer: Organisatorisk Ustabilitet (endrings tempo) Avhengighet mellom enheter lavhøy lavtmoderat lavmoderathøyt

Organisering av dataadministrasjon Etablering av en funksjon for dataadministrasjon Ledelsen må forstå behovet Kan bygge på kartlegging av bruk av data Lite makt Tildele dataadministrasjonsroller Ny rolle for egne ansatte eller ansett nytt personell Begge krever opplæring Plassere dataadministrasjon formelt i organisasjonen

Data administration reporting to the CIO

Decentralized data administration Chief Executive Officer Chief Information Officer Departmental/ Divisional Head Departmental/ Divisional Head Data Administration Staff Data Administration Manager Data Administration Staff