Samdok og Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14 Samdok og Arkiv i e-forvaltning KDRS-samling 14. november 2013 Hans Fredrik Berg, Riksarkivet

Innhold Bakgrunn Samdok Arkiv i e-forvaltning Riksrevisjonens rapport 2010 Arkivmeldingen 2012 Arkivverkets strategi 2014–2017 Samdok Mål Organisering Arkiv i e-forvaltning Alle dokumenter det henvises til finnes på Samdok-bloggen samdok.com 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Riksrevisjonens rapport ”manglende sikring og tilgjengeliggjøring av arkivmaterialet gir risiko for at mye bevaringsverdig dokumentasjon går tapt” Få elektroniske systemer er laget med tanke på bevaring Manglende tilsyn og oppfølging av tilsyn Kritikk av Arkivverkets arbeid overfor kommunal sektor. 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Arkivmeldingen Helhetlig samfunnsdokumentasjon der arkiver fra alle samfunnssektorer utfyller hverandre Mer offensiv satsing, særlig på områder som Privatarkiver Kommunale arkiver Arkivdanning Digital tilgjengelighet Større vektlegging av arkivarbeidet utenfor staten og Arkivverket 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Riksarkivarens oppfølging Inviterer til et bredt samarbeid både for å utforme og iverksette en helhetlig nasjonal arkivstrategi. Økte ressurser til de tre satsingsområdene privatarkiv, kommunale arkiv, samt arkivdanning og e-forvaltning. Samordnet under Samdok Arkivverkets strategi 2014–2017 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Strategi 2017 – hovedmål Sikre helhetlig samfunnsdokumentasjon. Arkiver fra statlig, kommunal og privat virksomhet utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Arkivverket skal bidra til at disse arkivene blir sikret og bevart, slik at de samlet dokumenterer det norske samfunnet på en helhetlig måte. Øke bruken av arkivene. Arkivverket skal legge til rette for å øke publikums bruk av arkivmateriale. For å oppnå dette skal kildemateriale tilrettelegges og gjøres digitalt tilgjengelig, og vi skal yte gode og hensiktsmessige brukertjenester. Arkivene skal aktivt formidles som en samfunnsressurs som fremmer opplevelse og kunnskap. Utvikle fellesløsninger for arkivsektoren. Arkivverket skal være en pådriver og koordinator for arkivutvikling i et bredt regionalt og nasjonalt arkivsamarbeid. Vi skal utvikle metoder og ta i bruk verktøy for å håndtere arkivdanning, bevaring og brukertjenester på arkivmateriale fra offentlig og privat virksomhet. 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Strategi 2017 – gjennomføring Samarbeid 37 innspill til strategien fra eksterne samarbeidspartnere Strategisk samarbeid i oppfølgingen Prioritering i samråd med samarbeidspartnere Fellesløsninger i samarbeid med hele arkivsektoren 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Samla samfunnsdokumentasjon SAMDOK Kommunale arkiv Privatarkiv Arkiv i e-forvaltning 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Samdok – organisering Samdok Kommunale arkiver Privatarkiver Ansvarlig: Gunnar Urtegaard, Avdeling for bevaring og tilsyn Kommunale arkiver Leder: Anna Malmø-Lund, Seksjon for bevaring og kassasjon Privatarkiver Leder: Ellen Røsjø, Seksjon for privatarkiver Arkiv i e-forvaltning Leder: Hans Fredrik Berg, Seksjon for elektronisk arkivdanning 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Strategigrupper 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Samla samfunnsdokumentasjon ”Målet gjeld uavhengig av om arkiva er skapte av statlege, fylkeskommunale eller kommunale organ, av private bedrifter, organisasjonar eller privatpersonar. Målet skal medverke til ein samla samfunnsdokumentasjon. I dette ligg at ein skal ta vare på og tilgjengeleggjere bevaringsverdige arkiv frå alle samfunnssektorar, slik at dei samla kan dokumentere samfunnet og samfunnsutviklinga på ein fullgod måte.” 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

… fra ulike vinkler ”Arkiva frå statleg, kommunal og privat sektor viser samfunnet frå ulike vinklar og ståstader, og dei utfyller kvarandre som kjelder til eit heilskapleg bilete. Som direkte spor etter dei handlingane og hendingane som har gått føre seg, dokumenterer arkiva ei rekkje aktivitetar og prosessar som er sentrale element i samfunnsutviklinga.” 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Kommunale arkiver ”Arkivverket skal bruke eit breitt spekter av verkemiddel i ein målretta aktivitet for at arkivarbeidet i kommunar og fylkeskommunar skal oppfylle reglane i arkivlova og arkivforskriftene. I dette arbeidet må det leggjast vekt på eit nært samspel og samarbeid med dei arkivfaglege miljøa og institusjonane som er etablerte i kommunal sektor.” ”Massedigitalisering ... Også her kan det vere aktuelt å etablere meir eller mindre sentraliserte løysingar, eventuelt i eit samarbeid mellom statleg og kommunal sektor.” 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Privatarkiv ”Departementet legg til grunn at Riksarkivaren med utgangspunkt i ansvaret han er tildelt etter arkivlova, konkretiserer nivået for bevaring av privatarkiv i Noreg. Konkretiseringa av nivået bør skje i samspel med andre viktige aktørar på arkivområdet, både organisasjonar og institusjonar.” ”På dette grunnlaget bør Riksarkivaren utarbeide ein ny strategi for privat-arkivarbeidet i Noreg. Strategien bør basere seg på eit breitt samarbeid over heile arkivområdet – inkludert å utnytte dei vilkåra som ligg føre for eit samspel med aktørar i privat sektor.” 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Arkiv i e-forvaltning Felles utfordring – digitalt skapt materiale ”Her blir det profesjonelle arkivmiljøet verda over utfordra på eit heilt grunnleggjande plan. Korleis skal ein definere arkiv på ein fagleg underbygd og på same tid operasjonell måte, og kva for metodar skal ein bruke til å fange opp og bevare digital dokumentasjon over tid i autentisk og tilgjengeleg form?” ”I den samanhengen er det avgjerande korleis arkiva blir til, dvs. kva som blir fanga opp og lagra, og korleis materialet blir lagra og handtert i den første fasen.” ”Arkivskapinga er derfor ein sentral del av heilskapsbiletet, ettersom arkivskaping er grunnlaget for seinare bruk av arkivmaterialet. Dette gjeld både som del av den samla samfunnsdokumentasjonen i den fasen der bruken er mest aktiv, og som grunnlagsarbeid for all seinare bruk av arkivmaterialet.” 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Arkiv i e-forvaltning – Innhold Utgangspunkt Gjennomføring Elementer i e-forvaltningen Mulige fokusområder Revisjon av regelverket Arkivdanning Videreutvikling av Noark Ikke-records Periodisering Klargjøring av arkivuttrekk Deponering Depotfunksjoner Tilgjengeliggjøring 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Utgangspunkt Riksarkivarens notat om oppfølging av arkivmeldingen, 9. januar 2013 Gunnar Urtegaards notat ”Arkivmeldingen – Helhetlig samfunnsdokumentasjon”, januar 2013 Eksterne innspill til Arkivverkets strategi 2017 Strategigruppens prioriteringer Helhetlig perspektiv på arkivmateriale fra arkivdanning og bruk hos arkivskaper til tilgjengeliggjøring i depot Fokus på arkivskapernes behov 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Gjennomføring Strategigruppen prioriterer fokusområder Det etableres arbeidsgrupper eller prosjekter på de høyest prioriterte fokusområdene (3-5) Koordinering med de andre Samdok-prosjektene, siden e-forvaltning angår både kommunale arkiv og privatarkiv 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

E-forvaltning Arkivverket som forvaltningsorgan Digitalisering av egen virksomhet elektronisk saksbehandling elektronisk mottak, behandling og tilgjengeliggjøring av arkivmateriale Arkivverket som arkivmyndighet Tilrettelegging for digitalisering av arkivskapernes virksomhet bidra til at arkivet er en ressurs i den interne virksomheten Tilrettelegging for digitalisering av arkivinstitusjonenes virksomhet 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Saksbehandling Saks- Forvaltnings-organ behandling Saksbehandling: Dokumentbehandling Fagsystem Arkiv (records management) Saksgang (dokumentflyt) Dokumentfangst: Manuell journalføring Integrasjon mellom arkiv- og fagsystem 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Digitalt førstevalg Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Saks- behandling Forvaltnings-organ Kommunikasjon: E-post med publikum EDI med næringsliv og forvaltning SvarUt Digital postkasse (for post ut) Dokumentfangst: Integrasjon mellom e-post og arkivsystem 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

El. tjenester Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Saks- behandling Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Publikumstjenester: Nettsteder Selvbetjening Næringslivstjenester: Innrapportering Dokumentfangst: Automatisk journalføring 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Samhandling Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Saks- behandling Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Samhandling Samhandling: Saksbehandling på tvers av organisasjoner Multiproveniens => funksjonell proveniens? Dokumentfangst: Automatisk journalføring (Noark-hode) 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

E-forvaltning Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Saks- behandling Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Samhandling Samhandling: Avlevering/deponering Publikumstjenester: Formidling Søk og innsyn Depotinstitusjoner er også organ i den elektroniske forvaltningen Tjenester Depotinst. 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

E-forvaltning Tjenester Kommunikasjon (digitalt førstevalg) Saks- behandling Forvaltnings-organ Forvaltnings-organ Samhandling Samhandling: Avlevering/deponering Spesielle ordninger for arkivskaperne? Sømløs aksess til materialet Publikumstjenester: Formidling Søk og innsyn Depotinstitusjoner er også organ i den elektroniske forvaltningen Tjenester Depotinst. 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

E-forvaltning Tjenester Tjenester Forvaltnings-organ Tjenesteorientering Tjenester Depotinst. 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Informasjons-tjenester Arkivdanning Journal-føring? Journal-føring Tjeneste ERMS Journal-føring Journal-føring Journal-føring? ”Fagsystem” ”Fagsystem” Journal-føring Informasjons-tjenester Depot 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013

Takk for oppmerksomheten! Husk Samdok-konferansen om Arkiv i e-forvaltning på Gardermoen 3.-4. desember! Informasjon på http://samdok.com 14.11.2013 KDRS-samling 14.11.2013