Hvordan gjør vi anskaffelser til UiT?

Agenda Organisering av innkjøp ved UiT Budsjettdisponents ansvar Bruk av innkjøpsordre (IO) Rammeavtaler E-faktura fra 01.07.12 Hjemmeside Innkjøp 04.04.2017

Organisering av innkjøp ved UiT Underlagt Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (LOA og FOA) ØA har et overordnet innkjøpsfaglig ansvar Innkjøpsstrategi, instrukser og regler, rammeavtaler, elektroniske innkjøpssystemer Anskaffelser over 500 000 eks mva (anbud) Fakultet/enhet har selv ansvar for anskaffelser under 500’ Innhente tilbud  bestilling 04.04.2017

Budsjettdisponents ansvar Ansvar for at den enkelte disposisjon/transaksjon skjer i henhold til gjeldende budsjetter, planer og vedtak, og i samsvar med gjeldende lover, regler og avtaler. Retningslinjer for utøvelse av fullmakten http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_document_id=159650&p_dimension_id=88210&p_menu=42425 04.04.2017

Innkjøpsattestants ansvar Skal ha det faglige ansvaret for attestasjon av innkjøpsordre og faktura Konteringsstreng – korrekt? Konkurranse – tilstrekkelig dokumentert? Konkurranse – korrekt utført? Varemottak/registrering utført? Anbefaling til BD  BD tar beslutningen! 04.04.2017

Budsjettdisponentens ansvar Budsjettdisponent tar den endelige beslutning har det utøvende ansvar Budsjettdisponent også ansvarlig for at underliggende anskaffelsesprosess er i henhold til lover og regler Forskriftsendringer – konsekvenser! 04.04.2017

Bruk av innkjøpsordre Alle kjøp være forhåndsgodkjent av BD før de gjennomføres ref. «Bestemmelser om økonomistyring i staten Bruk av innkjøpsordre gir mange fordeler: Oversikt over godkjente anskaffelser Automatisk bokføring under 50 000,- Sikre merkantile forhold som leverings- og betalingsbetingelser Fullmakt til å gjøre en anskaffelse 04.04.2017

Status – bruk av innkjøpsordre 04.04.2017

Status Ca 40-50 000 fakturaer pr år Bruk av innkjøpsordrer Under 100 000 46 % Mellom 100’ – 500’ 63 % Over 500 000 18 % 04.04.2017

Andel – bruk av innkjøpsordre 04.04.2017

Rammeavtaler Forpliktende for de varer eller tjenester som ligger i avtalen. Konkurranseprinsippet er ivaretatt Krav om innkjøpsordre. Kjøpet skal være forhåndsgodkjent! Oversikt på https://uit.no/innkjop 04.04.2017

E-faktura Leverandører av varer eller tjenester skal sende elektronisk faktura/kreditnota i EHF-format til UiT, uansett størrelse på leveransen.  I ny versjon av innkjøpsordren er dette kravet ivaretatt. 04.04.2017

Mer informasjon Hjemmesiden til Innkjøpstjenesten Http://uit.no/innkjop UiTs anskaffelsespolicy samling av de instrukser, retningslinjer og maler ansatte ved UiT skal forholde seg til ved anskaffelse av varer og tjenester. 04.04.2017

En liten oppsummering av Lovens grunnprinsipper 04.04.2017

Grunnleggende prinsipper Konkurranse Likebehandling Etterprøvbarhet Forutberegnelighet Proporsjonalitet – krav skal stå i rimelig forhold til omfanget av anskaffelsen 04.04.2017

Konkurranse Krav om konkurranse for alle anskaffelser Få unntak; tolkes strengt Gyldig rammeavtale som følge av konkurranse oppfyller konkurransekravet Utenfor rammeavtale – enkeltstående kjøp skal konkurranseutsettes hver gang; kun prosedyreform som endres 04.04.2017

Likebehandling Lik tilgang til relevant informasjon (unntak – konkurransesensitiv informasjon fra tilbud) for leverandører som er invitert eller har gitt tilbud Like muligheter for leverandørene til å utforme tilbud, få tilstrekkelige frister, forhandle, etc. Ikke diskriminere mht lokal tilhørighet 04.04.2017

Etterprøvbarhet Konkurranser skal være gjennomsiktlige og etterprøvbare Krever dokumentasjon av konkurranse Skriftlig dokumentasjon arkiveres i ePhorte; slik at etterprøving ved internkontroll eller forespørsel fra Riksrevisjonen enkelt kan gjennomføres ved henvisning til saksnummer. 04.04.2017

Forutberegnelighet Sammenheng mellom det vi sier at vi skal gjøre, og det vi gjør Krav og tildelingskriterier må være konsistente før og etter mottak av tilbud Innebærer at tilbudsforespørsel må være nøye gjennomtenkt – bordet fanger! F.eks: Hvis forespørselen oppgir et volum, må man forholde seg til det i evalueringen etterpå 04.04.2017

Og husk…… Innkjøpstjenesten er aldri langt unna  Merethe Berger Håkonsen, Innkjøpssjef Tlf. 46899 Kristin Gjerde Ødegården, Førstekonsulent Tlf. 23243 Susanne Nyseth, Førstekonsulent Tlf. 45848 04.04.2017