Erfaringer fra overgang fra papir- til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus Terje Nes, Confex, 5. juni 2008

Fylkesmannen i Oslo og Akershus Omtrent 260 ansatte Familiesaker, fri rettshjelp, naturforvaltning, forurensning, sosial- og helsesaker, distrikts- og arealplanlegging, utdanning, landbruksforvaltning, samfunnssikkerhet og beredskap  en veldig heterogen gruppe, mange ulike preferanser Administrativt underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) 18 embeter– mye samarbeid, og man forsøker å samordne infrastruktur

Hvorfor innføring av fullelektronisk arkiv? FMOA hadde skannet inngående og produsert utgående brev i arkivsystemet siden 2003 Dobbeltarbeid I arkivet I saksbehandlingen I dokumentutvekslingen Stor vekst i papirarkivet Det ble i forkant jobbet med et større prosjekt som skulle øke rettssikkerheten og effektiviteten i embetet

Hvilke utfordringer så vi Stort etterslep i arkivet på oppfølging av utgående post Lite rom for forlenging av saksbehandlingstid Varierende grad av kompetanse på systemet Ymse erfaring etter innføringen av systemet  negativ stemning Prosjektet måtte ikke bli et ”arkivprosjekt”

Oppstart av prosjektet Prosjektstart mars 2005 Mål: FMOA skal påbegynne innføring av elektronisk saksbehandling og arkiv innen 01.01.2006. Ville være i forkant før pålegg fra overordnet myndighet Skulle ta utgangspunkt i ledere og saksbehandleres behov: ”Saksbehandlingsrutiner, arbeidsprosesser og organisering skal tilrettelegges slik at den enkelte saksbehandler, avdelingene og embetet får utnyttet de mulighetene som ligger i elektronisk saksbehandling” Det nedsettes en prosjektgruppe ledet av en jurist, med medlemmer fra arkiv, IT og en saksbehandler Prosjektleder var også prosjektleder for effektiviserings- og rettsikkerhetsprosjekt Ledermøtet er styringsgruppe

Fokus i starten To skjermer til alle Vi må tilpasse skjermbildet til saksbehandlernes behov Saksflyter Godkjenning og elektronisk signatur Elektronisk dokumentutveksling Opprette ny superbrukerordning Utvikling av saksbehandlerrutiner i avdelingene/på fagområdene – dette som en del av prosjektet for effektivisering- og rettssikkerhet

Reetablering av prosjektet Prosjektleder og administrasjonssjef sluttet i jobbene Ny prosjektleder fra arkivseksjonen Flere prosjektmedlemmer – mellomledere Brukerforum (superbrukerne) er referansegruppe Fortsatt stor fokus på innføring av elektronisk saksbehandling i avdelingene Mindre oppfølging av effektiviserings- og rettsikkerhetsprosjektet Ny framdriftsplan ble laget – mål: innføring innen 01.01.07 Plan for pilotgjennomføring Fokus på tekniske og praktiske problemstillinger Pålegg i tildelingsbrev fra FAD 1.1.2007

Hovedsaker som ble gjennomgått Hva innebærer elektronisk arkiv- og saksbehandling? Skal godkjennings- og ekspederingsrutiner standardiseres? Juridiske problemstillinger Ergonomiske problemstillinger Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir Tekniske problemstillinger – tilgang til skrivere, infrastruktur, behov for skannere og lignende Arkivfaglige problemstillinger – arkivrutiner, periodisering og lignende Kartlegging av roller funksjoner og rettigheter

Vår definisjon av elektronisk arkiv og saksbehandling Ikke utdeling av papir Elektronisk godkjenning Ikke et papirløst kontor Innebærer ikke nødvendigvis elektronisk dokumentutveksling, men kan være en forutsetning for å kunne praktisere det Et fullelektronisk arkiv forutsetter at man praktiserer elektronisk saksbehandling (vårt synspunkt) Jf. Torleif Lind i går

Juridiske problemstillinger Hvilke dokumenttyper krever loven må mottas/besvares på papir – er lovens krav til skriftlighet det samme som krav til papirtilknytning? Generelt er svaret nei Flere lover og forskrifter er blitt teknologinøytrale Enkelte formkrav til papirbaserte, signerte vedtak (eks. skillsmissebevilgninger til bruk i utlandet) Hvem må signere? – internt delegasjonsreglement Ellers ingen juridiske hindringer for elektronisk saksbehandling

Elektronisk godkjenning uten signatur

Ergonomiske problemstillinger Vurdere problemstillinger knyttet til å måtte utføre stadig flere arbeidsoppgaver på pc/skjerm, og fremme forslag til tiltak. Organisering av arbeidet Fysisk utforming av arbeidsplassene Kompensatoriske tiltak Samarbeid med HMS/verneombud/bedriftshelsetjenesten  Problemstillingene må bakes inn i HMS-arbeidet ved embetet

Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir Hovedmål: elektronisk fordeling og makulering av original etter seks måneder Materiale som av juridiske, forvaltningsmessige eller praktiske grunner bør finnes på papir Skilles mellom dokumenter som skal skannes og makuleres, skannes og arkiveres i vedleggsarkiv, og skannes og videresendes/returneres, skannes og bevares i fagavdeling

Kartlegging av funksjoner og roller Før innføring av elektronisk saksbehandling må vi kartlegge hvem som faktisk er: Ledere - kan være faglige ledere eller administrative ledere og skal ha rettigheter til å godkjenne journalposter Stedfortredere – skal ha søk og muligheter til å godkjenne journalposter som er til godkjenning hos andre Saksbehandlere – driver saksbehandling Forværelsepersonell – ekspederer, i første omgang papir, siden elektronisk. Hvem skal ha de ulike rollene Hvilke rettigheter skal de ulike rollene ha?

Piloter Enkle og typiske saksområder med en viss saksmengde Utprøving av godkjenningsfunksjonaliteten Utprøving av rutiner for godkjenning og ekspedering ”Prøve og feile” Utprøving av ulike roller og oppgaver Tilpassing av dokumentasjon Kontinuerlig oppfølging

Erfaringer etter pilotdrift Vi må ha ulike rutiner for ulike avdelinger Underskrift og elektronisk godkjenning er ingen heldig kombinasjon Dokumentasjonen kan alltids bli bedre Funksjonaliteten kan alltids bli bedre Det bør lages ”søk for alt” Vi kan må tilstrebe å gjøre Ephorte best mulig for lederne Vi må analysere hvem som gjør hva Delegasjonsreglementet må gjennomgåes Den grunnleggende kompetansen er ikke god nok!

Hva skal selges inn? Man må tilby et best mulig produkt! God teknisk infrastruktur Lov ikke for mye Man sparer ingenting i arkivet de første årene Et Noark-system er ikke et statistikkverktøy Fordeler må synliggjøres Lettere oppfølging av dokumenter og saker Dokumenter man er autorisert for er tilgjengelig hele tiden Man muliggjør elektronisk dokumentutveksling Avdelingsledelsen og fagansvarlige i hver enkelt avdeling må bidra til å få sin avdeling til å forstå at dette er noe vi skal innføre – må unngå at det spres en negativ holdning

Tilpassing av systemet Et Noark-system har mange muligheter for lokal tilpassing Vi tok en grundig opprydding i systemet Er basen rotete? Skal vi opprette ny base? Gjennomgang av roller og rettigheter Opprydding i dokumentmaler Utforming av søk som fanger opp ”alt” man er vant til når man organiserer papirene Arkivet må ha ansvaret, med god assistanse av teknikere i IT-seksjonen – dette samarbeidet er en vesentlig suksessfaktor 18

Utforming av søk Viktig med gode søk Saksbehandlersøk: mine saker – under behandling, ferdige Journalposter – mottatt, under behandling, ferdige dokumenter alle ”bunker” man har ellers Ledersøk: Fordeling Utgående brev i min avdeling Innkommet post til min avdeling Restanseoppfølging Oppfølging av andre lederes godkjenningsoppgaver

Opplæring og brukerstøtte Det blir aldri nok opplæring! Teori Forståelse Hvordan bruke systemet i dag Spesialkurs i nye rutiner ved innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling Vi reetablere brukerstøtten med vaktordning i arkivet og lokale superbrukere

Avdelingsvise arbeidsgrupper Mange avdelinger var allerede i gang med å revidere saksbehandlingsrutiner og dokumentmaler Det ble nedsatt avdelingsvise arbeidsgrupper som skulle forberede innføring av fullelektronisk saksbehandling i hver avdeling: Ledet av avdelingen – helst en leder Deltaker fra arkiv Deltaker fra prosjektgruppen Superbruker Forværelse Gjekk gjennom sjekkliste

Sjekkliste Ambisjonsnivå Fordeling av saker og inngående dokumenter Hva ligger i begrepene fullelektronisk arkiv og saksbehandling Fordeling av saker og inngående dokumenter Hva skal på papir, hvem fordeler, oppdeling i vedlegg, oppfølging, tilgangsstyring Saksbehandling og dokumentproduksjon Maler, tilgangsgrupper, fagsystemer, standardtitler Godkjenning og dokumentflyt Hvem godkjenner, hvem ferdigstiller, hvem er leder, hvem følger opp Ekspedering Hvem ekspederer, hvordan organisere vedlegg, skal brev signeres, hvem har rollen Arkiv skanningsrutiner, evt. fordeling av papir, når skal saken avsluttes Predefinerte søk

Avdelingsvis innføring Avdelingsvis innføring av elektronisk saksbehandling i perioden juni – desember 2006 1-2 avdelinger i måneden Arbeidsgrupper arbeidet ca. en måned før oppstart Kurs i avdelingen i nye rutiner uken før oppstart Arkivet ble fullelektronisk 1.1.2007

Forberedelser i arkivet Relativt liten del av prosjektet Gjennomgang av arkivrutiner Postmottak og -åpning Journalføringsrutiner Skriveregler Ansvar og rutiner Kontrollrutiner Periodisering Vi valgte skarpt periodeskille Ny arkivdel i eksisterende base Opplæring Etablering av kontrollrutiner – dette pågår fortsatt og vi syr stadig på sikkerhetsnettet… Kompetanse og endring av rutiner er fortsatt en utfordring i arkivet

Dialog med brukerne Alle motforestillinger må tas seriøst – også i tilfeller der man i utgangspunktet er uenig Still opp på møter i avdelinger og faggrupper Innrømm at man ser at ikke alt man gjør virker like ”logisk”, men prøv å forklar hvorfor man likevel gjør det Kall inn til arbeidsgrupper for å løse problemer etter hvert I enkelte tilfeller må man få avdelingsledere til å skjære gjennom Tilby de hjelpemidler som finnes 25

Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner Medvirkning i prosjekt- og arbeidsgrupper Tilby et godt produkt Ikke love funksjonalitet som ikke finnes Forankring i ledelse – spesielt på mellomleder- og faglig nivå Foreslå vesentlig nye rutiner på enkelte områder - for eksempel å slutte å signere Skape et positivt miljø Snakk et språk som saksbehandlere forstår, de færreste bryr seg en døyt om Noark-4 og arkivlov m/forskrift. Forvaltningsloven og god forvaltningsskikk henger høyere

Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner – forts. Synliggjøre fordeler Utvikle et hjelpeapparat Superbrukere med tid og kompetanse Sentral brukerstøtte Opplæring – kompetanse er helt sentralt Opplæring i begrepsapparatet – ikke bare i tastetrykkingen Lage skriftlig dokumentasjon Ta alle motforestillinger seriøst Frivillighet er viktig, men av og til er tvang nødvendig

Slik skaper du eierskap og trekker med flere fagmiljøer Prosjektet var forankret i et større prosjekt – avdelingene var forberedt og hadde tatt ansvar for egne saksbehandlingsrutiner Deltakelse i prosjekt og arbeidsgrupper Lokale arbeidsgrupper med forankring i avdelingsledelse Det kan være problematisk å samordne alle brukergruppenes interesser, preferanser og krav

Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge Innføring av elektronisk saksbehandling er organisasjonsutvikling Innføring av elektronisk saksbehandling må ikke gå på bekostning av rettsikkerhet og forvaltningsskikk – dette er veldig viktig for ledelsen Overordnede beslutninger må fattes av ledelsen i virksomheten – ledelsen må være tydelig på å kommunisere beslutningene Utvikling av saksbehandlingsrutiner må ligge i avdelingene blant de som er fagansvarlige Avdelingsledere må følge opp at vedtatte ruiner blir fulgt opp Konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø og ergonomi må bakes inn i virksomhetens ordinære HMS-arbeid

Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge – forts. Ansvaret for utforming av systemet bør ligge i en arkivfunksjon og denne bør ha tilstrekkelig system- og IT-kompetanse Utforming av sikkerhetsnett – prosjektledelse/systemansvarlig – stor fordel om dette ligger i arkivet Oppfølging av sikkerhetsnett bør ligge i arkivet og i avdelingene 30

Ser her bort frå tekniske utfordringar Hovedutfordringer med overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling Saksbehandlere blir mer avhengige av systemet – dette krever kompetanse og at systemet fungerer bra ”Vi vil ha papir!” Har så langt ikke hatt fullgode systemer og rutiner for elektronisk dokumentutveksling – dette blir oppfattet som håpløst umoderne, og som at arkivet ”holder igjen” Tidligere erfaringer gjør at mange er skeptiske Det er mange myter om ”den elektroniske verdens farer” Man forholder seg ofte til svært mange ulike profesjoner med ulik bakgrunn Mange forventer seg for mye av den nye løsningen Er arkivtjenesten klar? 31