FBT Gevinstuttak ved tilsyn Plan- og byggesaksseminar i Tromsø 2. februar 2009 Hans Petter Grønås Follo Byggetilsyn

FBT - Hvordan det startet • Kommunene Ski, Oppegård, Ås, Frogn og Enebakk inngikk avtale våren 2005 om å etablere felles kontor for tilsyn i byggesaker. • Follo byggetilsyn ble startet 1. mai 2006 med Ski som vertskommune. • Nesodden kommune sluttet seg til samarbeidet i november 2006.

Formål • Formålet med tilsyn er i første rekke å påse at byggetiltak i kommunene oppføres i samsvar med bestemmelsene etter plan- og bygningsloven. • Etter intensjonen vil dette bidra til å hindre byggefeil og sikring av kvaliteten av bygg. • Sett i større sammenheng vil utstrakt tilsynsaktivitet bidra til å redusere de samfunnsmessige kostnader som følger av byggefeil. • Utstrakt byggetilsyn vil også i sum bidra til at vedtatte miljøpolitiske tiltak blir bedre ivaretatt.

Bemanning ved FBT • Avtalen mellom kommunene tilsier to ansatte. • Inntil videre en tilsynsleder ved kontoret.

Tilsynsform • Det er lagt til rette for å kunne gjennomføre tilsyn i flere former med ulikt omfang og innhold, med revisjonstilsyn som den mest omfattende. • I tillegg kan tilsyn gjennomføres henholdsvis som dokumenttilsyn eller inspeksjonstilsyn. • Omfang og innhold tilpasses for øvrig til det aktuelle tilsyn. • Alle de tre tilsynsformene er praktisert, med revisjonstilsyn som den mest brukte.

Arbeidsmetode - prinsipp • Tilsynsleder samarbeider med byggesaksbehandler og disse utgjør til vanlig tilsynslaget som sammen planlegger, gjennomfører og oppsummerer tilsynet. • Modell for tilsynet er i hovedtrekk hentet fra veiledningen, HO-2/2007 fra Statens bygningstekniske etat. • Det legges vekt på å avmystifisere tilsynet og å bygge tillit.

Framgangsmåte - revisjonstilsyn • Varsling og innkalling innkalling • Det gjennomføres intervju av representanter for ansvarlige foretak. • Intervjuet gjennomføres etter en oppsatt spørsmålsliste. spørsmålsliste • Intervjuet er lagt til rette for at foretaket selv å kunne identifisere eventuelle avvik og selv kunne formulere forbedringer i sitt foretakssystem.

Arbeidsmetode - sluttmøte • I sluttmøte blir registrerte funn nedtegnet i et eget dokument (protokoll). • Funnene blir uttrykt som potensial for forbedring og dokumentet blir undertegnet av deltakerne. • Dette dokumentet er også ment å skulle gjengi rammen for videre oppfølging av tilsynet.

Hva har vi lært • Tilbakemeldingene fra reviderte foretak har så langt vært udelt konstruktive og gode. • FBT har fått honnør for den måten tilsynene er gjennomført på. • I et flertall av tilsynene har vi erfart at nedtegnet forbedringspotensial framkommer etter selverkjennelser fra ansvarlig foretak. • Vi har også fått tilbakemelding om tilfeller der det protokollerte potensial for forbedring er tatt til følge som avvik og at arbeid med å lukke avvikene er iverksatt.

Hva vi bør ha fokus på • Erfaring fra gjennomførte tilsyn indikerer at det er hensiktsmessig å ha sterkt fokus på rollen til ansvarlig søker. • Mange tilfeller viser at avvik og byggefeil som blir synliggjort i utførelsesfasen like gjerne kan være forplantning fra feilaktig og manglende prosjektering. • Avvik i utførelsesfasen kan også tilskrives forplantning fra svikt hos ansvarlig søker. • Svikt i rollen som samordner og den som skal sikre helhetlig ansvar for kontroll, både av prosjektering og utførelse.

Tilsyn på prosjektering FUNKSJONSKRAV - Teknisk forskrift TEK • Funksjonsbaserte myndighetskrav som vil kunne fortolkes til målbare verdier (ytelsesnivå). YTELSESNIVÅ – Overordnet prosjektering • Fortolkning av funksjonskrav til ytelsesnivå, for eksempel etter veiledningen til teknisk forskrift VTEK (REN), alternativ analyse eller en kombinasjon av disse. • Mest mulig målbare (kvantifiserte) ytelser som skal tilfredsstilles. LØSNING – Detaljprosjektering • Et gitt ytelsesnivå må omsettes til en løsning. • Grunnlaget for å bekrefte at en løsning tilfredsstiller et ytelsesnivå, kan være en beregningsstandard eller en produkt-dokumentasjon, sertifikat eller tilsvarende.

Grunnlag for gevinstuttak • Måten å gjennomføre tilsynene på har fungert bra og har gitt et konstruktivt og godt erfaringsgrunnlag for å kunne videreutvikle og effektivisere tilsynet. • På sikt vil byggetilsyn også kunne gi gevinst i form av bedre dokumenterte søknader og derigjennom lettelser i byggesaksbehandlingen.

Tilsyn i rollen som ”SUPERNANNY” • Får bygningsmyndighetene som fortjent ? • Kan man ”oppdra” ansvarlige aktører annerledes ? • Inviterer man til å bli brukt som ”sjekkliste” for ansvarlig søker ? • Kan man anspore til ansvar og kontroll på en mer velegnet måte ?

Litt høyttenkning (besøk i kladdeboken)…… • Vi skal sjekke mulige forbedringer i tilsynet.

A. Tilsyn som tillegg

B. Tilsyn integrert med saksbehandlingen

C. Saksbehandling (utredning av byggesak)

D. Tilsyn (oppfølging av byggesak)

E. TOTAL (optimal samhandling)

F. Rolleblanding

G. Avklarte grenser

Potensial for gevinstuttak ved tilsyn • Byggetiltaket (høynet kvalitet) • Foretaket (motivasjon til forbedring og derigjennom øket attraktivitet i markedet) • Byggesaksbehandler i kommunen (frigøring av tid fra behandling av dårlige søknader)

Eksempel på protokoll etter intervju • Funn • Oppfølging • Underskrift • Kopi av protokoll

Definisjoner • FUNN defineres som resultater fra bedømmelsen av innsamlet informasjon målt mot kriteriene for tilsynet. • AVVIK defineres som mangel på overholdelse av krav som er fastsatt i eller i medhold av plan- og bygningsloven.

…… følgende funn der foretaket erkjenner forbedringspotensial • Svak oppfatning om krav til styringssystem. • Styringssystemet synes å ha manglende tilpasning til foretakets virksomhetsområde. • Styringssystemets egnethet i bruk synes å mangle tilpasning til foretakets organisasjon.

……….. og videre • Manglende dokumentasjon på at systemet inneholder rutiner for å sikre at krav som følger av tillatelse til tiltak blir ivaretatt. • Manglende rutiner for kvalitetssikring og ivaretakelse av ansvar og kontroll. • Manglende rutiner for identifisering og behandling av avvik.

…… etablert enighet om følgende • Tilsynsleder kommuniserer med foretaket med hensyn til mulig behov for ytterligere dokumentasjon. • Foretaket iverksetter umiddelbare tiltak med sikte på å verifisere at myndighetskravene i tilknytning til det aktuelle byggetiltaket blir ivaretatt.

……….. og videre • Protokollen danner ramme for behandling av tilsynet i senere tilsynsrapport der de ovenfor oppsummerte funn blir nærmere vurdert og konvertert til konkrete avvik. Protokollen • Endelig tilsynsrapport utarbeides av Follo byggetilsyn i samarbeid med fagtilsynet. • Tilsynsrapporten adresseres til foretaket, med til bygningsmyndigheten i kommunen, brannvesenet, tiltakshaver og Statens bygningstekniske etat ……. (mfl). Tilsynsrapporten

Mest forekommende avvik (referanse til statistikk) • Identifikasjon av myndighetskrav, jf. GOF § 6 litra b. • Avviksbehandling med rutiner, jf. GOF § 6, litra c. • Dokumentstyring, jf. GOF § 6, litra d.

…………. og videre • System for å sikre at søknad inneholder alle opplysninger som er nødvendig for å vise at tiltaket oppfyller krav i pbl, herunder kontrollplan. jf GOF, § 8, pkt 1, litra b • System for samordning av utførelsen (UTF) og tilrettelegging for helhetlig kontroll av utførelsen (KUT) jf. GOF, § 8, pkt 1, litra c • System for å sikre at krav i forhold til igangsetting er ivaretatt jf. GOF, § 8, pkt 1, litra d

Follo byggetilsyn - styringssystemet • Foretak (presentasjon - hvem vi er) • Formål (hvorfor) • Produktbeskrivelse (hvordan vi gjør det) Produktbeskrivelse • Plan (hva og til hvilken tid) Plan • Rapportering (tilsynsrapporter – halvårsrapporter – statistikk tilsyn – statistikk avvik) – statistikk i lysbildeformat. tilsynsrapporter halvårsrapporterstatistikk tilsyn statistikk avvikstatistikk i lysbildeformattilsynsrapporter halvårsrapporterstatistikk tilsyn statistikk avvikstatistikk i lysbildeformat • Opplæring og videreutvikling (mål og middel) • Dokumentstyring – Arkiv • System for avviksbehandling • WWW – informasjon WWW – informasjon WWW – informasjon

Resultat siste halvår 2008

Registrerte avvik høsten 2008 Registrerte avvik høsten 2008

…….. Avvik i tekst og tall – (tb) (tb)

FBT – På nettet

På nettet ……… Presentasjoner • Tilsynsprogram for 1. halvår 2009 Tilsynsprogram for 1. halvår 2009 Tilsynsprogram for 1. halvår 2009 • Kvalitetssystem for foretak Kvalitetssystem for foretak Kvalitetssystem for foretak Forskrifter, veiledninger • Forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett Forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett Forskrift om godkjenning av foretak for ansvarsrett • Veiledning, godkjenning av foretak for ansvarsrett Veiledning, godkjenning av foretak for ansvarsrett Veiledning, godkjenning av foretak for ansvarsrett • HO-2/2007 – Temaveiledning for tilsyn HO-2/2007 – Temaveiledning for tilsyn HO-2/2007 – Temaveiledning for tilsyn

På nettet …….. Kommende endringer i plan- og bygningslov • Framdriftplan i behandling av loven Framdriftplan i behandling av loven Framdriftplan i behandling av loven • Ot.prp. nr. 45 ( ) • Ot.prp. nr. 45 ( ) Ot.prp. nr. 45 ( ) Ot.prp. nr. 45 ( )Beskrivelser • Produktbeskrivelse for tilsyn med byggesaker Produktbeskrivelse for tilsyn med byggesaker Produktbeskrivelse for tilsyn med byggesaker • Prioritering av byggesaker for tilsyn Prioritering av byggesaker for tilsyn Prioritering av byggesaker for tilsyn • Møteplan med spørsmålsliste ved intervju av foretak Møteplan med spørsmålsliste ved intervju av foretak Møteplan med spørsmålsliste ved intervju av foretak • Protokoll fra intervju av foretak ved tilsyn Protokoll fra intervju av foretak ved tilsyn Protokoll fra intervju av foretak ved tilsyn

På nettet ……… (tb) (tb) • Årsrapporter • Rapport Rapport Rapport • Fordeling av tilsyn mellom kommunene Fordeling av tilsyn mellom kommunene Fordeling av tilsyn mellom kommunene • Fordeling av tilsyn, funksjonsfordelt Fordeling av tilsyn, funksjonsfordelt Fordeling av tilsyn, funksjonsfordelt • Innsyn i arkiv / postlister • Ås kommune Ås kommune Ås kommune • Ski kommune Ski kommune Ski kommune • Oppegård kommune Oppegård kommune Oppegård kommune • Frogn kommune Frogn kommune Frogn kommune • Enebakk kommune Enebakk kommune Enebakk kommune • Nesodden kommune

Takk for at du lyttet ! Takk for at du lyttet !