ANSKAFFELSER I BYDEL STOVNER

Regelverket Anskaffelser i Oslo kommune er regulert av: Lov om offentlige anskaffelser av 16.07.1999, nr. 69 Forskrift om anskaffelser av 07.04.2006, nr. 402 Oslo kommunes interne regelverk Bestemmelsene i dette regelverket skal bidra til mest mulig effektiv tjenesteproduksjon.

Hvorfor et regelverk? Skattebetalerne skal forvente at det offentlige forvalter pengene skikkelig. ”Forskriften skal bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte” Konkurranse i markedet Sikre best mulig pris Påvirkningsaktør (etikk og miljø, sosial og etisk handel) Hindre og eventuelt avdekke bevisste misligheter (f.eks korrupsjon) og ubevisste misligheter (feil pga uvitenhet) Sikkerhet for ansatte som kjøper varer og tjenester Årlige offentlige anskaffelser for kr. 280.000.000.000!! 10% ”rett i dass”

Terskelverdier Beløpsgrenser Plikter som inntreffer Over kr. 50.000 Plikt til å føre anskaffelsesprotokoll Over kr. 100.000 Vedtas av Bydelsdirektøren (beløpet overstiger delegerte anskaffelsesfullmakter i bydel Stovner) Krav om skatteattest og HMS-attest vedlagt tilbudet Plikt til å kunngjøre konkurranseresultatet i anskaffelsesportalen (kontraktens verdi, varighet og lev.) Over kr. 200.000 Plikt til å bruke Oslo kommunes standardkontrakter Over kr. 500.000 Kunngjøringsplikt i DOFFIN (nasjonal terskelverdi) Kunngjøringsplikt i Anskaffelsesportalen (jmf intern instruks) Over kr. 1.650.000 DOFFIN/EØS-utlysing. Min. 45 dager mellom utlysningsdato og frist for innlevering av tilbud

Sanksjoner Eksterne sanksjoner Interne sanksjoner KOFA, Klagenemda for offentlige anskaffelser (overtredelsesgebyr opp mot 15% av kontraktens verdi) Bli stevnet for domstolene Forsiden på VG….? Interne sanksjoner Kommunerevisjonen kan komme med revisjonsmerknad Intern kontroll (innad i bydelen) kan komme med bemerkninger

BEHOVSVERIFIKASJON Skal sikre at antatt behov blir definert (bestemt og avgrenset) og bekreftet. En god behovsverifikasjon sikrer: Vurdering av nødvendigheten av å anskaffe i det hele tatt Vurdering av mulighetene for gjenbruk At det ikke kjøpes mer enn nødvendig At riktig produkt blir anskaffet Viktig at det allerede på dette stadiet tas hensyn til Livssykluskostnadene!

Livssykluskostnader Totalkostnadene over levetiden, innbefatter blant annet kostnader til å: Anskaffe Vedlikeholde Bruke/drifte Utfase/kassere Ved å ta hensyn til levetid og livssykluskostnader får man et riktigere innkjøpsgrunnlag enn kjøpesummen alene. Fokus på livssykluskostnader kan også gjøre det lettere å velge miljøvennlige alternativer. Kvalitet og miljø henger ofte sammen.

Anskaffelsesprotokoll Skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Som hovedregel skal anskaffelsesprotokoll alltid brukes ved kjøp av varer og tjenester Unntak: Løpende forbruksvarer Samkjøpsavtaler

Anskaffelsesprotokoll

Samkjøpsavtaler Sentralt inngåtte samkjøpsavtaler/rammekontrakter med bindende virkning for alle kommunens virksomheter. Inngåtte samkjøpsavtaler finner man ved å gå inn på Anskaffelsesportalen http://www.utviklings-og-kompetanseetaten.oslo.kommune.no/category.php?categoryID=31770 Der hvor Oslo Kommune har inngått samkjøpsavtale med leverandører SKAL DISSE BRUKES! Det er ikke tillatt å gjøre innkjøp fra andre leverandører, som leverer tilsvarende varer/tjenester. ETT UNNTAK: -mat fra dagligvare på inntil kr 2.000.

Firma med samkjøpsavtaler må benyttes ved kjøp av: Annonsering Arbeidsklær Bedriftshelsetjeneste Biler og biladministrasjon Bøker Elektrisk kraft Farmasøytisk tilsyn Formingsmateriell Fyringsolje IKT-utstyr Inkontinensprodukter Kopimaskiner Kredittkort Kunngjøring Legemidler Leker og spill Logoprodukter Mat og drikkevarer Medieovervåking Mobiltelefonabonnement Mykpapir og engangsutstyr Møbler Rekvisita Rengjøringsmateriell Renhold Taxikort Telefoni- og mobiltelefonitjenester Vikartjenester

Kort oppsummering Sett deg inn i anskaffelsesreglementet i Oslo kommune, bruk gjerne Anskaffelsesportalen. Bruk tid på å vurdere behovet, ta hensyn til livssykluskostnader og miljø Er det inngått samkjøpsavtale? Bruk anskaffelsesprotokoll Spør oss dersom det er noe du lurer på (ring, send e-post eller stikk innom oss)

Regler for bestilling av varer og tjenester Behov for vare/ tjeneste meldes. Rekvisisjon underskrives av person med fullmakt og sendes leverandøren etter vurdering/ kontroll av behovet. Be om 30 dager. Rekvisisjonsnummeret oppgis på fakturaen/ Leverandøren hefter rekvisisjonen ved fakturaen. Ressursnummer til bestiller bes oppgitt på fakturaen. Husk riktig fakturaadresse. Varen mottas. Det kvitteres på følgeseddel og kontrollerer at mengde og kvalitet er iht. bestillingen. PS! En annen person enn den som har bestilt varen.

Regler for bestilling av varer og tjenester Bilagsnummeret i Agresso noteres på pakkseddelen. Eventuell registrering på inventarkort. Kontroller at faktura er korrekt skannet inn. Pakkseddelen arkiveres i perm. Ved del-levering må det anføres hva som er mottatt. Når faktura mottas i Agresso Web, kontrolleres fakturaen mot pakkseddel, at fakturert korrekt antall etc.

Regler for bestilling av varer og tjenester Kontroller at pakkseddelen er signert for at varen/ tjenesten er mottatt og i orden. art, sted og funk. mva Skriv vare mottatt i kommentarfeltet, evt også inventarført Godkjenn og lagre Faktura går automatisk på flyt til godkjenner. Godkjenner kontrollerer at det er deres faktura, at art, sted, funk og mva er korrekt, at kommentarfelt er utfylt med vare mottatt

Inventarføring Skal utføres som et ledd i å forhindre tyveri eller underslag av lett omsettelig utstyr. Skjema på intranett under Personal og økonomienheten, kulepunkt Agresso Kategoriene for gjenstander som skal registreres A: Kontorinventar og utstyr B: Redskap av større verdi, biler og annet maskinelt utstyr C: Varebeholdning

Hva skal inventarføres Lett omsettelig utstyr med en innkjøpspris på mer enn kr 1.500 og anslått levetid på mer enn tre år. Foretas på nummererte inventarkort. Kortene opprettes etter en gruppering inndelt i grupper fra I-XIII

Inventarføring og bokføring når man har kjøpt flere varer på samme faktura For eksempel: Tv-apparat kr 5000 Videomaskin kr 2000 Skjøteledning kr 200 Videokassett kr 150 Frakt kr 200 Her skal TV’n og videoen inventarføres og bokføres på art 12005. De andre varene skal bokføres en annen art for eksempel 11229. Inventarkortene skal lagres på F/….

Inventarkort

Kassasjon av utstyr under kr. 100.000 Vurderes og undertegnes av tjenesteleder. Undertegnes av enhetsleder. Undertegnes av bydelsdirektør hvis verdi over 100 000 Kopi til avdelingssjef personal- økonomi og ikt-enheten. Føres ut av inventarkortet.