Hvordan bruke ressursene riktig og hvordan veilede brukerne bedre Hvordan bruke ressursene riktig og hvordan veilede brukerne bedre? FOKUS - FORENKLE – FORBEDRE Storbrukerforum 4.12.12 v/ Karen Marie Glad Visnes Avdelingsdirektør Avdeling for byggprosjekter Veldig glad for at så mange i dag vil gi innspill til forenklinger og forbedringer til byggesaksprosessen – her har vi en felles målsetning! Vi har lenge hatt fokus på dette selv, og jobber kontinuerlig innefor dette meget komplekse rammeverket med å søke tydeliggjøring og forenkling Det er en utfordring når lover og forskrifter endrer seg, når lov og forskrift i så stor grad gir uklare rammer for faglig skjønnsutøvelse og FM-praksis fra klagesak til klagesak endrer seg Vi får noen ganger innspill fra dere som brukere, da vurderer vi de og ofte innfører vi endringer i tråd med det som er påpekt. Jeg vil nå dele med dere noe av vårt arbeid med FOKUS – FORENKLING – FORBEDRING som vi holder på med, så håper jeg det kan inspirere til konkrete forbedringsforslag i gruppene etterpå.

Hvor ser vi forbedringspotensialet Kategorisering av saker som hjelp til å styre innsats Faglig policy for å lette ressursbruken på avklaringer Pilotering av Lean som arbeidsmetodikk Tiltak for å få mer komplette søknader 2

Hvor ser vi potensialet til forbedring: Vi må bli mer forutsigbare overfor brukerne ved å kommunisere bedre og praktiserer et enhetlig servicenivå Vi kan bruke mindre tid på saker som ikke er viktige i et byutviklings/samfunnsperspektiv Vi må heve blikket og ha fokus rettet mot sluttproduktet, prosessen i seg selv er ikke hovedfokus Er det slik at konfliktnivået i naboskapet i for stor grad blir bestemmende for etatens ressursbruk?

Hvor ser vi potensialet til forbedring Vi bruker for mye tid på dårlige søknader, hvordan kan vi medvirke til at vi får inn bedre søknader? Vi må bli bedre til å signalisere hva slags dokumentasjon som er helt nødvendig i ulike faser i søknadsprosessen Forvaltning av en ufullstendig saksportefølje tar for mye tid, sakene har for mye bransjetid og omløpstiden må ned Vi må skrive kortere og mindre detaljerte vedtak der det er rom for det

Hvor ser vi forbedringspotensialet Kategorisering av saker som hjelp til å styre innsats Faglig policy for å lette ressursbruken på avklaringer Pilotering av Lean som arbeidsmetodikk Tiltak for å få mer komplette søknader 5

Kategorisering av saker Enhetlig oppfatning om hva som er enkle saker Målsetningen: Mindre ressursbruk på de minst viktige sakene frigir ressurser til å jobbe med de ”viktige” sakene Alle vedtake/saksfremlegg og byggeprosjekt skal har riktig kvalitet Kreve mindre dokumentasjon fra søker på de ”mindre viktige” og mindre kompliserte sakene I større grad stille vilkår i vedtak, legge inn forutsetninger der det mangler informasjon/dokumentasjon Forenkle og forkorte saksfremlegg/vedtaket ved å kun referer til innsendt informasjon, en paragraf osv. desverre “ingen regel uten unntak”, den enkleste sak kan bli den mest krevende

Kategorisering av saker hjelp til enhetlig praksis og ressursbruk Type tiltak bortover: Fra de sakene som betyr minst i et samfunnsmessig perspektiv: Eksempelvis Bruksendring av mindre del av eksisterende boenhet, Innvendige arbeider; hulltaking, Ukompliserte fasadeendringer Til de med størst betydning i et samfunnsmessig perspektiv: Eksempelvis Nybygg med mange nye boenheter i en eksisterende bebyggelsesstruktur + offentlige symbolbygg, Nær offentlige rom, ivaretakelse av kulturminnevern. Prinsipielle saker som kan få store konsekvenser for mange andre saker (definerer hvor vi skal "legge lista" fremover i hht. bokvalitet/visuelle kvaliteter) Faktorer som vanskeliggjør saksbehandlingen nedover: Fra det enkleste når tiltaket er i tråd med aktuelle veiledere (balkongveiler, loftsveileder…) Til de sakene der det er sektorinteresser og evt grad av motstrid mellom disse Kulturminne, samferdsel, naturmangfold…markaloven Plangrunnlag; fra nyere og mye brukte til eldre, lite brukte og uklare planer Privatrettslige forhold, fra kjente og avklarte problemstillinger til nye og uavklarte. Retningslinjer; fra tydelige og avklarte vurderingskriterier for problemstillingen til høy grad av ny tolkning av regelverk/rammer.

Hvor ser vi forbedringspotensialet Kategorisering av saker som hjelp til å styre innsats Faglig policy for å lette ressursbruken på avklaringer Pilotering av Lean som arbeidsmetodikk Tiltak for å få mer komplette søknader 8

”Ikke alt er hugget i stein” Fagkompetanse og skjønnsutøvelse nødvendig Byggesak er mye faglig skjønnsutøvelse – hvordan kan vi da veilede og saksbehandle enhetlig? Skjønnet utøves best kollektivt med en tverrfaglig sammensetning av kompetanse – ingeniører, arkitekter, samfunnsvitere, jurister osv.….. Enhetlig skjønnsutøvelse oppnås når det er fastlagt kriterier i forkant for hva man skal vurdere En faglig policy gir føringer for skjønnsutøvelsen, et sett med ”knagger” å vurdere i forhold til – ingen absolutter! Jeg vil vise et eksempel på en faglig polilcy som vi har laget for å forenkle saksbehandlingen innenfor et område, vi har flere for eksempel: vurdering av fravik fra krav til energibruk på eksiterende bebyggelse - internett.

Hvorfor trenger vi en faglig policy Hvorfor trenger vi en faglig policy? Tilstrekkelig bokvalitet ved endring av tilleggsdel til hoveddel i eksisterende bebyggelse Lovgivning stiller krav til bokvalitet ved nybygg, kravene er ikke tilpasset omdisponering av areal i etablert bebyggelse Kravene i TEK er ofte funksjonskrav som gir stort rom for skjønn tilstrekkelig størrelse og romhøyde tilfredsstillende tilgang på lys tilfredsstillende utsyn Veiledning til TEK gir anvisning og anbefaling – men er ikke bindene Vi har ulik praksis og bruker mye tid på å drøfte nivået på krav til bokvalitet fra sak til sak Fylkesmannen har opphevet noen av etatens avslag, med henvisning til at kravene er oppfylt (og da er de ikke iht. det som er anbefalt i veilederen til TEK) Fylkesmannen har også gitt oss medhold i krav om bedre planløsning

3 nivå avgjør graden av ”strenghet” Del av underliggende/ overliggende boenhet Avgjørende er hvor stor del av boligen som bruksendres Nivå 2 En til to nye boenhet i eksisterende bygning (ikke nybygg) Bokvalitet er summen av takhøyde, lys, utsyn og planløsning. Små leiligheter (studenthybel) mindre strengt enn store "familieleiligheter” Nivå 3 Flere enn to nye boenheter i eksisterende bygning og nybygg Som veilederen til TEK stort sett Mange faktorer avgjør om et tiltak oppnår tilstrekkelig bokvalitet - summen av disse avgjør i hvor stor grad tiltaket oppfyller sin funksjon og innehar tilstrekkelig bokvalitet.

Hvor ser vi forbedringspotensialet Kategorisering av saker som hjelp til å styre innsats Faglig policy for å lette ressursbruken på avklaringer Pilotering av Lean som arbeidsmetodikk Tiltak for å få mer komplette søknader I en av de seks enhetene i Avdeling for byggprosjekter har vi ”kjørt” et 1 årig pilot prosjekt på å etablere Lean som arbeidsmetodikk. Prosessforbedring er noe vi har jobbet med lenge, men vi ønsket å prøve Lean som et ”gjennombruddsprosjekt” hvor vi har tro på elementet om det skal etablere en kultur for forbedring helt ned til medarbeidernivået. Det saker sendt inn til enheten Bolig Nord som vi har pilotert på. Jeg har ikke tid til å gå inn i hva vi har gjort, men vil kun vise noen av resultatene som piloten viser, særlig fra august og utover 12

Det har tatt forholdsvis lang tid å jobbe med restansene, men fra og med august ble det fattet flere vedtak på leansaker enn ankomster* Rosa og gul viser fattede 1. gangs vedtak til sammen. Når vi startet i mars var det 5 etter lean og 25 saker mottatt før 1.3 Rundt 1. september ser dere at vi produserer flere enn det som kommer inn og treden holder seg. I agust hadde vi 80 saker som ikke var fordelt til saksbehandler, og som hadde ligget alt for lenge. Nå er det 8 saker igjen. Dette indikerer at vi vil oppleve en gradvis reduksjons av saksbehandlingstiden i perioden fremover… 13 * Se egen excelfil for analysegrunnlag 13

Dette underbygges av at brukerne de siste perioden har opplevd en betraktelig raskere respons fra PBE sammenlignet med samme periode i fjor* Her ser dere da at gjennomsnittlig tid fra mottatt sak til mangelbrev eller vedtak er 22,5 dager i oktober mot 79,2 dager i 2011 samme måned – 70% reduksjon Tiden fra søknad er mottatt til vedtak fattet eller mangelbrev sendt var i oktober over 70% kortere i sammenlignet med i 2011 14 * Se egen excelfil for analysegrunnlag 14

Hvor ser vi forbedringspotensialet Kategorisering av saker som hjelp til å styre innsats Faglig policy for å lette ressursbruken på avklaringer Pilotering av Lean som arbeidsmetodikk Tiltak for å få mer komplette søknader 15

Behov for tilleggsdokumentasjon ”Mangelbrev” Et ressurssluk! mye tid brukt på gjennomgang av søknader og det å skrive mangelbrevet telefonhenvendelser på mangelbrevet etterpå utsettelse av frister manglende dokumentasjon sendes inn litt etter litt saksbehandler sette seg inn i saken to ganger Gjennomgang av 420 saker med mangler i april viste mangler i 48% av sakene: Ber vi om for mye, kan vi veilede bedre i forkant?

Topp 5 mangler Hva var det som forekom oftest Tegninger ny situasjon mangler snitt/plan/fasader (22,8 %) Kvaliteten på tegninger krav: fagmessig utført, i målestokk, vise den berørte bygningen i sin helhet (17,8 %) Redegjørelse mangler (17,1%) Manglende dispensasjonssøknader (14,8%) Feil i grad av utnytting (14,3%)

Kart og tegninger Etatens veiledning på internett Informasjon om hva som er vesentlig for byggesaksbehandlingen må formidles bedre Informasjon vil bidra til bedre kvalitet på tegningsmaterialet som sendes inn, og dermed færre mangelfulle søknader Det er tatt i bruk illustrasjoner og gode eksempler for å beskrive kravene til: Situasjonsplan, snitt, fasadetegning, plantegning Hver tegnings type er illustrert med flere eksempler Nyttig for brukeren og nyttig for oss!