Digitalisering av tekniske arkiver IKT ORKidé Digitalisering av tekniske arkiver Sigurd Stangvik

Organisering Målsetning eBygg2009 Prosjekt Skanning av Eiendomsarkiv/Byggesaksarkivet

Organisering av IKT ORKidé IKT ORKidé er et formalisert interkommunalt samarbeid etter § 27 i kommuneloven

- felles løsninger for felles løft Gevinster for innbyggere, næringsliv kommunene, fylket Ønskede gevinster – MÅL Orkidéportal Andre virksomhets- områder Sak/arkiv E- forvaltning eBygg2009 Økonomi Helse omsorg Skole Strategisk anvendelse – innsatsområder OK OK IKT IT-infrastruktur (datarom etc.) Infrastruktur Bredbånd OK

UTFORDRINGER TIL KOMMUNENE I løpet av 2007 skal hver enkelt innbygger selv kunne velge om henvendelser fra og kommunikasjon med det offentlige skal skje elektronisk. I løpet av 2009 skal alle relevante interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide.

Den overordnede visjonen for prosjektet er at Norge skal utvikle verdens beste og mest effektive offentlige sektor. Dette skal gjennomføres i samarbeid mellom myndigheter, næringslivet og fagbevegelsen Målet med prosjektet er å oppnå bedre kvalitet og effektivitet i plan- og byggesaksbehandling, både i offentlig sektor og i næringslivet og prøve ut hensiktsmessige organisatoriske løsninger.  

Skanning av historisk byggesaksarkiv og eiendomsarkiv Skanning av kommunale planer Kart på Web

Hva kreves for elektronisk saksbehandling? S A system som støtter BYGGSØK Kommuneplan og reg. planer i elektronisk form (digtal el. scannet) Digitalt kart, scanning av alle innkomne dokumenter Innsyn via internett i egen/naboens byggesak Kommuneplan og reg. planer på nett. Byggekart og naboliste på internett/ direkte i BYGGSØK. Elektronisk arkiv Historisk byggesaks-arkiv i elektronisk form (scannet) (tegninger og dokumenter) Fullelektronisk saksbehandlingsmiljø Ekstern helelektronisk søknadsutarbeidelse Intern helelektronisk behandling av søknader Mottak via BYGGSØK

Digitalisering av teknisk arkiver Visjoner og målsetninger Økt tilgjengelighet Gevinstrealisering Økt sikkerhet Hevet kvalitetsnivå

Økt tilgjengelighet internt Mer informasjon enkelt tilgjengelig for mange flere Samle kilder, etablere et helhetlig arkiv med alle fag. Supplere fra kilder utenfor kommunen Legge til rette for full elektroniske Infoland-leveranser Muliggjøre elektronisk søknad og saksbehandling Gjenfinning av saker og dokumenter via kart, også ledningskart Søk på matrikkel, adresse, hjemmelshaver, registrerte beboere Gjenfinne dokumenter relatert til eiendommene, også fakturaer Finne og varsle beboere som ikke har levert vannmålerskjema Gjenfinne dokumenter ang. kommunens forpliktelser Gjenfinning av landbrukssaker via foretaksregisteret, driftsenhet (kobling mot Landbruksregistret, LIB, Gårdskart, VESPA), hjemmelshaver og BID

Økt tilgjengelighet eksternt Tilgjengeliggjøre dokumenter for bygninger, eiendommer og planområder i ”døgnåpen forvaltning” Gi innbyggere innsyn i egen eiendom, og evt. tilgang til saker som man er part i Enkelt kunne levere ut dokumenter Benytte MinSide Benytte internettkart på hjemmeside

Økt sikkerhet og forbedret kvalitet Kvalitetsheving og strukturering av informasjon Redusere personavhengighet mht. datakvalitet i arkivet Sikkerhet rundt at dokumenter blir arkivert korrekt. Ta grep om all tilvekst i arkivet, inkl. e-post Forbedre kvalitet på saksbehandling ved letter tilgang til flere opplysninger Brukeren har tilgang til gyldig og kvalitetssikret informasjon. Yte bedre service til kunder Etablere felles base for ”alle” dokumenter som kan benyttes av flere brukergrupper Eliminere feilarkivering etter utlån av mapper Harmonisere organisering i kommuner, fremme fagsamarbeidet (felles sak/arkiv system, økonomisystem og arkivtjeneste) Kompensere for informasjonstap når medarbeidere slutter/går av Oppfylle lover, regler og rutiner i fht. personvern, offentlighetslov etc.

Konkrete målsetninger Alle kommuner tar i bruk ePhorte fra 01.01.2008. Innføre periodeskille for elektronisk arkiv pr. 01.01.2008. Innføre elektronisk håndtering av nye dokumenter fra 01.01.2008. Digitalisere historiske arkiv for bygning, eiendom og planområde Digitalisere utvalgte øvrige arkiver I 2009 er det en målsetting at 75% av aktører med stort volum skal benytte elektronisk byggesøknad. (ref. e-Bygg 2009)

Nå-situasjonen – felles oppsummering

Digitalisering av teknisk arkiver Digitalisering - omfang

Strategi for digitalisering av tekniske arkiver Nye dokumenter fra 01.01.08 lagres i ePhorte. Tilvekst fra følgende kilder: Innkommende post (skannes) Egenproduserte dokumenter i ePhorte Egenproduserte dokumenter utenfor ePhorte (skannes) Søknader via Byggsøk-portalen E-post Prioriterte arkiver ryddes og skannes i perioden 2008-2010 Byggesaksarkiv Delingsarkiv Oppmålingsarkiv Målebrevsarkiv Landbruksarkiver relatert til eiendommer Stikkledningsarkiv Planarkiv Andre arkiver ryddes og skannes - i perioden 2010-2012 Arkiver for kommunale vei, vann- og avløpsanlegg Skogbruksarkiver, viltarkiver, landbruksbanksaker

Digitalisering - gjennomføring Alternativ 1 Etablere prosjektorganisasjon i Orkidè Heltids prosjektleder – ansvar for bla. fremdrift og kvalitet Felles opplæring av personell Etablere produksjonsanlegget Tilrettelegging og rydding utføres på 3 steder i regionen Kommunene avgir personell som dagpendler til nærmeste sted og/eller innleie på stedet. År 2008 - 2010: 10-13 personer År 2011 - 2012: 3-5 personer Alternativ 2 Dokumenter pakkes og transporteres til sentralt anlegg for skanning og etterarbeid År 2008-2010: 5-7 personer År 2011-2012: 2-3 personer Etterarbeid består bla. av registrering av nøkkelinformasjon, kvalitetssikring, sluttkontroll, pakking Alternativene utredes nærmere i høst

Usikkerheter Antall sider som skal skannes, - 30% til +10% Arkivenes beskaffenhet Valg av metodikk og teknisk løsning Kvalitetsnivå Omfang av storformatskanning Prosjektgjennomføringen Arbeidsmarkedet

Kart på Web og skanning Krav: Selvbetjening 24 timers tilgjengelighet Behov: Kart på web Digital planarkiv Digital byggesaksarkiv

Prosjekt utfordringer Forankring, engasjement og deltakelse fra kommunene Informasjonsflyt Ekstern finansiering, forholdsvis gode muligheter, men betingelsen er at kommunene engasjerer seg. Søke om skjønnsmidler for som kan brukes til økt omstillingsevne (vilje?) innenfor teknisk sektor

Takk for meg Sigurd.stangvik@sunndal.kommune.no