v/ Jon Atle Andersen og Geir Brendlien Avdeling for økonomi Månedsrapportering v/ Jon Atle Andersen og Geir Brendlien Avdeling for økonomi

Temaer Intranettsider (Tavla) for budsjett og rapportering Regnskapsrapporter Månedsrapportering Budsjettjustering Kontroll og godkjenning av lønnsrapporter Anskaffelser 08.04.2014

Organisering av økonomioppfølgingen Avdeling for økonomi - budsjett - 9 personer Ledes av en økonomidirektør Regnskap og lønn i egen enhet – Enhet for fellestjenester (EFT) Hver skolegruppe har en kontaktperson Oppfølgingen av skolene skjer i samarbeid med områdedirektør Møter med skoler med merforbruk, store avvik, nye rektorer 08.04.2014

Tavla - Budsjett og rapporteringer All informasjon fra Økonomiavdelingen publiseres på intranettsidene under ”Budsjett og rapporteringer” Fire hovedkategorier: Styrende dokumenter Budsjettering Rapportering Andre økonomiske forhold Nyhetsartikler, nyhetsarkiv Frister, kurs, møter og kontaktinformasjon 08.04.2014

Budsjettildeling Budsjettforslaget legges fram i sept Budsjettet vedtas i bystyret medio desember Budsjettmøter med alle rektorene Føringer og tildeling av budsjett Rammebrev Budsjetteringsverktøy 08.04.2014

Økonomiårets gang – ”årshjul” Budsjettmøter i desember – tildeling av ramme Kurs i budsjetteringsverktøy begynnelsen av januar Frist for innsending budsjett ca 20. jan Innsending fullstendighetserklæring, årsregnskapsrapport og justering mer-/mindreforbruk ca 10. mars Budsjettjusteringer Endringer i skolens ramme – f.eks høstjustering ift elevtall eller tildeling til særskilte formål Interne justeringer innenfor skolens ramme Løpende oppfølging av lønns-og regnskapsrapporter Månedsrapportering 08.04.2014

Regnskapsrapporter 100-rapporten 140- rapporten 120 rapporten Bilagsbok, UDE 001 -kontobok Lønnsrapporter Sykelønnsrefusjoner 08.04.2014

Månedsrapport Skolene skal hver måned utarbeide månedsrapport til skolens interne økonomioppfølging Driftsstyret og områdedirektør skal orienteres månedlig om økonomisk status Månedsrapport sendes avdeling for økonomi etter avtale Alle skoler sender inn månedsrapport per: 1. kvartal (15. april) 2. tertial (15. sept) Informasjon på Tavla under Budsjettering og rapportering 08.04.2014

Månedsrapport - prognose Mål og hensikt Løpende/god økonomistyring viktig for å oppnå mål og resultater Månedlig oppfølging – godt redskap for å planlegge og styre skolens aktiviteter – effektiv ressursutnyttelse for å oppnå skolens mål Prognose per 31.12. Hvorfor er prognose viktig? Identifisere forhold/endringer som er viktig for skolens planlegging og styring Aktiv oppfølging av utviklingen bidrar til å redusere risiko og sikre skolens handlefrihet 08.04.2014

Månedsrapport Gevinst Gir grunnlag for tidlig iverksetting av tiltak Mulighet til å planlegge justering av aktiviteten i forhold til elevtallsendringer og andre endringer i rammebetingelsene 08.04.2014

Månedsrapport Basert på UDE 100-rapporten og UDE 140-rapporten (prosjektene) Starter med å fylle ut måned og kostnadssted (pkt 1) Fyller inn budsjett og status regnskap fra UDE 100 (pkt 2) Fyller inn budsjett og status regnskap for øremerkede prosjekter som begynner på 2, 3 og 4 fra UDE 140 (pkt 3) Budsjettjusteringer legges inn (pkt 7) Kun endringer i skolens ramme Formål Budsjettkontroll Totalt budsjett legges inn for hver postgruppe fra UDE 100 (pkt 4) 08.04.2014

Månedsrapport – utarbeidelse av prognose PROGNOSE skal angi hva som vil bli årsresultatet ut fra aktivitetsnivå og tiltak som er iverksatt Prognose for hver postgruppe Forutsetning – grundig avviksanalyse Analysere regnskapet ift budsjett – forklare avvik Avdekke vesentlige endringer som påvirker planlagt aktivitet Gode analyser viktig for å kunne lage realistiske prognoser og for å iverksette korrigerende tiltak Kontroll av lønnsrapporter og regnskapsrapporter Avhuking for gjennomført kontroll (pkt 6) Evt omposteringer/korrigeringer i Agresso HR og regnskap 08.04.2014

Månedsrapport – utarbeidelse av prognose Prognose for øremerkede prosjektmidler (pkt 3) UDE 140 Forventet mer/mindreforbruk per 31.12 Prognose for kostnadssted inklusive samtlige prosjekter (pkt 4) UDE 100 Prognose utgift og inntekt per postgruppe 31.12 – avvik beregnes 08.04.2014

Prognose - lønn og sosiale utgifter 000-099 Fast lønn Obs – feriepenger 12 % under 60 år og 14,3 % over 60 år Første yrkesår Lønn vikarer Lønn til ekstrahjelp Overtidslønn Annen lønn SPK OPF Arbeidsgiveravgift (obs refusjon for sykemeldte k. art 10995) 08.04.2014

Prognose - lønn og sos. utg. 000-099 Avvik på noen av lønnsartene? Under-/overbudsjettering eller feilføringer? Dersom aktiviteten for våren er lik høsten: Beregne gjennomsnittlig månedslønn, multiplisere med 10,85 Husk avsetning på lønnsoppgjør (k. art 10169) Endring aktivitet fom høst Vår – gjennomsnittlig månedslønn, multiplisere med 5,85 Høst – gjennomsnittlig månedslønn, multiplisere med 5 08.04.2014

Prognose - lønn og sos. utg. 000-099 Summere de faktiske lønnskostnadene for hver måned Regnskap hittil i år + sum hver av de andre månedene, dvs faktiske utgifter + forventede utgifter iht lønnskostnadsark Juni og juli må sees under ett (0,85) Høsthalvåret er enklere Fokusere på hva som er til disposisjon resten av året 08.04.2014

Prognose - kjøp av varer og tjenester 100-299 Ta utgangspunkt i budsjetterte midler Trekke ut skyss Vil restbeløpet av budsjetterte midler dekke planlagt aktivitet? Faste løpende utgifter? Øremerkede midler? Overføring til neste år? Prognose - kjøp av varer og tjenester 300-399 Prognose normalt lik budsjett 08.04.2014

Prognose - overføringsutgifter 400-499 Kjøp av varer og tjenester – 25% mva Obs ikke budsjettert, alltid merforbruk Prognosen vil være avhengig av prognosen på 100-299 Skyss – 8 % mva Matvarer – 14 % mva Lærebøker – ingen mva Internhandel – ingen mva Energi og kommunale avgifter – ingen mva Kunst, servering, bare utgift ikke inntekt 08.04.2014

Prognose - salgsinntekter 600-699 Leieinntekter (kort og langtid) Salg av kompetanse (utenfor kommunen) Inntekter kantine Eksamensavgifter (privatistkontoret) Brukerbetalinger Oppholdsbetaling aktivitetsskolen Kurs norskopplæring 08.04.2014

Prognose - refusjoner 700-799 Refusjon fra staten: leirskole, øvingslærer, NAV, norskopplæring, andre inntekter Sykelønnsrefusjon: sykelønn, fødselspenger inkl feriepenger, ikke arb.g.avgift Refusjon moms – prognose tilnærmet lik utgifter for mva Refusjon fra kommuner/fylkeskommune: gjesteelever Refusjon fra andre (private): refusjon tillitsvalgte Refusjon fra foretak i egen kommune: vaktmester Internsalg: Norway cup, gratisutleie Prognose - overføringsinntekter 800- 899 Statlige/kommunale/private overføringer - Gjelder bl.a gaver fra FAU 08.04.2014

Prognose netto driftsresultat Prognose netto driftsresultat og avvik per 31.12 (pkt 4) Fylle ut kommentarer til prognosen Forventede budsjettjusteringer (pkt 5a) Tiltak som ikke er innarbeidet i prognosen (pkt 5b) Forventet avvik per 31.12 etter iverksatte tiltak og budsjettjusteringer (pkt 5 og pkt 2) Forventet avvik per 31.12 – kun øremerkede midler (pkt 2) Forventet avvik per 31.12 eksklusiv øremerkede midler (pkt 2) 08.04.2014

Budsjettjustering Malen ligger på ØKOs hjemmeside Frister 25. mars, 25. mai, 25. august og 25. september Kan lage egne periodiseringsnøkler Egen arkfane for beregning av sosiale utgifter Sendes til e-postadr. : Budsjettinnmelding 08.04.2014

Kontroll av lønnsrapporter Nytt HR system – lønnsrapporter godkjennes i Agresso HR selvbetjening Formål med kontroll ”Målet med prosessen er rimelighetskontroll av utbetalt lønn. Leder skal bekrefte at ansatte vist i rapporten har hatt ubetaling den aktuelle måneden. Leder skal også bekrefte at ansettelsesforholdet oppgitt i oppgitt rapporten er korrekt.” Månedlige oppfølgingsrapporter Lønnsrapport for ledere for kontroll Månedsverk for ledere til kontroll Overtidsstatistikk for ledere til kontroll 08.04.2014

Lønnsrapport for ledere for kontroll 08.04.2014

Månedsverk for ledere til kontroll 08.04.2014

Overtidsstatistikk for ledere til kontroll 08.04.2014

Spørringer/rapporter vedrørende lønn, sykefravær m.m. Det utviklet tilpassende spørringer/rapporter som er mer hensiktsmessig for å kontrollere lønn og sykefravær for skolene/tjenestedene. Eksempler: UDE0001 – Oversikt over ansatte – arbsted UDE0003 – Bokført fastlønn - konto UDE0004 – Bokført fastlønn - prosjekt UDE0008 – Bokført refusjon – konto UDE0010 – Lønnsjournal ressurs – koststed UDE0021 – Sykefravær samlet – koststed UDE0041 – Jubileumsdato – koststed Rapportene er tilgjengelig i både Selvbetjening og Smart Klient. Egen brukerveiledning tilgjengelig på Tavla 08.04.2014

Anskaffelser ”Lov og forskrift om offentlige anskaffelser” Etatens egne anskaffelsesrutiner Skolene er forpliktet til å bruke: Oslo kommunes samkjøpsavtaler Utdanningsetatens rammekontrakter Innkjøp utenom samkjøps-/rammeavtaler skal konkurranseutsettes uavhengig av anskaffelsens totale verdi Dokumenter!!! EFT Kompetanse – skolenes kontaktpunkt http://utdanningsetaten.oslo.kommune.no/eft_kompetanse/anskaffelse/ 08.04.2014