Inntaks- og formidlingskonferansen september 2013

Presentasjon om: "Inntaks- og formidlingskonferansen september 2013"— Utskrift av presentasjonen:

1 Inntaks- og formidlingskonferansen 18.-19. september 2013
Daglig leder Vigo IKS Brynjulf Bøen

2 Agenda SAS anskaffelsen Sentralt mottak- og implementeringsprosjekt
Arkivprosjekt Prosjekt PAS/PGS lokal Revitalisering av Vigo Vigoportalen KD nytt Nedetid på Økonomi Nytt informasjonsnettsted –

3 SAS-anskaffelsen Arbeid utført april - august 2013
- Prekvalifisering av 4 leverandører - Etablering av «Kjerneteam» - Møter med fylkesteamene - Forberede dialoger med leverandørene - Gjennomført 16 dialogmøter med leverandørene Ferdigstillelse av kravspesifikasjoner - Klargjøring av kontrakter/dokumenter i forbindelse med innhentingen av tilbud - Endelig konkurransegrunnlag sendt ut 9. august

4 SAS-anskaffelsen Fremdriftsplan
- Arbeid med å etablere et «Sentralt mottak- og implementeringsprosjekt» - Produksjon av en «Innføringshåndbok for nytt SAS» - Tilbudsåpning 23. september - Evaluering av tilbudene - Valg av leverandør 24. – 31. oktober - Undertegning av en, Rammeavtale Vigo IKS - Oppstart av SAS arbeidet, årsskifte!

5 Sentralt mottak- og implementeringsprosjekt
- Det arbeides med å etablere et «Sentralt mottak- og implementeringsprosjekt» - Fylkeskommunene/Oslo kommune må også etablere egne «Lokale mottak- og implementeringsprosjekt» - En egen prosjektorganisasjon med spesifikke roller - Eksterne og interne ressurser - Innleie fra fylkeskommunene/Oslo kommune - Utviklingstiden er avhengig av valgt leverandør - Pr. i dag; Utrulling av nytt SAS frem til og med 2017

6 Konverter av data - Konvertering av data i forbindelse med overgang
til nytt SAS blir et eget prosjekt - Det er utformet et eget dokument i SAS anskaffelsen - Overordnet mal for hvert system - Noe data overføres i forbindelse med prosjektet, resten må fylket selv ta ansvar for - Leverandører kan utvikle spesielle løsninger for elektronisk overføring til arkiv - Oppstart tidlig 2014

7 Arkivprosjektet - Arkivprosjektet ruller videre
- Alle skal fylkene skal med - FOT samarbeidet har god fremdrift - Overføringer fra Extens, SATS og Vigo - Flere systemer kommer med etterhvert - Vigo IKS prøver å få til et tilsvarende samarbeid for ePhorte fylkene - Langsiktig arbeid da interessen er noe laber

8 Prosjekt PAS/PGS lokal
- Samarbeidsprosjektet Vigo IKS – UDIR/KD - Nytt sentralt system utvikles samtidig med lokal fylkeskommunal løsning - Arbeides på høygir slik at vi kan starte en «PILOT» like over nyttår - Målsetting er full produksjon fra 1. august 2014 - Egen bruker/utviklingsgruppe fra fylkeskommunene - Ansatt en egen PAS/Vigo administrator i 20% stilling

9 Utvikling av Vigo 2013 - Ny Vigo web
- Generell oppgradering (prosjekt ferdig 2014) - Prosjekt lokal til en sentral database - Videreutviklingspunkter i regi av faggruppene - Forbedre Vigo web på innsøking for voksne søkere(historikk) - pr. i dag 31 store/små prosjekter

10 Revitalisering av Vigo
- Ny Vigo web - Generell oppgradering av Vigo 2014 - Prosjekt lokal til en sentral Vigo database - Erstatte BRIO med ny løsning ! - Forbedre Vigo web på innsøking for voksne søkere(historikk) - Utrede ny løsning for OT - PPT verktøy

11 Nettportalen - www.vigoportalen.no
- Vigo IKS bygger en nettportal for å samle hele Vigo familien under en adresse - søkning og inntak - skolemodulen - bedriftsmodulen - kodeverk - informasjonsnettstedet til Vigo IKS - vilbli

12 KD-nytt - Ny inntaksforskrift pr. 1. september
- Vigo IKS ser på aktuelle systemendringer som må gjøres - Inntaksgruppa har ansvaret for arbeidet - Endringer i lovgrunnlaget for innhenting av personopplysninger i Vigo og UDIR - Høringsfrist; 6. desember - Vigo IKS har kommet med innspill til deler av arbeidet - Vigo IKS vil selv gi en tilbakemelding, samordning?

13 Nedetid på Vigo IKS beklager at vi igjen har hatt nedetid på ved flere tilfeller i juli og august/sept. - DDOS angrep - Oppdateringsfeil hos vår driftsleverandør IST Tiltak som skal iverksettes: - Rutiner skal fornyes - Forbedre varslingsrutiner, (ruting til egen side med info) - Nødnummer skal etableres hos IST - Se på ytterligere forbedringer rundt DDOS protection - Risiko- og sårbarhetsanalyse av system og organisasjon

14 Økonomi Representantskapet og styret for Vigo IKS har i september vedtatt; - Ny økonomiplan - Budsjett for 2014 - Oversikt på utgifter for 2014 er sendt fylkesutdanningssjefene

15 Nytt informasjonsnettsted – www.vigoiks.no
- Nettsted i forbedret utgave - Enklere administrasjon- og brukergrensesnitt - Tilgjengelig fra 30. september - Ruting fra i en periode - Begrenset bruk av pålogging - Vigo IKS sender inntakslederne en e-post på åpningsdagen