Oppfølging! Å lykkes med prosjekter handler om fokus på tre forhold.. Harald Romstad ØSIR

Praktisk Prosjektoppfølging Steg for steg Harald Romstad ØSIR

Prosjektoppfølging – 5 steg Innhente prosjektstatus (Tid-Ressurs-Resultat) Sammenligne prosjektstatus med prosjektavtale og identifisere/kvantifisere avvik Identifisere korrektive tiltak der avvikene medfører vesentlige konsekvenser Oppdatere prosjektavtale med korrektive tiltak? Bare ved revisjon Mindre endringer skal ikke medføre endringer i prosjektavtalen Kommunisere oppdatert prosjektplan Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Rapporteringen bør.. kunne gjøres raskt og enkelt være relevant i forhold til prosjektets fokus (Tid-Ressurs-Resultat) bestå av pålitelige data gjøres regelmessig og på samme form Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Rapporten skal si noe om.. Hva har skjedd hittil? Hva er situasjonen nå? Hva vil skje framover? ..i forhold til planen (prosjektavtale) Helt sentralt! ”Vil vi nå prosjektmålet?” Prosjektleders commitment Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Hva kan rapporteres/kvantifiseres? Tidsbruk Ressursbruk Framdrift Økonomi Resultat/Kvalitet ..med avvik pr. statusdato og prognose pr. sluttdato Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Kvantifisering av Tidsbruk: Faktisk passerte milepæler mot milepælsplanen gir indikasjon på tidsavvik Bruk av s-kurve teknikk og vurdering av kritisk linje vha prosjektverktøy gir en mer nøyaktig kvantifisering av avvik og prognose for prosjektslutt Harald Romstad ØSIR

Kritisk linje og slakk B(5) E(5) F(6) A(3) C(3) D(9) Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Kvantifisering av Ressursbruk: Faktisk timebruk og estimert gjenstående timeverk pr. hovedaktivitet Sammenlignet med planlagt timeestimat gir dette avvik i ressursbruk Må sees i sammenheng med faktisk framdrift Viktig i multiprosjektmiljø! Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Kvantifisering av Framdrift: Ferdiggrad % pr. aktivitet som er vektet etter omfang (f.eks. planlagt timeverk) Mest mulig objektiv framdriftsmåling er viktig (dvs vurdering av ferdiggrad %) S-kurve gir godt grunnlag for framdriftsanalyse Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Kvantifisering av Økonomi: Påløpte kostnader og prognose for gjenstående kostnader pr hovedaktivitet Må sees i sammenheng med faktisk framdrift Harald Romstad ØSIR

1. Innhente prosjektstatus Oppfølging av Resultat/Kvalitet: Vurdere faktiske delleveranser opp mot spesifiserte delmål/milepæler Vurdere muligheten for å levere iht. spesifisert prosjektmål (prognose) Harald Romstad ØSIR

Mal for statusrapport Forsiden Harald Romstad ØSIR

Mal for statusrapport Selve rapporten Harald Romstad ØSIR

2. Identifisere avvik Prosjektstatus sammenlignes med prosjektplan Avvik kvantifiseres Det gjøres en vurdering av hvilke konsekvenser avvikene vil medføre Negative avvik korrigeres! Positive avvik utnyttes! Harald Romstad ØSIR

Avviksanalyse vha. S-kurve Timer Planlagt timebruk Virkelig timebruk Planavvik Kostnadsavvik Framdriftsavvik Opptjent timeverk Tid Harald Romstad ØSIR

2. Identifisere avvik Vurdering av konsekvens ved avvik Beslutningsprosess Medfører ikke vesentlig endring i milepæler, ressursavtaler, budsjett, risiko eller prosjektmål PL beslutter endringer som iverksettes i prosjektgruppa. Detaljplaner oppdateres. Medfører vesentlig endring i milepæler og risiko, men ikke tid-/budsjett-/ressursrammer eller prosjektmål PA (og evt. SG) beslutter endringer basert på statusrapport med forslag fra PL. Prosjektavtale kan revideres. Medfører vesentlig endring i tid-/budsjett-/ressursrammer eller prosjektmål PA initierer beslutningspunkt med rapport til OG/PE som beslutter endringer. Prosjektoppdrag bør revideres. Prosjektavtale revideres! Harald Romstad ØSIR

3. Korrektive tiltak Mulige tiltak: Øke ressursinnsatsen Øke ressursintensiteten Redusere krav til resultat Gjøre ting annerledes (smartere..) Harald Romstad ØSIR

4. Oppdatere prosjektavtale? Prosjektavtalen oppdateres med prosjektstatus og tiltak Ved store avvik Revideres ikke hvis endringene kan håndteres av PL Det legges en ny plan for hvordan man skal nå prosjektmålet Revidert prosjektavtale utarbeides av PL og godkjennes av PA Endring innenfor rammene av prosjektavtalen vedtas av PL, endring utenfor rammene vedtas av PA (evt oppdragsigver) Harald Romstad ØSIR

5. Kommunisere ny plan Revidert plan kommuniseres til deltakerne i prosjektet! God tilbakemelding motiverer og gir mening med rapporteringen! Harald Romstad ØSIR

Prosjektoppfølging - Klassiske feil Man forstår ikke hensikten med oppfølging Planen er ikke tilrettelagt for oppfølging Prosjektleder mangler formell myndighet Det er ingen formalisert kommunikasjon mellom prosjektleder og medarbeidere Feil fokus i oppfølgingen Fokus må være forbedring og motivasjon Harald Romstad ØSIR

Viktige forutsetninger Aktiviteter med innhold, tids-/ressursrammer og evt. forutsetninger er definert (ref. prosjektplanlegging) Ansvar for aktiviteter er klart definert og akseptert. Viktig med grundig gjennomgang og aktiv aksept. Harald Romstad ØSIR

Oppfølgingskultur Skape en kultur med proaktive medarbeidere som selv tar initiativ til å rette opp avvik! Harald Romstad ØSIR

Oppfølgingsmøte Før møte I møte Etter møte Den enkelte gjør opp status på egne aktiviteter og foreslår tiltak ved avvik. I møte Den enkelte presenterer status på sine aktiviteter med fokus på avvik. Tiltak ved avvik diskuteres og bestemmes. Møtet evalueres. Etter møte Tiltak gjennomføres! Harald Romstad ØSIR

Oppfølgingsfokus Tidshorisont: 1-3 mnd Hyppighet: Hver 14. dag Møtetid: 30-60 min (ved 5-10 personer) Harald Romstad ØSIR

Oppfølgingsfokus et arrangement Før arrangementet: Tidshorisont: 6 mnd Hyppighet: Hver 14. dag etter hver hvert 7 dag. Møtetid: 60 – 90 min etter hvert 45 – 60 min Rett før og under arrangementet Hyppighet hver dag Møtetid 30 – 45 min. Ved store arrangement splitt opp møtevirksomheten på hovedaktiviteter, men slik at de som er delprosjektledere møter PL som beskrevet over Harald Romstad ØSIR

Idédreperne Det finnes fra før Dette gir for store endringer Det er gjort før Det er for kostbart Ledelsen godtar ikke dette Ikke interessert Det er ikke en del av våre arbeidsoppgaver Det er for enkelt, hvis dette er mulig hvorfor har ikke noen allerede utnyttet det Dette har jeg ikke tid til Vi har ikke gjort noe lignende tidligere Ikke interessant Folk er ikke interessert Hvordan i all verden kom du på dette Harald Romstad ØSIR

Idédreperne Dette må vi få en ”ekspert” til å se på La oss være realistiske Jeg hører hva du sier, men .. Ja, men … Fin idé, men … Folk vil synes det er useriøst Det kommer ikke til å fungere Synes du selv det er en god idé? Jeg vet ikke riktig .. Ja, men prøv igjen Veldig spennende, men Hvem skal gjennomføre dette da? Det er ikke modent for dette ennå Her har vi ikke råd til å gjøre feil Taushet Harald Romstad ØSIR