Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO Arkivmøte 11. juni 2013 Status Rett i Mappa – Arkivprosjektet VIGO FOT samarbeidet v/Kari Skjølberg Daglig leder i FOT

Daglig leder i FOT 2 års prosjektstilling som startet 1. juni 2012 Integrasjoner Rett i mappa Nytt prosjekt er integrasjoner av IOPer til sakarkiv

FOT-samarbeidet – overordnet mål Bedre tjenester for våre innbyggere Bedre løsninger for våre brukere Kostnadseffektive løsninger Produktivt og kostnadseffektivt samarbeid

FOT-fylkene Finnmark fylkeskommune Nord-Trøndelag fylkeskommune Sør-Trøndelag fylkeskommune Oppland fylkeskommune Vestfold fylkeskommune Vest-Agder fylkeskommune

Bakgrunn FOT-samarbeidet Starte som et samarbeid i 2008 mellom 6 fylkeskommuner om felles kravspesifikasjon for sakarkiv systemet P360 – en fylkesoptimal løsning Utvikle integrasjoner sammen for å Journalføre arkivverdige elevdokumenter Bedre kvalitet og gjenfinning Spare kostnader på utvikling og testing

Prioriterte områder i FOT-avtalen Optimal anvendelse og utnyttelse av funksjonalitet i eksisterende løsning Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer Informasjonsdeling ved å gjøre dokumenter tilgjengelig for brukere og samarbeidspartnere Løsningens funksjonalitet og utforming

Dokumentfangst av arkivverdig informasjon, herunder integrasjon med fagsystemer Hovedmålet med prosjektet er å utvikle og produksjons-sette en integrasjon fra BizTalk mot sakarkivsystem BizTalk-integrasjonsløsning henter data fra et eller flere fagsystemer Løsningen gjøre arkiveringsprosessen mer kostnadseffektiv med nødvendig kvalitet og sikkerhet på dataoverføringen. Det er store mengder dokumenter som i dag arkiveres med manuelle rutiner, og gevinstpotensialet er følgelig stort med en automatisert integrasjon

fortsetter…. Prosjektet har utviklet en løsning som rendyrker konseptet med bruk av BizTalk og WebService mot alle fagsystemer. Det det er utviklet en generell modul (Importsenter) i arkivsystemet P360 som tilbyr en WCF-Service. Denne skal kunne ta imot data for arkivering fra et antall fagsystemer og aggere med logikk tilpasset for hvert enkelt avgivende fagsystem.

Arkitekturprinsipp Fagsystem Bestilling/krav til leverandør WS som trekker data ut av fagsystem og kan avleverer data til BT. Ta i mot data. SOA – BizTalk løsning Så generisk at den med få tilpasninger kan hente data fra nye fagsystem Sakarkiv løsning Importsenter som parametersettes av kunde ved ny integrasjon

Løsningen Fagsystem Web service BizTalk P360 WS

Ny BizTalk modell

WS WS WS SOA (Biztalk) WS WS Importsentret FOT-P360 Fagsystem 3 (Extens) Fagsystem 2 (Vigo) Fagsystem 4 (Skolearena) WS WS WS Fagsystem 1 SOA (Biztalk) Fagsystem 5 (Its Learning) WS WS Importsentret FOT-P360

Hva er Rett i mappa Integrasjon fra Extens, Skolearena, SATS og etter hvert IT’sLearning tilP360. Hvilke dokumenter er det som overføres fra fagsystemene til sakarkivsystemet i Rett i mappa prosjektet? Varsel Karakterutskrift Vitnemål

Hvordan skjer dokumentfangsten?

Gevinster – rett i mappa Bedre kvalitet og service. Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler. Besparelser (gevinst/nytteverdi) For 7.500 elever i den videregående skolen i Oppland genereres hvert år 30.000 varsler og 15.000 kompetansebevis. Beregnet arbeidstid min 6 min pr. dokument ved manuell håndtering For 45.000 dokumenter blir det 5.000 timer i året til en kostpris på kr. 600/time utgjør dette 3 mill i året i spart arbeid for de videregående skolene i Oppland.

Dokumentasjon av løsningen VIGO integrasjon Kravspesifikasjon Designdokument Testdokumentasjon Dokumentasjon av løsningen

Funksjonell kravspesifikasjon fra Vigo til sakarkivsystemets elevmappe Dokument / hendelse Dokumenttittel Søknad på særskilt grunnlag Søknad om inntak til særskilt prioritert utdanningsprogram Svar på søknad på særskilt grunnlag Vedtak om inntak til særskilt prioritert utdanningsprogram Søknad om vg-opplæring / Søknad om videregående opplæring Søknaden som ligger til grunn for selve inntaket Søknadsønske ved inntakstidspunktet Fellesinntak vedtak om inntak Vedtak om inntak Elevens svar på inntaket Svar på inntak

Teknisk kravspesifikasjon IKT-Strategi Retningslinjer for integrasjoner i STFK

Design dokument Use case Beskrivelse Resultat UC01 Automatisk overføring av alle avgangselever fra grunnskolen i desember til Vigo etter at nytt skoleår er opprettet og søkernes navn og adresse har vært vasket mot folkeregisteret. Metadata blir sendt neste gang HentdataForArkivering kalles fra BizTalk-løsningen. Deretter vil LagreStatusArkiverteData kalles for å oppdatere status i fagsystemet. Status (overført arkiv eller ikke overført til arkiv) skal også vises i brukergrensesnitt i fagsystemet. Data som er overført til P360 skal ikke taes med ved neste kall av HentDataForArkivering. Data som ikke er overført til P360 skal manuelt fra brukergrensesnittet kunne forsøkes overføres igjen. UC02 Brukstilfelle: Inntaksadresse endres i Vigo Søker eller saksbehandler endrer søkers inntaksadresse (Gate, postnr, kommune) Ved hemmelig adresse i Vigo skal dette erstattes med: Gateadresse: Inntakskontoret Posnummer: 7004 Poststed: Trondheim. Adresse endres i P360. Evt hemmelig adresse erstattes med adresse til inntakskontor.

Test dokumentasjon 2.2.6 Søknad om vg- opplæring - fellesinntak ID Test (Beskrivelse av hva som testes) Aksjoner & Input Data (Beskrivelse av hvordan testen utføres og med hvilken input) Forventet resultat Oppnådd resultat Aksjoner Godkjent (navn og dato) 2.2.6 Søknad om vg- opplæring - fellesinntak Søknaden om inntak (fellesinntaket) kan overføres til P360 etter 1. mars. Kvitteringsbildet (vedlegg 3) skal over i P360 som PDF/A. Søknad blir hoveddokument og kvitteringsbildet vedlegg Her blir det bare ett dokument – og det er kvitteringsbildet. Elevmappe finnes Kontakt verken opprettes eller oppdateres Dokument overføres og arkiveres Status oppdateres i Vigo Det er kvitteringsbildet som kommer over i P360 og det er godkjent   Overføres 2. mars Tittel på dokument i P360 endres fra «Søknad» til «Vigosøknad skoleåret 2013/2014» Tittel endres hvert år. OK 28.11.2012

Hvorfor integrere Manuell overføring er lite effektivt og en stor feilkilde. Derfor er det nødvendig med integrasjoner for å effektivisere dataoverføringer og å fjerne feilkildene.

Gave til brukerne

Gevinster – Integrasjon mot Vigo Bedre kvalitet og service. Håndtering av dokumentasjonen i henhold til Riksarkivets krav og lover og regler. Besparelser (gevinst/nytteverdi) I forbindelse med opptak av elever genereres det ca 100.000 til 150.000 transaksjoner i Sør-Trøndelag Beregnet arbeidstid min 10 min pr. dokument i manuell håndtering For 150.000 transaksjoner blir det med beregnet manuell arbeidstid på 10 min pr transaksjon i overkant av 8 årsverk. Hvis ett årsverk utgjør kr 500.000 så er gevinsten ca 4.5 mill i året Gjenfinning av dokumenter Avverge mulige rettsaker