Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret

Presentasjon om: "Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret"— Utskrift av presentasjonen:

1 Rutine vedr. saksfremlegg og protokoll til Høgskolestyret
For saksbehandlere, ledere og utvalgssekretær

2 HØGSKOLESTYREMØTER Rutiner
Saksfremlegg og orienteringssaker Innkalling Møtebok Protokoll Særutskrift av protokoll Vedtaksoppfølging Direktør og rektor har vedtatt å kutte ut utvalgsmodulen i ePhorte når det gjeld høgskolestyremøter. Studieutvalget har i etterkant også tatt den bestemmelsen. Vi må derfor se på rutinene for saksfremlegg, saksprotokoll, særutskrift av protokoll og oppfølging av vedtak. 2

3 Hvordan saksbehandlere og ledere skal opprette saksfremlegg
Stå i den saken som skal utvalgsbehandles – VIKTIG! Opprett ny utgående JP Innhold: HS 11/43 (år/nr) Saksfremlegg – Tittel på saksfremlegg Legg inn tilgangskode og hjemmel dersom saksfremlegget skal unntas offentlighet Mottakere: Skriv inn HS på kortnavn og trykk <tab> (Se ePhorte printscreen på neste foil.) Trykk <Lagre nytt dokument> og hent mal Utvalgsnummer skal skrives med år/utv.nr, eks: 11/43. Saksfremlegg skal skrives med –e og ikke –a. Mottakere HS = Høgskolestyrets medlemmer 3

4

5 Hvordan saksbehandlere og ledere skal opprette O-sak
Stå i den saken som skal utvalgsbehandles – VIKTIG! Opprett ny utgående JP Innhold: HS - OS 11/09 (år/nr) Orienteringssak – Tittel på orienteringssak Legg inn tilgangskode og hjemmel dersom orienteringssaken skal unntas offentlighet Mottakere: Skriv inn HS på kortnavn og trykk <tab> Trykk <Lagre nytt dokument> og hent mal

6 UTVALGSSEKRETÆR -1 Opprette ny sak i ePhorte: Tittel på sak: Høgskolestyremøte år/nr – dato Innkalling og protokoll Klassering: (arkivkode/ordningsverdi) (Se ePhorte printscreen på neste foil) (Møtebok) Saken vil inneholde innkalling med saksliste, og protokoll fra alle sakene som var oppe til behandling Referanse til sakene vil også foreligge i form av saksnummer i ePhorte. Eks. tittel på sak: Høgskolestyremøte 08/ Innkalling og protokoll Dette blir møteboken. 6

7

8 UTVALGSSEKRETÆR - 2 Opprette INNKALLING som ny utgående JP i saken (møteboken): Tittel på JP: Innkalling til Høgskolestyremøte - dato Mottakere: Skriv inn HS på kortnavn og trykk <tab> Saksliste legges til møteinnkallingen. Hver enkelt sak skal ha arkivreferanse, jf. saksnummer i ePhorte – der hvor saksfremlegget finnes. VIKTIG! Dersom der er saksfremlegg som er UOFF, skal det lages 2 varianter av innkallingen: - en innkalling unntatt offentlighet med tilgangskode og hjemmel. Dette er innkallingen i sin helhet. Tittel på JP: UOFF innkalling til Høgskolestyremøte – dato - en offentlig innkalling uten tilgangskode og hjemmel. Her må innholdet (personopplysninger/navn etc.) i dokumentet skjermes/sladdes – altså anonymiseres. I stedet for navn kan man eksempelvis skrive NN Tittel på JP: Innkalling til Høgskolestyremøte - dato

9 UTVALGSSEKRETÆR - 3 Opprette PROTOKOLL som ny utgående JP i saken (møteboken): Tittel på JP: Protokoll fra Høgskolestyremøte - dato Mottakere: Skriv inn HS på kortnavn og trykk <tab> Protokollen skal inneholde Høgskolestyrets vedtak til hvert enkelt saksfremlegg. Hver enkelt sak skal ha arkivreferanse, jf. saksnummer i ePhorte – der hvor saksfremlegget finnes. VIKTIG! Dersom der er saksfremlegg som er UOFF, skal det lages 2 varianter av protokollen: - en protokoll unntatt offentlighet med tilgangskode og hjemmel. Dette er protokollen i sin helhet – med alle opplysninger. Tittel på JP: UOFF protokoll fra Høgskolestyremøte – dato - en offentlig protokoll uten tilgangskode og hjemmel. Her må innholdet (personopplysninger/navn etc.) i dokumentet skjermes/sladdes – altså anonymiseres. I stedet for navn kan man eksempelvis skrive NN. Tittel på JP: Protokoll fra Høgskolestyremøte - dato

10

11 UTVALGSSEKRETÆR – 4 SÆRUTSKRIFT AV PROTOKOLL
Til hvert enkelt saksfremlegg skal det ligge en særutskrift av protokollen - som en egen JP i saken. Påse at saksansvarlig har gitt deg skrivetilgang til saken! VIKTIG! Søk opp arkivreferansen/saksnummer i ePhorte, der hvor saksfremlegget ligger. Opprett nytt N-notat (med oppfølging) Tittel på JP: HS år/utv.nr. Særutskrift av protokoll – Tittel på saksfremlegg Mottaker: Til saksbehandler som har fremmet saksfremlegget

12

13 VEDTAKSOPPFØLGING Den som fremmet saksfremlegget har ansvar for vedtaksoppfølgingen. Vedkommende saksbehandler vil finne særutskrift av protokoll under egne restanser. Dette innebærer at vedkommende saksbehandler lett kan informere og effektuere Høgskolestyrets vedtak. (Informasjon/brev til aktuelle enheter, personer – internt eller eksternt). For å dokumentere effektuering av vedtak, skal det opprettes ny JP i saken. JP sendes til mottakere som har betydning for vedtaket. Særutskrift av protokollen skal knyttes til - som vedlegg til denne JP.

14 e) Vedtaksoppfølging i utvalgsmodulen
Du kan gå inn i saken hvor saksfremlegget ligger. Under fanen <BEHANDLINGER> finner du informasjon om hvilket utvalg det har vært oppe i, møtedatoen det vart behandlet og status. Når utvalgssekretæren låser protokollen i utvalgsbehandlingen, vil statusen på saksfremlegget være BE (ferdig behandlet). Saksprotokollene blir da automatisk generert ut som en egen PDF-fil til selve saksfremleggene (se PDF-filen lengst til høgre på bildet). Det blir altså ikke laget en egen JP med særutskrift av protokollen i saken. Den saksbehandleren/lederen som fremmer saken, har ansvar for oppfølging av vedtaket. 14