Organisasjon og IT In 102 - Forelesning 11 15.4.2005

Aktuelle oppgaver Hvordan kan behov for IT variere i ulike organisasjonstyper? Hvilke spørsmål bør man stille seg når bedriftens IT-strategi skal utvikles? Hvordan kan IS støtte arbeidet på flere nivåer i organisasjonen? Hva er forskjellen på et bransjenøytralt og et bransjespesifikt IS?

Historisk introduksjon Skiftende fokus 60', 70' Datahåndtering i store kostbare systemer. Transaksjonsbehandling – hullkort start 80' Brukervennlighet i personlige rimelige systemer Intuitivitet i regneark og tekstbehandling slutt 80' Nettverk og samarbeid. fram til i dag Internetworking 70% av ny programvare Integrasjon

Erfaringer ved innføring av nye IS Arbeidsplass og prosess viktige ved utvikling og innføring av nye systemer. Viktige aspekter: Motivasjon Sosiale Politiske Aktører med forskjellige mål Endring av sosialt miljø - uforutsigbart Respekt for brukerne Arbeidstaker skal delta i utforming og få opplæring Ikke full frihet for systemutviklerne

Hvorfor ny teknologi Redusere kostnader Bedre utnyttning av arbeidskraft Bedre produktivitet og kvalitet Fullstendig endring av arbeidsprosessen Politiske årsaker Telependling Flatere organisasjonsstruktur

Strategisk betydning av IT Organisasjonens mål Nytteverdi - Lønnsomhet av IT-investeringer Bedre resultat? Høyere effektivitet? Bedre produkter og tjenester? Hva er bidraget til å nå organisasjonens mål? Men problemer med å oppnå gevinstrealisering –hvorfor? Uklare mål Manglende planlegging

Bakgrunn for vurdering av IT-behov Må kjenne til organisasjonens virkemåte Organisasjoner er sosiale strukturer Arbeidsdeling Hierarkisk beslutningsstruktur Regel og prosedyrestyrt arbeid Hensikten er effektiv måloppnåelse Organisasjoner er forskjellige Struktur Mål Forretningside Lederstil Miljø

Organisasjonstyper (Minzberg) Oversikt Småbedrift Funksjonsorientert organisasjon Kunnskapsorganisasjon Divisjonsorganisasjon Ad hoc-organisasjon

Småbedrift Enkel oppbygging Lite utbygd IT-funksjon vanligvis Vanlige verktøy: Compact småbedrift – regnskap Standardprogramvare for produksjon avhengig av hva bedriften produserer Adobe Illustrator – Illustratører, Reklame Quark Express – Grafisk bransje Photoshop – Reklame, Grafisk bransje Autocad – Ingeniører, Arkitekter Osv

Funksjonsorientert organisasjon Tradisjonell organisasjon hos mellomstore og store bedrifter Sentrale systemer som er tett koblet til organisasjonen Økonomi og administrasjon Rapportering og planlegging Eksempler på system: Agresso – lønn og personal SuperOffice – kundeoppfølging og dokumenthåndtering

Kunnskapsorganisasjon Kunnskapsbaserte organisasjoner Læresteder Advokatkontor Sykehus Fagkunnskap er sentralt Ledelsen er begrenset til administrasjon Lite IT-bruk til administrasjon Avansert IT-bruk for å støtte fagfolkene Eksempler: SPSS – statistikkpakke Lovdata

Divisjonsorganisasjon Vanlig i store organisasjoner Divisjoner med ansvar for egne forretningsområder Mange store IT-anvendelser Divisjonsspesifikke prosesser Fellesprosesser Eksempler på komplette virksomhetsløsninger: Baan ERP (Enterprise Resource Planning) Concorde SAP R/3

Ad hoc-organisasjon Prosjekt eller Task Force organisasjon Forskning Høyteknologi Reklame Og andre ekspertbaserte Fungerer ved høy endringsfrekvens og store krav til tilpasning Ledelsen administrerer Lite IT bruk Avansert IT-støtte for fagfolk CosOilMarket markedssystem - ArchiSITE terrengmodell –arkitekter

Ulike bransjer – ulike behov Bank og forsikring IT-intensiv bransje Store gevinster ved bruk av IT Andre IT-intensive: reiseliv, media, bilproduksjon Håndverksbransjer Ofte lite IT-intensive IT gir liten eller ingen produktivitetsgevinst

Virksomhetsprosesser Virksomhetsproseeser organisering av arbeidet med å produsere bedriftens produkter Eksempler: Produktutvikling, ordrebehandling, produksjonsstyring, kundeforvaltning Strategiske virksomhetsprosesser prosesser som er avgjørende for totalproduktiviteten IT som støtter disse prosessene kan gi store fordeler Analyser virksomhetsprosesser og forbedringspotensiale nøye før eventuelle IT-investeringer.

IT-strategi IT-strategi To hovedforhold bedriftsledelsens plan for styring av IT-investeringer slik at de øker produktivitet og måloppnåelse To hovedforhold Strategisk betydning og produktivitetspotensiale Organisasjonstype, bransje og konkurranseforhold

Aktuelle spørsmål når IT-strategi skal utarbeides. Strategisk betydning og rolle? Organisasjonstype og rammebetingelser? Krav fra marked og bransje? Hvilke virksomhetsprosesser bør man fokusere på? Hvordan kan IT støtte samarbeid?

Prosess for å skape en god it-strategi Forretningssystemer Vurdere eksisterende systemer Systemplanlegging Utvikle Business case (kostnader/fordeler) Infrastruktur Vurdere eksisterende infrastruktur Infrastrukturplanlegging IT-organisasjon Vurdere eksisterende organisasjon Organisasjonsplanlegging Utvikle business case

IT-strategi erfaringer (kilde it i praksis 2005) Vanskelig å få sammenheng mellom Forretningsutvikling Utvikling innen IT IT-miljøet kommer haltende etter Barriere for forretningsutviklingen For lite involvering av lederne Botemiddel IT-lederen bør være med i toppledelsen IT-direktør oppnår bedre resultater enn IT-sjef eller systemansvarlig Tradisjonell strategi fungerer best under stabile forhold

Informasjonssystemer på ulike nivåer Funksjonelle områder

Ledelsesnivå Oversikt Langtidsplanlegging Overvåkning Systemkontroll Beslutningsstøtte Periodiske rapporter Langtidsplanlegging Ledelsesinformasjonssystemer (LIS) Skape oversiktelig informasjon fra prossesseringssystemene Beslutningsstøttesystemer (BSS) Analyse og anslag Simulering (Hva om?)

Nivå for kunnskapsarbeid Støtte for produktutvikling Støtte for informasjonsspredning Integrasjon av informasjon. Gjenfinning av informasjon. Ta vare på ideer. Spare arbeid Referanse i markedsføring Ta vare på feilgrep Analyse Kontorautomatiseringssystemer

Operasjonelt nivå Støtte daglig arbeid Salg, lager, betalingstransaksjoner, timeregistrering, betalingspåminning Lønningssystem Billettbestillingssystem Ofte klare fastlagte oppgaver med enkle regler og beregninger

Integrering Betyr at systemene er koblet sammen Informasjon som samles av et system kan brukes i et annet Timeregistreringer på et produkt kan brukes i en rapport som viser timebruksfordeling for et helt konsern Unngår ny registrering av data Integrasjonen kan være mer eller mindre tett Tett integrasjon kan bli dyrt og komplisert.

Integrering

Bransjenøytrale informasjonssystemer. Systemer som brukes i alle bransjer Kontorautomatisering Salg og markedsføring Økonomi Personaladministrasjon

Kontorautomatisering Personlige produktivitetsverktøy Kan gjøre mye: 'End user computing' Kan være viktigste applikasjon for mange Samarbeidsverktøy Eksempler Microsoft Office Lotus Smartsuite StarOffice Outlook

Systemer for salg og markedsføring Støtter prosesser i forbindelse med salg, distribusjon og annen mf. Anvendelser: Ordrebehandling og fakturering Salgsstøtte Nettbutikker ol. Statistikk og informasjonsanalyse Ikke så standardisert som andre områder Eksempler: Mamut pro, MSSiteServer Commerce Edition, SuperOffice, CRM5

Økonomisystemer Finnes overalt Småbedrifter bruker ofte regnskapsfirma Store standardiserte systemer Regnskap Økonomistyring Eksempler: Unique, Visma Mulig å bruke en ASP Application Service Provider Leverer tjenesten ferdig driftet eksempel Visma som kan brukes over internett

Systemer for personalforvaltning Lønnssystemer Lønnskonto Lønnsutbetaling Skatt Overføring Tidsavregningssystemer Personalvurderings og utvelgelsessystemer Eksempler Visma lønn, Oracle Human Resources

Virksomhetsportaler Intranett eller ekstranett portal Internt i bedriften eller for samarbeidende bedrifter Samlingspunkt som gir tilgang til informasjon og systemer som brukes av flere Faktorer for vellykket innføring Nytenkning Klima for deling av kunnskap Involvering Selvbetjening PR og brukssituasjon Enkel bruk

Integrerte systemer Vertikal og horisontal integrasjon Mer og mer vanlig Modulbasert

SAP R/3 Inneholder økonomi, innkjøp, ordre, lager, faktura, logistikk, veldikehold, lønn, personal Bygger på industristandarder: SQL, Unix og PC Modulbasert FI: Financial accounting SD: Sales and Distribution HR: Human Resources Management PM: Plant Maintenance and Service Management flere moduler for planlegging, styring og kontroll generelle og bransjespesifikke Internett, EDI Multinasjonale Språk, valutaer

SAP er et ERP Enterprise resource planning Kan tilpasses organisasjonen Men Når tilpasningen er gjort blir det som "betong" Organisasjonen tilpasser seg til systemet Svært kostbart å endre Hva om bedriften blir kjøpt opp eller kjøper opp andre bedrifter?

Bransjespesifikke IS Spesiallaget for en bransje Som regel knyttet til kjerneprosess Skreddersydd til bedriften

Vareproduksjon Produksjonstekniske arbeidsprosesser Administrativ styring Fordeler: Effektiv produksjon med høy kvalitet Kortere oppdragstid Høy kapasitetsutnyttelse Mulig med Just in time og reduserte lageromkostninger Høy fleksibilitet - rasjonell variantproduksjon

Handel Tre strategiske prosesser IS gir rasjonelle prosesser Salg og markedskommunikasjon Innkjøp Lagerhold og logistikk IS gir rasjonelle prosesser Strekkodelesere i kassa registrerer varesalg til økonomisystem, logistikk, kundeprofiler EDI etter hvert over til Web Services Handel over internett Automatisering av ordremottak og oppgjør

Bank og finans Tradisjonelt stor it-bruker Anvendelser: Kontoforvaltning, Betalingsformidling, Kredittadministrasjon, Verdipapirhandel Banktjenester over internett

Transportnæringen Godstransport Persontransport Bompengesystemer Logistikksystemer Datafangst ved terminaler Persontransport Elektroniske billetteringssystemer Informasjonssystemer Bompengesystemer

Undervisning Fjernundervisning Internett Fordeler Fagstoff Øvinger Eksamensavvikling Fordeler Uavhengig av sted Uavhengig av tid

Hvordan IT påvirker organisasjonen

Aktuelle oppgaver Beskriv hvordan IT kan endre arbeidsprosesser ved automatisering, rasjonalisering eller Business Process Reengineering. Hva kan gjøres for å sikre at nye IT-systemer blir tatt i bruk i organisasjonen Hva forbinder du med disse begrepene: Kommunikasjons-, Filtrerings-, Overvåknings- Koordinerings- og Beslutnings-teknologi

Introduksjon Skal støtte primæroppgaver Formaliserbare oppgaver Enkle regler Ikke formaliserbare oppgaver Samarbeidsprosesser Organisasjonskultur – et isfjell

Eksempel på uventet resultat Telemedisin TMS-RiTø tungvint ambulerende tjeneste erstattet av telemedisin nytt system vakte lite begeistring hos ansatte - Hvorfor?

Konsekvenser av ny teknologi Endringer i makt og autoritet privilegier og sosiale ulemper Organisasjonen er et gjensidig avhengig sosio-teknisk system.

IT og arbeidsprosesser Forandring av arbeidsprosesser Automatisering Rasjonalisering Business Process Reengineering BPR

Automatisering Bruke data for å effektivisere eksisterende arbeidsrutiner. Eksempel behandling av lånesøknad beregne familiens betalingsevne beregne lånekostnader IT som støtteverktøy Brukes for å fjerne flaskehalser.

Rasjonalisering Strømlinjeforming av standard arbeidsprosesser Eksempel behandling av lånesøknad overføring av data til oppfølgingssystem Hvis automatisering ikke fører fram

Endring av virksomhetsprosesser Business Process Reengineering Eksempel Ford 400 regnskapsmedarbeidere Mazda 5 regnskapsmedarbeidere

Ett trinn lenger - paradigmeskifte Stor endring i hvordan forretningen drives ved behov for å tilpasse seg. Overgang fra vanlig bank til nettbank

IT investeringer og organisasjonsendringer

IT og organisasjonsstrukturer 1958 Leavitt & Whisler – Management in the 1980's Mellomlederskiktet reduseres Applegate & Co Information Technology and Tomorrows Manager. Fra hiererki til kommunikasjonsnettverk med prosjektorientert gruppearbeid IT gir muligheter for Rask tilgang til nøkkelinformasjon Informasjonsspredning og deling Forminsker avstand i tid og rom Reduserer eller fjerner kjedelig rutinearbeid

Teknologi for forandring Kommunikasjonsteknologi Filtreringsteknologi Gi lederne mindre, men mer relevant informasjon. Overvåkningsteknologi Overvåke operasjon, trender, konkurrenter. Oppsummere og integrere nøkkeltall. Management by Exception Koordineringsteknologi koordinere ressurser. Eks: møteinnkallelser Gruppevare Beslutningsteknologi Beslutningsstøtte Elektroniske møterom

Downsizing Mellomledere eller ufaglærte reduseres Behov for kommunikasjons-, filtrerings- og overvåkningsteknologi

Outsourcing/ Tjenesteutsetting Eksternalisering/Utskilling av oppgaver Vanlig Renhold, Snørydding, Kantinedrift Drifting av IT-løsninger ca 50% av de spurte hadde outsourcet hele eller deler av IT-området

Outsourcing Fordeler Ulemper Økonomisk Kvalitet Forutsigbarhet Fleksibilitet Frigjøre kapital og mennesker Ulemper Miste kontroll Sårbar strategisk informasjon Avhengighet

Outsourcing Når er outsourcing aktuelt Outsourcing krever Det som ikke er kjerneområde Ikke kritiske tjenester Ikke tømmer bedriften for nøkkelpersonell Når man mangler egen kapasitet/ekspertise Outsourcing krever kommunikasjonsteknologi

Fordeling av oppgaver mellom outsourcing og egne ressurser

Internett som endringsfaktor Mange spådommer Økende tilgang og bruk av Internett e-post informasjonssøk underholdning Internett kan være infrastruktur for endringsteknologier Internett kan gi paradigmeskifter Handel over internett BITer Atomer

Internett som endringsfaktor Bedriften og underleverandører kunder distributører og forhandlere Mulig å kutte ut mellom-mannen Kunden handler direkte over nett Vareinformasjon Bestilling Avhengighet av leveringstjenester Reklamasjonshåndtering Merkevarer Kundelojalitet Mellommannen har også sin plass - på internett Mellommann på internett: Upartisk informasjon, Større utvalg, Mulighet for sammenlikning. Produsenten kan konsentrere seg om det han er god på: produksjon. Hensyn til eksisterende forhandlernett.

Internet som endringsfaktor Produsent og leverandører(B2B) Elektroniske marked Sammenliknende handel Lav lojalitet Finne beste betingelser Elektronisk hierarki Koblet sammen med EDI Langvarig forhold Integrasjonseffekt Marked eller hierarki? Produktkompleksitet

Hva kan vinnes – Reuters salg av nyhetstjenester over nett: Bedre kundeservice Sanntids forretningsdrift Eliminasjon av overflødig arbeid Mer effektiv ordre og leveranse Lavere kostnader ved service og adm. Økt kundetilfredshet Bedre produkt og lavere kostnader

Forbrukerne på nettet (B2C) Fordeler ved netthandel Alltid åpent Ikke avhengig av lokal forhandler Stort utvalg Mye informasjon Mulighet for god handel Bedre respons på kundekrav (On demand underholdning)

Forbrukerne på nettet (B2C) Krav som må oppfylles (Amazon) Sikkerhet og personvern Merkevarer Tid Service og tillit Verdiøkning Lover og regler – et problem I vekst Nye varer og tjenester Behov for opplæring og alternative løsninger

Utfordringer ved utvikling og innføring av IS Ta brukerne med i utviklingen eierskap og ansvarsfølelse Arbeidsprosessen Bevare balansen Systemutvikleren undersøker arbeidsprosessen Pilotgrupper Fare for feilmålinger Kritisk masse Samarbeidsstøttende systemer er avhengig av at mange nok bruker dem

Brukernes prioriteringer i fokus Utvikler vs bruker Flytende spesifikasjoner Klassifisering av funksjonskrav nødvendige funksjoner viktige funksjoner greie å ha Prioritering