Prosjektleder/leveringsansvarlig Trine-Lise Andreassen, seniorkonsulent Jobbet med innføring av sakarkivløsninger til offentlig sektor siden 88, Acos WebSak siden 1999 Arbeidsoppgaver Prosjektleder/leveringsansvarlig for innføring av websak med moduler og portaler, rutinegjennomgang, kursansvarlig

ACOS WebSak Innføringsprosjekt Forprosjekt Installasjon Registrering grunndata Opplæring I drift

Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Møterom med videokanon og pc med nett-tilkobling. Begynner med en oppstartsdag, der vi i grove trekk presenterer prosjektet. Kunden får en del informasjon de må ta stilling til før det videre arbeidet i forprosjektet. Forprosjektet går vanligvis over en periode på 1 – 2 mnd (avsluttes med ferdig rutinehåndbok) Forprosjektet er et samarbeid mellom kunden og ACOS. Kunden kjenner egen organisasjon og ACOS kjenner programvaren. Sammen skal vi sette dette sammen til beste for begge parter Prosjektleder fra ACOS og prosjektgruppe fra Kunde.

Forprosjekt - oppstartsdag Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Forprosjekt - oppstartsdag Konsulenter fra ACOS Ledere Saksbehandlere IKT Arkivarer Utvalgssekretærer Møterom med videokanon og pc med nett-tilkobling. 1. Prosjektdeltakere og kontrakt 2. Oppsett av prosjektplan og ansvarlige Oppstartdag 1 arbeidsdag hos kunde, 1 dag forberedelse for prosjektleder Prosjektleder fra ACOS og prosjektgruppe fra Kunde. 3. Definere rapporteringsrutiner 4. Taushetserklæring

Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Møterom med videokanon og pc. Lage rutinehåndbok 1. Rutinegjennomgang 2. Gjennomgang av kodesetting Til forprosjektet bør man beregne 4 - 6 dager (avhengig av størrelsen på prosjektet). Ledere Saksbehandlere Utvalgssekretærer Arkivarer Prosjektleder fra ACOS og prosjekt-leder hos kunde. I tillegg repr fra adm, arkiv, saksbeh og utv.sekr. 4. Gjennomgang av tekstmaler 3. Gjennomgang av autorisasjon og tilganger

Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Installasjon av database, programvare og komponenter utføres av tekniker hos ACOS i samarbeid med IT-driftspersonell hos kunde. Server og klienter må oppfylle de systemkrav som er satt til produktet. Installasjon Server og klient-terminaler/pc’er hos kunde som tilfredsstiller de systemkrav som er satt til løsningen. Databaser Det vil blir satt opp 1 driftsbase og 1 kursbase til kunden. Innstillinger som er avtalt i forprosjektet legges inn i systemet. Programområder Det settes opp nødvendige programområder med tilganger i nettverket samt installasjon av program og standard tekstmaler. Kommunikasjon Det vil også bli satt opp eventuell kommunikasjon mellom kunde og ACOS. Kommunikasjonen vil brukes til fremtidig installasjon, drifts- og brukerstøtte Test av installasjon Installasjonen testes i kundens miljø. Installasjon tar 1-3 arbeidsdager avhengig av organisasjonens størrelse og evt tilleggsmoduler. Tekniker fra ACOS. IT-administrator hos kunde må være tilgjengelig.

Sys. adm. Oppsett av webSak - Grunndata Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Sys. adm. Oppsett av webSak - Grunndata Møterom/kurs-lokale med pc til alle deltakere. Videokanon og lerret for instruktør. Tilgang til WebSak kursbase. 1. Arkivstruktur 2. Organisasjonsstruktur Mye blir gjort under kurset. Anbefales at dette gjøres hos hver enkelt kommune. Varighet varierer ut fra tilgjengelige interne ressurser og organisasjonens størrelse 2-4 dager Ledere Saksbehandlere Utvalgssekretærer Arkivarer Politiske utvalg Administrative vedtak Arkivarer og systemansvarlige. Kunde-konsulenter fra ACOS. 3. Utvalgsstruktur 4. Brukere med autorisasjon og tilganger

Maler Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Møterom/kurs-lokale med pc til alle deltakere. Videokanon og lerret for instruktør. Tilgang til WebSak kursbase. Mye blir klargjort under kurset. Varighet varierer ut fra tilgjengelige interne ressurser og organisasjonens størrelse. 5. Eksterne adressater 6. Redigering av tekstmaler Arkivarer og systemansvarlige. Kunde-konsulenter fra ACOS.

Opplæring Arkivarer Saksbehandlere Utvalgssekretærer Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Opplæring Kurs i alle ACOS WebSak modulene kjøres ulikt mot de forskjellige brukergruppene hos kunden. Kurslokale med egen pc til alle kursdeltakere. Videokanon og lerret for instruktør. Tilgang til WebSak kursbase. Arkivarer Saksbehandlere Utvalgssekretærer Vanlige brukere av ACOS WebSak. Disse læres opp i vanlig bruk av programmet. Denne opplæringen fungerer også som grunnkurs for de som skal gjennomgå opplæring for arkivarer, utvalgssekretærer og ledere. Skrive utgående brev, notater og saksframlegg. Søke fram saker og dokumenter. Egen restansekontroll. Elektronisk saksgang. For enkelte saksbehandlere kan det komme tilleggsopplæring i egne moduler, f.eks byggesak, ansettelsessak etc. Vanligvis kjøres det felles kurs for arkivledere og arkivpersonale. Registrere arkivsaker. Registrering og scanning av innkommende post. Flytting og kopiering av arkivsaker, journalposter og dokumenter. Postjournal, intern og offentlig. Restansekontroll for hele eller deler av organisasjonen. Elektronisk saksgang. Vil ofte være sentrale i intern opplæring og brukerstøtte etter at ACOS WebSak er i drift. Denne opplæringen gjennomføres i organisasjoner som bruker utvalgsmodulen, først og fremst kommuner. I opplæringen går vi gjennom fullstendige arbeidsgang i forhold til politiske møter. Oppsett av sakskart. Innkalling, protokoll og møtebok. Elektronisk saksgang. Arkivarer 3,5 dager (inkl. skanning). Saksbeh. 2 dager. Utvalgssekr. 1-2 dager. Instruktører fra ACOS. Kursdeltakere hos kunde. Etter opplæring er ACOS Supportavtale et godt grunnlag for videre drift. Med denne avtalen kan kunden ringe til ACOS og få hjelp av enten kundekonsulenter eller utviklere.

Andre kurs Intern lærere Systemansvarlige Ledere Forprosjekt - Installasjon - Grunndata - Opplæring - I drift Andre kurs Kurs i alle ACOS WebSak modulene kjøres ulikt mot de forskjellige brukergruppene hos kunde. Kurslokale med egen pc til alle kursdeltakere. Videokanon og lerret for instruktør. Tilgang til WebSak kursbase. Intern lærere Systemansvarlige Ledere Vanligvis er ledere også med på opplæring for saksbehandlere. Egen opplæring for ledere mht. postfordeling og oppfølging av saksbehandlere innen egen enhet. Elektronisk saksgang. Som regel er denne rollen i kombi-nasjon med andre roller i forhold til ACOS WebSak. Disse læres opp i de administrative delene av programmet. Brukeradministrasjon, autorisasjon og tilgangsstyring. Eget kurs for vedlikehold, endring og produksjon av tekstmaler. Dette kan være personer som ikke fungerer som systemansvarlige for andre deler av programmet. Vil ofte være sentrale innenfor intern opplæring og brukerstøtte etter at ACOS WebSak er i drift. Opplæring av intern lærere, som skal ha saksbehandlerkurs. Ledere 1 dag + 1-2 dager på saks-behandleropplæring. Systemansvarlige 3-4 dager. Intern lærere 1-2 dager Instruktører fra ACOS. Kursdeltakere hos kunde. Etter opplæring er ACOS Supportavtale et godt grunnlag for videre drift. Med denne avtalen kan kunden ringe til ACOS og få hjelp av enten kundekonsulenter eller utviklere.

Oppstartsdag - Forprosjekt - Installasjon - Opplæring - Før drift - I drift Intern opplæring Kurslokale med pc til alle kursdeltakere. Videokanon og lerret for instruktør. Kunden kan selv ha kurs for ledere og saksbehandlere I større organisasjoner har kunden selv opplæring for lederne og saksbehandlerne etter at ACOS har hatt et kurs. Det er superbrukere som gjennomfører dette i de fleste tilfeller. Kunde bestemmer selv hvor lang tid en ønsker å gjennomføre kurset på. Superbrukere,ledere, saksbehandlere og arkivarer hos kunde.

Oppstartsdag - Forprosjekt - Installasjon - Opplæring - Før drift - I drift I denne fasen settes løsningen i drift og stikkordet her er intern og ekstern oppfølging. Intern brukerstøtte. ACOS setter av dedikerte personer til hjelp i oppstartfasen. Kunde ACOS Avhengig av kundens størrelse. Vanligvis en oppfølgingsdag etter ca 1 mnd drift. Alle brukerne ev. pilotgruppe starter å bruke WebSak. Utfordringen er å få alle brukerne til å gå over til nye rutiner de første dagene/ukene. Lag gjerne en liten happening ut av oppstarten. Forbered alle på at det tar litt tid å venne seg til nye verktøy. Spørre-halvtimer, informasjon på intranett, e-post med tips. Dette kan være eksempel på tiltak for å få en god start på driftsfasen Vær nøye med å hjelpe de som trenger det! I noen tilfeller har ACOS bistand ved oppstart hos kunde. Dette for å hjelpe de gjennom de ev. flaskehalser som oppstår de første dagene og kunne gi ”på stedet” support. Ekstra ressurser tilgjengelig på kundestøtte den første driftsuken. Alle brukere hos kunden. Kundekonsulenter hos ACOS.

www.acos.no support.acos.no

www.acos.no support.acos.no

www.acos.no support.acos.no

Vi gleder oss til nok en vellykket innføringen av ACOS WebSak www.acos.no support.acos.no