Public 360° Brukerforum

Hva er Public 360° Brukerforum Samarbeidsforum for P360°-brukere i Oslo kommune Medlemmer: Vann- og avløpsetaten Bymiljøetaten Bystyrets sekretariat Utdanningsetaten Dokumentnavn 4/4/2017

Målsettinger Være arena for erfaringsutveksling Utforme felles endringsønsker Få større gjennomslagskraft overfor SI Kanal for informasjon til og fra SI Første måter, mye snakk og få konkrete resultat. Forumet kom fram til at skal vi bruke tid på dette, så må det konkretiseres i form av en forpliktende samarbeidsavtale Hadde Øystein Windgingstad (Oppland fylkeskommune/FOT-prosjektet) inne for å orientere om hvordan de jobbet, Fotprosjektet der er det flere fylker som arbeider med det samme, vgs-skoler. Mens i Oslo er det anneledes, det er det flere etater I samme kommune, men de har ikke så mye felles som fylkeskommunene. Etater i Oslo kommune – noe felles (felles regelverk, lover, instrukser) men forskjellige fagområder – hvordan samarbeide da Dokumentnavn 4/4/2017

Samarbeidsavtale Betingelse for fullverdig medlemskap Minst versjon 4.0 og nyeste versjon implementeres senest 2 år etter lansering Samarbeid må hjemles i vedtak i den enkelte virksomhet Forplikter medlemmene å stille med myndighet til å representere virksomheten, sette av tid til møter og dele kostnader ved felles prosjekter Avtalen beskriver hvordan beslutninger skal tas og prosjekter gjennomføres Avtalen sier også noe om hvordan beslutninger skal tas og hvordan prosjekter skal gjennomføres Dokumentnavn 4/4/2017

Aktuelle tema og konkrete resultater Tema på siste møter – hvordan fange dokument som produseres i nytt HR-system? Hva produseres av arkivverdige saksdokumenter i HR-systemet? Hvilke av disse er mulig å overføre via integrasjoner? Hvilke dokumenter kan ikke overføres via integrasjoner? I forbindelse med nytt hr-prosjekt – sette fokus på hva som produseres av saksdokument i nye hr-system og sikre at arkivverdige dokumenter blir håndtert på en riktig måte Det ble laget felles funksjonell kravspesifikasjon og kostander deles likt, da med unntal av lokal konfigurasjon Hvis andre ønsker å ”hekte seg på” integrasjon etter den er i drift, blir de med å dele driftskostnader fra det tidspunkt de blir med Hvilke dokumenter må vi hente på annen måte? Hva er ikke kartlagt ` Arbeidavtale genereres i HR- systemet – HMS- modul – er ikke ferdig, vet ikke hva som produseres av saksdokument Lønnsforhandlingsmodul – hva produseres der, hva er arkivverdig oppsigelses- eller avskjedigelsesbrev – skal det produseres i HR Dokumentnavn 4/4/2017

Hvilke saksdokumenter produseres i HR-systemet? Dokument i tilsettingsprosesser – kan overføres via integrasjon Arbeidsavtaler genereres i HR-systemet, hvordan overføre? HMS-modul – hva produseres der? Dokumenter vedrørende pensjonsforhold og lønnsplassering – hva er arkivverdig og hvordan overføre? Korrespondanse forbindelse med sykefravær, oppfølging av fravær – hva er arkivverdig og hvordan overføre? Hva som kan overføres via integrasjoner, er avhengig av tilgjengelighet i ITAS Dokumentnavn 4/4/2017

Integrasjon via ITAS ITAS står for Interaktive tjenester applikasjonsservere Alle integrasjoner i Oslo kommune skal benytte seg av ITAS integrasjonsrammeverk eller tjenestebussen som det også kalles Konsekvenser for integrasjoner mellom nytt HR-system og integrasjoner med 360° (eller andre arkivsystem): Saksdokument må være tilgjengelig via ITAS for at de kan hentes ut Saksdokumenter som ikke blir tilgjengeliggjort via ITAS, må overføres på andre måter, dvs. manuelt Pr. i dag er det kun saksdokument i tilsettingssaker som blir tilgjengelig via ITAS Dokumentnavn 4/4/2017

Dokumentnavn 4/4/2017

Integrasjon Webcruiter – 360° Sikrer hel- og halvautomatisk overføring av arkivverdige dokument til 360° Sak opprettes når stilling publiseres via Webcruiter Helautomatisk overføring av søknader m/cv, bekreftelse på mottatt søknad og endelig avslagsbrev "Halvautomatisk" overføring av utvidet og offentlige søkerlister Hvilke status dokument får og hvem som blir satt som saksbehandler bestemmes av integrasjonen Dokumentnavn 4/4/2017