Møte- og utvalgsbehandling

Presentasjon om: "Møte- og utvalgsbehandling"— Utskrift av presentasjonen:

1 Møte- og utvalgsbehandling

2 Møte- og utvalgsbehandling (1)
Konsentrert om kommunal og fylkeskommunal utvalgsbehandling Registrere og styre saksgang gjennom politiske organer Tett integrert med øvrige Noark-moduler Begrenset funksjonalitet for saksbehandlere og ledere Registrere og vedlikeholde behandlingsplan Registrere og godkjenne saksdokumenter Saksbehandling for øvrig er ikke dekket

3 Møte- og utvalgsbehandling (1)
Hovedvekt på utvalgssekretærenes oppgaver Forberede møter i utvalg Registrering av behandlingsresultat Produksjon av møtedokumenter Arkivering av møtedokumenter Vedlikeholde medlemsoversikt, møtedeltagelse mv Håndtering av møtegodtgjørelser mv er ikke dekket i Noark-4

4 Utvalg og medlemmer Betydelig utvidede muligheter for registrering av informasjon om utvalg og medlemmer i disse Mulig å bevare historikk Underutvalg kan knyttes opp mot hovedutvalg Utvalgssekretærer kan knyttes til et eller flere utvalg for en (u)avgrenset tidsperiode Mulighet for personlige varamedlemmer Medlemmer kan rangeres f.eks etter stemmetall Rapport for oversikt over utvalg og medlemmer

5 Møter og møtedeltagelse
Møter som går over flere dager kan lenkes sammen og ha felles eller separate sakskart Mulighet for registrering av frammøte og forfall Mulig å registrere deltagelse fra administrasjonen mv Funksjon for kopiering av faste medlemmer over til frammøte

6 Behandlingsplan Utgangspunkt for saksbehandling er en arkivsak
Sakstype kan registreres og benyttes som referanse til saksgang i saksbehandlingssystem Samme arkivsak kan være gjenstand for flere behandlingsforløp Hvert behandlingsforløp består av et sett behandlinger registrert i tabellen Behandling og utgjør en behandlingsplan Tabellen Politisk saksgang kan benyttes til fellesinformasjon for en behandlingsplan For hvert utvalg som skal ha saken til behandling registreres en Utvalgssak En Utvalgssak kan knyttes til det dokument i saken som initierte behandlingen Et behandlingsforløp kan både bestå av behandlinger i sekvens og i parallell i flere utvalg Forslag til møtedato kan registreres initialt Behandlingsplanen kan endres underveis

7 Sakstyper Sakstype i journalen (f.eks søknad om kulturstøtte) kan identifisere saksgang og sakstype utvalg Sakstype utvalg angir om det er en: PS - Politisk sak DS - Delegert sak RS - Referatsak FO - Forespørsel, interpellasjon Mulighet for egendefinerte sakstyper

8 Bruk av behandlingsstatus
Angir hvor langt en behandling har kommet Standard statuskoder: RE - Registrert som sak for utvalget, saksbehandling pågår SU - Saksframlegg ferdig utarbeidet men ennå ikke godkjent av leder KL - Klar fra saksbehandler og godkjent av leder. SK - Saken er satt opp på sakskartet BE - Saken er ferdig behandlet av utvalget UT - Saken er utsatt til nytt møte i samme utvalg. Ny behandling skal registreres TB - Saken er sendt tilbake til foregående utvalget. Ny behandling for begge utvalgene må registreres IV - Vedtaket er iverksatt

9 Saksforberedelse Leder fordeler dokumenter og initierer saksbehandling
Saksbehandler utferdiger saksframlegg og registrerer dette i tabell Behandling/dokument Også vedlegg og andre relevante dokument kan knyttes til en behandling Behandlingsstatus settes til Klar fra saksbehandler når saksframlegget er godkjent av leder

10 Sakskart (1) Utvalgssekretær utarbeider sakskart på grunnlag av registreringer i Behandling Saker skal kunne flyttes mellom køliste (saker meldt til behandling) og sakskart Behandlingsstatus skal automatisk settes til SK når en sak er satt på kartet og endres tilbake til forrige verdi om den tas av kartet Sortering av køliste baseres på behandlings-status og deretter foreslått møtedato

11 Sakskart (2) Mulighet for brukerdefinerbar sortering av køliste anbefales Rekkefølgen av saker på sakskartet skal kunne endres inntil sakskartet er låst Sakene skal automatisk tildeles (utvalgs-) saksnummer ut fra plassering på sakskartet Når sakskartet er låst kan det tilføyes nye saker til slutt på sakskartet, f.eks i møtet

12 Sakskart (3) Om ønskelig kan opprinnelig saksnr benyttes ved fornyet behandling av en sak i et utvalg Regler for oppbygging av det enkelte utvalgs sakskart kan angis Rekkefølge for de enkelte sakstyper kan angis Det kan inngå faste poster på sakskartet Dokumentdato, avsender og dokumentinnhold fra inngående brev kan skrives ut Mulighet for nummerering innenfor sakstype Utskriftsformat for saksnummer kan angis

13 Sakskart (4) Utvalgssekretær skal kunne oppheve låsing av sakskart inntil møteprotokoll er ferdigstilt Fra en sak på sakskartet eller kølisten skal behandlingsplan og aktuelle dokumenter kunne hentes fram Det skal kunne kjøres ut møteinnkalling med saksliste på grunnlag av sakskartet Funksjoner for produksjon av møteprotokoll mv skal være tilgjengelig fra sakskartet

14 Behandling i utvalg (1) Under et utvalgsmøte kan nye saker settes på sakskartet Når en sak er behandlet og behandlingsstatus registrert skal ingen opplysninger vedrørende behandling av utvalgssaken kunne endres En sak kan utsettes (behandlingsstatus UT) og skal da automatisk settes opp til ny behandling

15 Behandling i utvalg (2) En sak kan sendes tilbake til foregående utvalg (behandlingsstatus TB) og skal da automatisk settes opp til ny behandling i foregående og dette utvalg Utvalgsbehandlingen er avsluttet når behandlingsstatus siste utvalg er satt til BE. Behandlingsplanen utgjør da behandlingshistorikk og kan ikke endres Behandlingsstatus kan endres til IV når tiltak er iverksatt

16 Protokoller Etter at et utvalgsmøte er avsluttet produserer utvalgssekretær saksprotokoll for hver sak som er behandlet Møteprotokollen skal kunne settes sammen av fellesopplysninger samt alle saksprotokoller sortert som på sakskartet Det skal finnes en rapport for produksjon av frammøte og eventuelt saksliste til møteprotokollens fellesopplysninger

17 Dokumentbehandling Produksjon og lagring av dokumenter som inngår i utvalgsbehandlingen skal være integrert med Noark-systemet De dokumenttyper som skal kunne håndteres spesifiseres i tabellen Dokumenttype utvalg Kan angi om dokumenter av spesifikk type skal, kan, eller ikke kan journalføres, og om de skal registreres som et møtedokument

18 Arkivering av møtedokumenter
Mulighet for arkivering av Møteprotokoll og eventuelle andre møtedokumenter som ikke skal journalføres Arkiveres i serier under hvert utvalg Registreres i tabellen Møtedokument som i stor grad svarer til Journalpost i arkivstyring Benytter samme elektroniske arkiv som journalen Mulighet for skjerming av innholdsbeskrivelse

19 Elektronisk arkiv Utvalg Sak/saksmappe Journalpost/Møtedokument
JP2 JP1 SAK1 JP3 Ver. 5 Ver. 4 Ver. 2 D1 D2 D3 D4 D5 Mrk 1 Mrk 3 Mrk 4 (Saks)dokument Sak/saksmappe Journalpost/Møtedokument (Møte)dokumentlink Versjoner og formater Mrk - Merknad Utvalg MD1 Utvalg1 D8 D7 D6 Mrk 2

20 Tilgangsstyring Baseres på samme prinsipper, inkl rollebegrepet, som i resten av Noark Lesetilgang til saker og dokumenter styres av tilgangskoder og tilgangsgrupper Utvalgssakstittel og innholdsbeskrivelse for møtedokumenter skal kunne skjermes Utvalgssekretær skal ha lesetilgang til alle dokumenter som er knyttet til (utvalgs)saker som behandles i utvalget uavhengig av adm. tilhørighet og arkivtilknytning