Innføring av driftsstyrer ved kommunalt drevne sykehjem i Oslo Oslo kommune Sykehjemsetaten Innføring av driftsstyrer ved kommunalt drevne sykehjem i Oslo Bildet kan byttes ut med bilde av eget sykehjem! Silurveien sykehjem Etatsdirektør Bente Riis, august 2011

Agenda Bakgrunn Driftsstyrenes sammensetning og reglement Om Sykehjemsetaten Rammer for driftsstyrenes arbeid Driftsstyrets oppgaver Delegering av myndighet Møter og innhold Rapporteringsansvar og godtgjøring

Bakgrunn Bystyret vedtok i januar 2010 å opprette en prøveordning med driftsstyrer ved alle de kommunalt drevne sykehjemmene i Oslo Ordningen skal evalueres etter to år Reglement for driftsstyrene ble vedtatt av Byrådet i november 2010 Byrådet oppnevner driftsstyrene første gang Deretter er oppgaven delegert til Sykehjemsetaten Reglementet er vedtatt av byrådet 25.11.2010 Ad. §1-1 å regulere driftsstyrenes organisering og arbeid samt forholdet mellom driftsstyret og institusjonssjefen i det enkelte sykehjem Ad. § 1-2 Hjemmel Kommunelovens § 20 nr.4 Ad. § 1-3 Driftsstyrets plassering Skal være driftsstyrer ved alle kommunale sykehjem. Plasseres i linjen mellom direktør i SYE og institusjonssjef

Driftsstyrenes sammensetning En representant for de ansatte En pårørende En beboer - eller pårørende dersom ingen beboer kan påta seg vervet To eksterne representanter Varamedlemmer som oppnevnes fra samme gruppe som medlemmene, ikke personlige Styremedlemmene oppnevnes for to år av gangen Institusjonssjefen ved sykehjemmet er ansvarlig for sekretariatsfunksjonen Byrådet kan omorganisere eller foreta nyoppnevninger. Dersom brukere eller brukerråd, ansatte, pårørendeforening eller pårørende ikke benytter innstillingsretten, innstiller byrådet på deres vegne.

Driftsstyrets sammensetning (forts.) Dersom et ansattmedlem slutter, fratrer denne. Dersom en beboer fratrer, må også vedkommendes pårørende slutte som medlem. Eksterne medlemmer oppnevnes av bydelsutvalget. Det enkelte styremedlem har rett til å fratre vervet etter eget ønske. Eksterne medlemmer kan ikke samtidig være ansatte eller pårørende i sykehjemmet Medlemmer i bystyret, bydelsutvalg eller tilsynsutvalg kan ikke velges til driftsstyrene.

Konstituering av driftsstyret Institusjonssjefen innkaller til konstituerende møte i driftsstyret Valg av leder og nestleder holdes som flertallsvalg Beboer og ansattes representanter kan ikke velges til leder eller nestleder Jf Reglementets § 1-7

Reglementet for driftsstyrene Formålet med reglementet er å regulere driftsstyrenes organisering og arbeid Driftsstyrene plasseres i linje mellom direktøren i Sykehjemsetaten og institusjonssjef

Om Sykehjemsetaten Fakta : Er landets største drifter av sykehjem og Oslo kommunes nest største etat Overtok 1. januar 2007 bydelenes ansvar for å drive kommunale sykehjem Driver 30 kommunale sykehjem Har også avtaler med 26 private sykehjem i Oslo og omegn Har ca. 4700 heldøgnsplasser og 700 dagplasser Har ca. 3900 årsverk i de kommunale institusjonene, hvorav 51 stillinger i administrasjonen

Om Sykehjemsetaten (forts.) Ansvar Sykehjemsetaten skal gi personer med behov for heldøgns pleie, rehabilitering og omsorg et best mulig tilbud innenfor de vedtatte politiske, økonomiske og administrative rammer i Oslo kommune.

Om Sykehjemsetaten (forts.) Vår visjon : Fritt sykehjemsvalg av kvalitativt gode og likeverdige tjenester Ny visjon utarbeides i forbindelse med rullering av strategisk plan

Våre verdier Brukerorientering Respekt Engasjement Redelighet

Hvem er vi? Etatsdirektør Avdelingssjef Kvalitet, kompetanse og Utvikling Økonomi/administrasjon Personal/organisasjon Bygg/vedlikehold Informasjonsseksjon Områdedirektør I (2) Områdedirektør II Områdedirektør III (3) Institusjonssjefer 15 kommunale sykehjem 26 private/konkurranseutsatte sykehjem

Sykehjemsetatens strategi 2008–2011 Hovedmål: BRUKERE Brukerne skal oppleve at de mottar rehabilitering, behandling og omsorg av god kvalitet, tilpasset individuelle behov. KUNDER Sykehjemsetaten skal utvikle og levere tjenester tilpasset bydelenes etterspørsel. FINANS/ØKONOMI Sykehjemsetaten skal skape merverdi gjennom fleksibel og effektiv utnytting av ressurser og kapasitet. INTERNE PROSESSER Sykehjemsetatens interne prosesser er kvalitetssikret. LÆRING OG VEKST Sykehjemsetaten er en attraktiv arbeidsgiver med et høyt faglig nivå og et inkluderende arbeidsmiljø.

Sykehjemsetatens samarbeid med tillitsvalgte og vernetjeneste Medvirkningsorganer: Informasjons- og drøftingsmøter med de ansattes organisasjoner (§ 14f-møter) Medbestemmelsesutvalget HMS-møter (helse, miljø og sikkerhet) Arbeidsmiljøutvalget

Rammer for driftsstyrets arbeid, jf. byrådssak 1117/10 Driftsstyret skal være samspillpartner for institusjonssjefen Sykehjemsetaten har den strategiske rollen i planlegging og helhetlig oversikt over framtidige kapasitetsbehov med mer Utviklingen av tjenestetilbudet skal skje på bakgrunn av kommunens samlede behov for tjenester, herunder spesialiserte tilbud og kapasitet Jfr. byrådssak 1117/10

Rammer (forts.) Sykehjemsetaten skal bidra til mer enhetlig og sammenliknbar tjeneste for Oslo samlet sett og skal utnytte stordriftsfordeler Sykehjemsetaten har overordnet ansvar for kvalitetsutvikling og målrettet differensiering/ spesialisering Driftsstyret må ta hensyn til at størstedel av syke-hjemmets budsjett er bundne utgifter som er knyttet til oppdrag den enkelte institusjon har og ta hensyn til dette i behandlingen av institusjonens budsjett- og aktivitetsplaner Til kulepunkt 3: Ca 80 % (?) av sykehjemmets budsjett er lønnsmidler

Rammer (forts.) Driftsstyret skal ikke føre tilsyn Reglementets bestemmelser om delegasjon må ses i sammenheng med kommunens øvrige bestemmelser om fullmakter og delegasjon Oppnevning av driftsstyret medfører ikke organisasjonsmessige endringer av Sykehjemsetaten som sådan

Rammer for myndighet og kompetanse Byrådet kan gi driftsstyret myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker og i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning Jf § 3-1 Rammer for myndighet og

Driftsstyrets oppgaver: Overordnet ansvar for planlegging og oppfølging av de arbeidsområder som er tillagt driftsstyret Ansvarlig for at det foreligger oversikt over myndighetsfordelingen Vedta sykehjemmets budsjett og årsplan på bakgrunn av Sykehjemsetatens strategiske plan Påse at sykehjemmet drives i henhold myndighetskrav og Oslo kommunes regelverk Behandle sykehjemmets årsbudsjett etter de krav og den frist direktøren har satt i henhold til instruks for økonomiforvaltning og budsjettforvaltning knyttet til vedtak i det enkelte års budsjett Kulepunkt 1: jfr reglement for driftsstyrer; § 3-1: Byrådet kan gi driftsstyret myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker og i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning og § 3-2: Myndighet som delegeres til SYE kan videredelegeres til driftsstyret, som i hovedsak avgjør i hvilken utstrekning myndighet videredelegeres til institusjonssjef. Driftsstyret pålegges å videredelegere myndighet i konkrete personal- og beboersaker, herunder enkeltvedtak. Dette gjelder ikke vedtak som innbefattes av kommunens forvaltningsmyndighet knyttet til det å fatte enkeltvedtak for tildeling av tjenester, som pr i dag er delegert bydelene ved deres bestillerkontorer. Når det gjelder økonomifullmakter, pålegges driftsstyret innenfor den til enhver tid gjeldende økonomifullmakt å videredelegere myndighet som sikrer den daglige driften av sykehjemmet. Driftsstyret pålegges å videredelegere myndighet som sikrer den faglige daglige driften av sykehjemmet.

Driftsstyrets oppgaver (forts.) Behandle saker om miljørettet helsevern, dersom saken bare berører ett sykehjem Avgi uttalelser i saker som forelegges det Uttale seg ved nyansettelse av institusjonssjef Avgi innstilling eller fremsette forslag til direktøren i Sykehjemsetaten i saker som skal avgjøres av sentralt overordnet organ Påse at sykehjemmet følger opp tilsynsrapporter og kvalitetsmålinger/revisjoner Behandle klagebehandlingen ved institusjonen Driftsstyret har ikke ansvar for oppfølging i enkeltsaker av personal/beboer

Institusjonssjefens oppgaver Følger av lov, forskrifter, instruks og kommunale retningslinjer Ansvar for den løpende pleiefaglig, økonomisk-administrativ og personellmessige driften av sykehjemmet Er arbeidsgivers representant overfor personalet Har de til en hver tid gjeldende fullmakter innen personalområdet Økonomifullmakt som sikrer den daglige driften

Institusjonssjefens oppgaver forts. Løpende ansvar for helse- og pleiefaglig virksomhet som innbefatter planlegging, organisering av virksomhet og selve tjenesteytingen Evaluering av virksomheten og ansvar for kompetanseheving hos ansatte Institusjonssjefen forholder seg direkte til Sykehjemsetatens i konkrete beboer- og personal saker. Dette omfatter også institusjonssjefens eget personalforhold

Delegasjon Myndighet som delegeres til Sykehjemsetaten kan videredelegeres til driftsstyret, som i hovedsak avgjør i hvilken utstrekning myndighet skal delegeres til institusjonssjef Reglementets § 3-2 Driftsstyret skal ikke behandle konkrete personal- og beboersaker

Delegasjon (forts.) Driftsstyret pålegges å videredelegere myndighet i konkrete personal- og beboersaker, herunder enkeltvedtak Innenfor den gjeldende økonomifullmakt pålegges driftsstyret å videredelegere myndighet som sikrer den daglige driften Driftsstyret pålegges å videredelegere myndighet som sikrer den faglige driften Reglementets § 3-2

Delegasjon (forts.) Driftsstyret har avgjørelsesmyndighet i saker som er tillagt det av direktøren i Sykehjemsetaten Driftsstyret skal ikke behandle konkrete personal- og beboersaker

Møtene i driftsstyret Det legges opp til en møtefrekvens på 4 møter i året Driftsstyret velger selv tidspunkt for møtene Det kan innkalles til møte når driftsstyrets leder finner det påkrevd, eller minst 1/3 av med-lemmene krever det Driftsstyrets leder setter opp sakslisten til møtene i samarbeid med institusjonssjefen Innkalling sendes ut med minst en ukes varsel

Saksbehandlingsregler for møter i driftsstyrene Det føres møtebok Driftsstyrets møter skal være åpne Sakslisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten For at et vedtak skal være gyldig må minst halvparten av medlemmene være tilstede og avgi stemme (stemmeplikt) Ad. § 2-1 Møteboka skal minimum inneholde: - opplysninger om tid og sted for møtet - hvem som møtte og hvem som var fraværende - hvilke saker som ble behandlet - hvilke vedtak som ble truffet - avstemningsresultatet. Møteboka godkjennes og underskrives av driftsstyrets leder og institusjonssjefen i begynnelsen av neste møte. Utskrift av møtebok oppbevares i institusjonen, og kopi sendes direktøren i Sykehjemsetaten. Uenigheter protokollføres Driftsstyrene sørger for nødvendig kunngjøring av sine vedtak i sykehjemmet. Ad. § 2-2 Driftsstyrets møter skal være åpne. Driftsstyret kan selv velge å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Ad. § 2-3 Fastsetting av møter, saksliste, innkalling, møteledelse Hyppighet? Vedtatt av styret selv, finner det påkrevet eller minst 1/3 krever det Saksliste – leder i samarbeid med inst.sjef. – en uke før møtet Møtet ledes av leder, nestleder eller en som velges på møtet Ad.§ 2-4 Minst halvparten er tilstede og avgir stemme – det er stemmeplikt

Forslag til innhold på møtene Faste saker til alle møter Godkjenning av innkallig og protokoll fra forrige møte Godkjenning av dagsorden Saker til eventuelt Oppfølging av tilsynsrapporter Oppfølging av tjenesteproduksjon Oppfølging av eventuelle kvalitetsrevisjoner Oppfølging av eventuelle saker som gjelder miljørettet helsevern Uttalelse i eventuelle høringssaker Orienteringssaker (oppussing, påbygg, sommerfest m.m.) Eventuelt

Forslag til innhold på møtene (forts.) Tilleggssaker til første møte vårsemester: Behandle sykehjemmets årsregnskap Vedta sykehjemmets budsjett Vedta sykehjemmets årsplan på bakgrunn av SYEs strategiske plan Behandle eventuelle søknader om trivselsmidler

Forslag til innhold på møtene (forts.) Tilleggsaker til andre møte vårsemester Oppfølging av resultater fra beboer- og pårørendeundersøkelsene Regnskap 1. tertial

Forslag til innhold på møtene (forts.) Tilleggsaker til første møte høstsemester Behandling av eventuelle klager (antall, type klager, behandlingsfrister og resultat av klagebehandlingen) Regnskap 2. tertial

Forslag til innhold på møtene (forts.) Tilleggsaker til andre møte høstsemester Oppfølging av resultater fra medarbeiderundersøkelsen Orientering om budsjettprosessen for neste år NB! Ved nyansettelse av institusjons- sjef skal driftsstyret uttale seg.

Driftsstyrets rapporteringsansvar Driftsstyret skal behandle meldinger og rapporter om økonomi og tjeneste- produksjon, som overordnet myndighet bestemmer Reglementets § 4-1

Klage over driftsstyrets vedtak Dersom driftsstyret fatter et vedtak som strider mot lov, forskrift eller kommunens overordnede retningslinjer, plikter institu-sjonssjef å ta opp dette med direktøren i Sykehjemsetaten § 4-2

Godtgjøring Medlemmene godtgjøres etter reglement for godtgjørelse av folkevalgte verv Oslo kommune, punkt 8, utvalgskategori C For tiden utgjør dette kr 610,- pr. møte Utbetaling skjer etter hvert møte i henhold til fremmøte Sykehjemmet administrerer utbetalingen Reglementets § 4-3