Kvalitetssikring av komplekse prosjekter Riktig prosjekt – riktig pris Kvalitetssikring av komplekse prosjekter Riktig prosjekt – riktig pris? Teori og praksis Concept Temadag 15.10.03 siv.ing. Eilif Holte

Erfaringsbakgrunn HolteProsjekt Leverandør av prosjektstyringstjenester, analyser, styrings- og kvalitetssikringssystemer samt opplæring innen prosjektstyring Prekvalifisert av Finansdepartementet til kvalitetssikring av stor statlige investeringer Over 25 års erfaring, ca. 100 ansatte i Norge, Danmark og Spania

Den triste virkeligheten !

Noen eksempler

Byutviklingsprosjekt

Norges banks nybygg Skånland 15.05.84: Samlede byggekostnader var i fjor sommer, med dagjeldende prisnivå, beregnet til 1234 millioner kroner eksklusive moms og tomtekostnader Av det samlede beløp kan 25% tilskrives forskjellige spesialkostnader for sentralbank og seddeltrykkeri 20% er kostnader knyttet til en krevende tomt og tilpasning til miljøet De øvrige 55% kan man si er byggets ”normalkostnader” som kontorbygg med en pris, tilsvarende kontorbygg i Oslo-området kr 11.000/m2

Typiske usikkerhetsprofiler

Suksess dreier seg om å være best i de tidlige faser Her bestemmes prosjektets suksess Her kommer regnskapets time Planfasen Utførelsesfasen Konseptfasen Frihetsgrad Kostnader

Riktig prosjekt – riktig pris? Feil Prosjekt Pris Oslo Spektrum OSL Gardermoen Det Kongelige Slott Norges Bank

”best practise”

Prosjektets faser (PS 2000) Prosjektoppgaver Driftsoppgaver Identifisering Definering Gjennom- føring Drift og vedlikehold Avvikling behov konseptvalg anskaffelse Poenget med faser er at man derved tvangsmessig legger inn beslutningspunkter hvor prosjektets videre skjebne avgjøres

Finansiering/Bestilling Verdikjeden, kritiske punkter Planlegging Behovsvurdering Finansiering/Bestilling Prioritering strategisk nivå Administrativt styringsnivå Operativt nivå Produksjon Levering Rådgivning Kontrakts-inngåelse Beslutningsgrunnlag

Riktig prosjekt –riktig pris? Prosjektidé Forprosjekt Romprogram/ Skisseprosjekt Mål/Kravdokument X Skisseprosjekt Styringsdokument Løsningsdokument KS-system Usikkerhetsanalyse Tiltaksplan

Eierens/bestillerens uavvendelige ansvar Sette mål Skape handlingsalternativer Vurdere og velge handlingsalternativ

Måldokument Samfunnsmål Effektmål Resultatmål kostnad tid ytelse HMS Suksesskriterier

Kravdokument Krav og mål fra eier/forvalter Kravdokument Krav fra bruker Krav fra myndigheter Prosjektet skal svare på kravene, verken mer eller mindre! Prosjektet er ikke ”riktig” før kravene er helhetlige og entydige

Løsningsdokument - konseptvalg Alternativ 2 Alternativ … Alternativ 1 Konsept Byggeprogram Kravdokument Forprosjekt Grunnlag for detaljprosjekt

Helhetlige styringsbasis Kravdokument mål, rammer og suksesskriterier, krav til ytelse Løsningsdokument, alternativvurderinger og konseptvalg Styringsdokument styringsmål, styringsfilosofi og -system Usikkerhetsanalyse styringsmål og tiltaksplan Felles begrepsapparat > Solid grunnlag for tredjepartsvurdering

Kostnadsrammer og styringsmål Grunnkalkyle Uspesifisert Forventet tillegg Usikkerhets - avsetning Restusikkerhet Basiskostnad Forventet kostnad Foreslått kostnadsramme Vedtatt kostnadsramme for Fagdepartement som prosjekteier Styringsramme for Utførende etat Styringsmål for prosjektleder (settes av utførende etat)

Eksempler på styringsgrunnlag

Samfunnsmål: Norge på kartet Effektmål: Amundsen størst som polarforsker Resultatmål ytelse Sydpolen tur/retur Resultatmål tid 14. desember 1911 Resultatmål kostnad Uklart Suksesskriterium 1 Alle mann returnerer Suksesskriterium 2 Førstemann på polen

Vestbanetomten, Statsbyggs mål for prosjektet Vestbanen skal gjenoppstå som et av hovedstadens viktigste møtesteder Vestbanen skal: Bli et sted for læring, opplevelse og det gode byliv Romme kultur, kunnskap og kommunikasjon, støttet av arbeidsplasser, butikker og boliger Fullføre byutviklingen i Vika og få arkitektur med høy kvalitet Være et miljøprosjekt bygget på intensiv arealbruk og lavt ressurs- og energiforbruk Gi staten optimal avkastning ved salg, hensyntatt ovennevnte langsiktige samfunnsmessige gevinster

Nytt Bislett Stadion - Styringsdokument Samfunnsmål Ta vare på Bislett-tradisjonen Effektmål Et stadion for internasjonale arrangementer, Et miljømessig løft i nærområdet Resultatmål Styringsramme MNOK 415, Styringsmål tid analyseres pt Positiv opplevelse for publikum, naboer og politikere i hele prosessen Styringsfilosofi Prioritet 1. Kostnad, Prioritet 2. Tid, Prioritet 3. Plan (innenfor minimumskravene) Kravdokument Minimumskrav: Internasjonale mål på 8 løpebaner samt 15 000 sitteplasser Løsningsdokument Konsekvensanalyse Gjennomføringsstrategi Minimumsløsning, samspill med Riksantikvaren og lokale interesser Kontraktsstrategi Totalentreprisekontrakt Suksesskriterium Golden League (Bislett Games) på Bislett 2005 Kritiske suksessfaktorer Reguleringsplan, Rammetillatelse

Hva så?

Generell erfaring vedr. styringsbasis Tema Offentlig Privat Behovsvurdering Svak systematikk* Svak systematikk Dokumentert styringsbasis Lite tilfredsstillende* Lite tilfredsstillende Incitamenter for nøktern ressursbruk Svake Til dels sterke Sanksjoner ved svake resultater Sjelden Forekommende * Noen lyspunkter grunnet statens ordning for kvalitetssikring av store investeringsprosjekter

Veien videre Styringsdokumenter tas suksessivt i bruk, noe nølende og uten særlig engasjement (Brysomt, unødvendig) Fortsatt langt fra tilfredsstillende nivå, både i omfang, kvalitet og interessen for å bruke styringsdokument for styring av prosjektene

Hva er ”tilfredstillende” nivå? Styringsdokumenter av en standard svarende til krav til en godkjent hovedfagsoppgave

Forbedringspotensial Aktiv bruk av faseinndeling Bevisst forhold til hva som avslutter en fase og hva som er grunnlaget for neste fase. Klar rollefordeling ved utarbeidelse av styringsgrunnlag Bruk av kvalitetssikrings-system og periodiske usikkerhetsanalyser Vilje til å sette krav og håndheve dem Verdsette og bruke tredjepartsvurdering

Dokumentasjon Nøkkelen Identifisering Definering Gjennom- føring Drift og vedlikehold Avvikling