Treningsleir på Stiklestad Hotell - Forbedringsarbeid i egen bedrift Byggekostnadsprogrammet 27. – 28. oktober 2008 Sol Skinnarland, Faglig koordinator Lean Construction – NO Fafo-forsker

Agenda Introduksjon til planleggingsmetodikken Last Planner System Hvordan komme i gang med forbedringsarbeid i bedriften

Deres forventinger til treningsleiren Prosjektgjennomføring Planlegging Informasjon Økonomistyring Effektivisering Organisering Logistikk Prosjektkontroll Prosessgjennomføring Verktøy til forbedring Unngå feil og mangler Øke produktiv arbeidstid   Mennesker Samhandling Likeverdige parter Involvering Kundeforhold   Utført av

Deres forventinger til treningsleiren Planlegging Hva er det med planlegging som er så vanskelig å få til?

Skape dialog og sikre pålitelige avtaler!! Last Planner System Planleggingsmetodikk med hovedmål å skape økt flyt i produksjonen Gjennom å organisere planleggingen over flere planleggingsnivåer får riktig person fokus på riktig tidshorisont. Planlegging ved hjelp av pull i stedet for push Sunne arbeidsoppgaver Syv forutsetninger for å skape flyt i produksjonen dag tenker vi oftere i transaksjoner/arbeidsoperasjoner mindre i flyt vi oppbemanner når vi har mye å gjøre - vi får en for dårlig kapasitetsutnyttelse vi planlegger ikke i fellesskap –får for liten Forpliktelse! planlegge på kort sikt – det styrker påliteligheten i planleggingen ha fokus på å optimalisere flyt sørge for at aktiviteter kan gjennomføres når de trengs skape en arena for felles dialog for de som skal utføre aktivitetene gjennom ukemøter, lagsmøter osv, OG oppnå forpliktelse fra alle involverte Last Planner har flyt i produksjonen som målsetning. Systemet legger til rette for dette gjennom 3 (4) plannivåer fra en hovedplan til en rullerende ukeplan som det mest detaljerte plannivået. Last Planner bygger på pull – logistikk. I stedet for at fastsatte planer styrer hvilke aktiviteter som skal gjennomføres (push), trekkes aktiviteter fra ukeplanen. Planens pålitelighet styrkes ved kun å la sunne aktiviteter inngå i planen. Sunne aktiviteter er aktiviteter som kan og vil bli utført, ut fra opplysningene i Periodeplanen. Skape dialog og sikre pålitelige avtaler!!

LPS – syv forutsetninger for flyt Ytre forhold Informasjon Materialer Plass Forutgående arbeid Aktivitet ”En sunn aktivitet” Mannskap Utstyr Hva er en sunn arbeidsoppgave Den rullerende planleggingen i byggefasen er et løfte til resten av prosjektorganisasjonen om hva som VIL bli utført. Samtidig skal det som VIL bli utført også være et resultat av en planleggingsprosess som sikrer at det som VIL bli utført også SKAL og KAN bli utført. Dette innebærer at det som SKAL utføres, og det som VIL bli utført, planlegges innenfor begrensningene av hva som KAN bli utført. Hvorvidt en arbeidsoppgave KAN bli utført, er i dette systemet bestemt av om de syv forutsetningene er oppfylt. Kriteriet for at en bestemt arbeidsoppgave KAN utføres er dermed kun avhengig av om den person eller gruppe som SKAL utføre oppgaven, også fysisk er i stand til å gjøre det.

Plannivåer og planleggingsmetodikk Prosessplan (hele prosjektet) Kartlegger Periodeplan (6-8 uker frem) Tilrettelegger Sunne aktiviteter Ukeplan (1-2 uker frem) Svikt/ årsaker Avtaler PPU (Prosent Planlagt Utført) Grønn/rød Andre?

Koordinering av arbeidsprosessen Arbeidsplan Periodeplan Hovedplanens planlagte aktiviteter planlegges 6 uker fram Uke 1 Uke 2 Uke 3 Uke 4 Uke 5 Uke 6 Oppgaver Rullerende planlegging Del opp de planlagte aktivitetene i arbeidsoppgaver før de føres inn i periodeplanen Oppgavebuffer Sunn oppgave 1 Sunn oppgave 2 … Sunn oppgave n Analyse og klargjøring av oppgaver Oppretthold en oppgavebuffer med 2 ukers arbeid gjennom hele byggeprosessen Prosessplanen er den overordnede avtalen mellom entreprenørene om hvordan de vil gjennomføre byggeprosjektet – dels med hensyn til rekkefølge, dels med hensyn til bruk av tiden de har til rådighet. Forarbeidet består av en grundig gjennomarbeiding av hele prosessforløpet, så man ved hva som skal skje, men ikke når. Prosessplanleggingen skjer som regel ved hjelp av "Brown Wall"-teknikken, hvor hver entreprenør skriver sine aktiviteter på sin farge, og disse settes så opp i riktig rekkefølge på tavlen. Dermed får hver enkelt hånd om sin egen plan, og det arbeides fysisk med prosessen. Man skriver og sette opp og flytter lappene og tegner forbindelser osv. Alle parter som planlegger samles og koordinerer egne aktiviteter med de andre i felleskap. Skape forpliktelse!! Periodeplanleggingen er den egentlige produksjonsstyringen. Som plan er den et rullende vindu i prosessplanen. Vinduets lengde avhenger av type byggeprosjekt, men vanligvis er 5 – 8 uker passende. Planen er entreprenørenes avtale om hvordan produksjonen kan finne sted de kommende uker, og den er verktøyet til styring av byggeprosessens logistikk. Periodeplanen fastlegger, hva som kan skje. Periodeplanens formål er å: Bestemme arbeidsflyten Matche arbeidsmengde og ressurser/kapasitet Omforme prosessplanens punkter til aktiviteter Opprettholde en arbeidsbuffer med sunne aktiviteter Skape pålitelighet og fellesskap!! Det viktigste er ikke hvor mange uker man har inne på planen eller hvordan planen ser ut – det viktigste er at de rette personene har fokus på det rette tidsperspektivet! Hjelper oss å avdekke hindringer tidligere! Årsaks- og virkningsanalyse Hvorfor er planlagte arbeidsoppgaver ikke gjennomført? Alarmer koordinatoren for forhindringsanalysen

Sosiale forutsetninger for samhandling? Ytre forhold Informasjon Åpenhet/ærlighet Språk Produksjons- atferd Kommandolinjer ”samhandling” Tillit Insentiv/Motivasjon

Prosessplanlegging Dialog Se andre Skaper forpliktelser Hvorfor bruke denne teknikken? Alle fag får økt innblikk og bedre forståelse for hverandres operasjoner Lappeteknikk hjelper til å sette aktivitetene i riktig rekkefølge, visualisering Utfordringen ligger i å tidsette og bemanne aktivitetene riktig Dialog Se andre Skaper forpliktelser

Hva nå – hvordan komme i gang?

Hvordan gjennomføre forbedringsprosesser? 1. Problemavklaring Behov Hensikt Diagnose •Hva slags type produksjon? – Produktet – Produksjonsprosessen – Produksjonssystemet •Hva er problemet? – Interne overleveringer (mellom fag, etc. ) – Underentreprenører, leverandører etc.) •Hva gjør vi? – Hva kan vi gjøre noe med? – Hva kan vi gjøre? – Hva ønsker vi å oppnå med det vi gjør? Klare mål som blir forstått, i tillegg til verdigrunnlag og visjoner, informasjon Hovedproblem i gjennomføring av forbedringsprosesser er manglende felles forståelse av problemstillinger og målsettinger All endring starter med en erkjennelse av at situasjonen ikke er tilfredsstillende – erkjennelsen må inn i en beslutningsprosess

Hvordan gjennomføre forbedringsprosesser? 2. Forankring Ledere Mellomledere ansatte •Hva skal forbedringsarbeidet forankres i? – Forbedringsgruppe, forandringsleder – Bredt sammensatt gruppe – Klart mandat, ressurser •Hva er forandringsgruppas funksjon? – Pådriver i forandringsarbeidet – Drøfte problemstillinger, prioritere innsatsområder, definere opplegg og evaluere forandringsarbeid – Testpanel for nye ideer, uenigheter som måtte komme m.m.

Hvordan gjennomføre forbedringsprosesser? 3. Systemutvikling • Behovskartlegging – Hva fungerer og hva fungerer ikke med slik vi gjør det i dag? •Det nye systemet – Hvilke prinsipper skal det nye systemet baseres på? – Har vi noe som ligner – allerede? – Hvilke problemer vil vi støte på mht. å ta det nye systemet i bruk? • Lokale tilpasninger – Hvilke tilpasninger mht. de nye prinsippene? Noe nytt? Utvikle eksisterende Systemer?

Hvordan gjennomføre forbedringsprosesser? 4. Utprøving Ressurser tid, kompetanse, utstyr, økonomi •Utprøvingen – Forandringsprosessen – steg for steg •De utprøvde – Særskilte fokusgrupper, i forhold til ny rolle/nye funksjoner •Hva vil utprøvingen av det nye systemet kreve? – Informasjon (hvorfor) – Opplæring (hvordan) Lag stor takhøyde for feil Samarbeid medvirkning

Hvordan gjennomføre forbedringsprosesser? 5. Evaluering Oppfølging støtte •Grad av måloppnåelse – Mål vi satte oss, i hvilken grad oppfylt? •Hva har vi lært? – Av endringsprosessen (+/÷)? •Neste skritt – Nye innsatsområder

Hvordan gjennomføre forbedringsprosesser? 6. Nettverk Faglig utvikling erfaringsutveksling •Hva har andre gjort? – Vi er ikke alene om dette problemet – Vi kan lære av hva andre har gjort

Men husk Dere vil møte motvilje Dere vil med stor sannsynlighet gjøre en del feil Dere må huske på at ting tar tid Start med prosjekter dere tror dere vil lykkes med Opplev små suksesser – bygg videre Ikke gi opp Bruk nettverket og andre utenfra om nødvendig Skap kultur for forbedringer