Lønn videregående regi NKK oktober 08 Her tenkte vi vel at vi kunne reklamere for kurset i NKK-regi. Det må være et nyttig kurs for mange. Svært dyktig foredragsholder (lønningssjef iSandefjord kommune og som tidligere jobbet som trekk-kontrollør)., fokus på følgende tema; lover, forskrifter på området, praktisk lønningsarbeid med mange gode eksempler – både preutfylte skjema der dette var mulig, kontrollarbeid med lønn, fokus på hva som kunne gå feil, risikoen for dette og hva man gjorde for å minske risikoen for feil. Avstemming av lønn, rutinehåndbøker, årsavslutning og da spesielt avstemming av lønn og regnskap (kontrolloppstilling !!) Formålet med revisjon av årsregnskapet er å gjøre revisor i stand til å avgi en uttalelse om hvorvidt årsregnskapet i det alt vesentlige er utarbeidet i overensstemmelse med lov og god kommunal regnskapsskikk”

Lønnskurs NKK okt 08 LØNNSREGNSKAPET Lønn utgjør ca 65 % av de kommunale utgiftene Manglende avtemmingsrutiner og arbeidsdeling innebærer økt risiko for feil. Lønnsmedarbeiderne må også ha en oversikt over de balansekontoene som benyttes. Er et krav i Regnskapsforskriften § 2; alle regnskapsopplysninger skal være legitimert og at det skal være et kontrollspor mellom regnskapsrapporter og dokumentasjon av registrerte økonomiske data De som arbeider med lønn arbeider 2-delt, både lønn og regnskap, og det er viktig at medarbeiderne på lønn også tenker regnskap og ikke bare lønn. Det er viktig å vite hvilke lønnsarter som er lenket mot de ulike TT-kodene i lønnsregnskapet. Avstemminger hver mnd. Det ligger en mislighetsrisiko ved balansekontoer som ikke avstemmes

Lønnskurs NKK okt 08 SPORBARHET I LØNNREGNSKAPET Bokførte opplysninger skal ikke endres eller slettes etter fristene for pliktig rapportering Pliktig rapportering er innberetning av skatt og avgift samt kvartalsrapportering og årsrapportering Retting skal skje med ny dokumentert postering Opprinnelig postering skal i sin helhet reverseres før den riktige posteringen legges inn Bokførte opplysninger skal lett kunne følges begge veier Fullstendighet Skal merke det opprinnelige bilaget med at det er rettet Obs Timelister i NOTUS er også bilag, skrives ut på tjenestested og underskrives. Oppbevares de i ett år, så sendes de til lønningskontoret for arkivering.

Avstemming av lønn og regnskap Hvordan sikre fullstendig og korrekt innberetning av Lønn Skatt Arbeidsgiveravgift Samtidig med at LØNNA blir riktig ??? TENK GJENNOM HVOR KAN FEIL OPPSTÅ OG HVILKE RUTINER ER ETABLERT EVT BURDE VÆRT ETABLERT FOR Å HINDRE SLIKE FEIL ??

Avstemming av lønn og regnskap En avstemming av lønnsregnskapet mot kommuneregnskapet vil bidra til fullstendig innberetning På kontrolloppgaven for arbeidsgiveravgift skal alle innberettede ytelser avstemmes mot regnskapet Også statlige, fylkeskommunale og kommunale institusjoner plikter å fylle ut avstemmingen Avstemmingen vil ofte avdekke feil i innberetningen, og dette bidrar til å oppnå korrekte lønnsinnberetninger Arbeidsdeling: Regnskapsavdelingen fyller ut kontrolloppstillingen Lønnsavdelingen avstemmer lønnsregnskapet Det må kjøres avstemminger hver måned, da blir årsoppgaven lettere å få korrekt

Avstemming lønn, skatt og avgift Finansdepartementets forskrift av 30.des. 1983 nr 1972 Forskriften er fastsatt med hjemmel i Ligningslovens §6-1, jf. §6-2 Ligningsloven § 6-2: Den som selv eller gjennom andre har utbetalt eller ytet fordel som nevnt i dette nummer, skal ukrevet levere oppgjør over alt som i siste inntektsår er ytet til den enkelte mottaker. Oppgavene skal omfatte: Lønn og annen godtgjøring for arbeid Pensjoner,… fødselspenger,….sykepenger ol. Ytelser som skal regnes som skattepliktig inntekt for mottakeren. Reise-, diett samt annen godtgjøring til dekning av utgifter ved utførelse av arbeid, oppdrag eller verv som nevnt under a-g.

Forskriftens hovedpunkter Særskilte konti for utbetalinger som omfattes av oppgaveplikten Særskilte kontoer for arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser Særskilte konti for ikke-arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser Er i tråd med Kostra kontoplan Alle andre typer kostnader må plasseres andre steder

Kontrolloppstillingen - årsoppgaven Ta utgangspunkt i følgeskrivet til lønns- og trekkoppgavene Sum oppgavepliktige ytelser (maskinelle oppgaver Tilsvarende for manuelle oppgaver Husk inntekt på 1 000,- eller mindre Husk arbeidsgivers tilskudd til pensjonsordning

Kontrolloppstillingen - årsoppgaven Fra regnskapet hentes rapporter/lister: Alle oppgavepliktige og AGA-pliktige poster (regnskapsartene 0100-0899) Alle oppgavepliktige, men ikke AGA-pliktige poster (regnskapsartene 1600-1659) AFP ev tilskudd til AFP Husk introstønad og ev kvalifiseringsstønad (ikke avgift, men skattepliktig, KOSTRAart 089) Oversikt over opptjente og utbetalte feriepenger (balansen) Introduksjonsloven kom i 2004. Kommunen er etter loven forpliktet til å sørge for introduksjonsprogram til nyankomne innvandrere som er bosatt i kommunen. Kommunen skal utbetale stønaden utfra den tid innvandrer har deltatt i programmet, utgjør på årsbasis 2G. Stønaden er skattepliktig inntekt. kode 232 Kvalifiseringsstønaden er for sosialhjelpsmottakere. Er rettet mot personer med vesentlig nedsatt arbeids- og inntektsevne, og med ingen eller svært begrensede ytelser til livsopphold i folketrygden. Stønaden er også her inntil 2 G (2/3 G for personer under 25 år). Skattepliktig inntekt. kode 237 Denne stønaden er ganske ny, noen kommuner er enda ikke begynt å utbetale denne type stønad. Derfor kan det være greit å nevne dette.

Kontrolloppstillingen - årsoppgaven Lønns- og trekkoppgaver Viser hva som er utbetalt i 2008 Regnskapet Viser hva som er bokført i 2008 Hva er ikke med begge steder? Det som er utbetalt i 2008, men utgiftsført/bokført i 2007, eks. feriepenger utbetalt sommeren 2008 Det som er utgiftsført/bokført i 2008, men som utbetales først i 2009, feriepenger. Flere variabler? (manuelle L/T-oppgaver, periodiseringer, korrigeringer, driftstilskudd fysioterapauter)

Lønnskurs NKK okt 08 REGLER RUNDT LØNN VED DØDSFALL Fra skatteloven § 12-1 til 12-3 2.2 Dødsfall Det fastsettes personinntekt hos avdøde bare av inntekter som er innvunnet og tidfestet før dødsfallstidspunktet. Dette gjelder både når dødsboet lignes for egen og avdødes sammenlagte inntekt i dødsåret og når gjenlevende ektefelle/enearving overtar boet udelt. - Medarbeidere har rett til lønn t.o.m. dødsdato. Deretter stanses utbetalingen (eller tilbakeføres ved neste lønnskjøring) Dette betyr at dato for når vedkommende dør er viktig når lønna skal kjøres. I tillegg til å se hvilket beløp som skal utbetales, må det også vurderes hvordan beløpet skal håndteres i forhold til skattetrekk, lønnsinnberetning og bokføring i regnskapet. Det er dødsdatoen i forhold til lønningsdatoen som er avgjørende for behandlingen.

Lønnskurs NKK okt 08 Medarbeider dør før faktisk lønningsdato (i kommunene den 12. jf Hta.) Dette betyr at det ikke skal beregnes forskuddstrekk eller foretas lønnsinnberetning av lønn i flg tilfeller: lønn for dødsmåneden når lønnsdatoen faller etter dødsdagen ikke-utbetalte feriepenger opptjent i inneværende år ev ikke-utbetalte feriepenger opptjent foregående år 2. Medarbeider dør etter faktisk lønningsdato 1. Lønn som avdøde ikke hadde faktisk krav på å få utbetalt før dødsfallet blir i praksis ikke beskattet. Dette følger av ligningspraksis og av departementets uttalelser. Slike utbetalinger vil derfor ikke anses som lønnsinntekt, men som arv. Dersom en medarbeider dør f.eks 10.april, skal lønn for perioden 1.-10.april posteres med lønnsart 473 (skattefri utbetaling). Da foretas det ikke forskuddstrekk og beløpet blir lønnsinnberettet som arv. I tillegg skal alle feriepengene for inneværende og foregående år løses ut og behandles på samme måten. 2. Lønn som avdøde fikk utbetalt eller hadde rettlig krav på å få utbetalt før dødsfallet blir ikke korrigert ift skattetrekk og lingnende. Det betyr at for personer som dør etter lønningsdato, er det flg forhold som evt må behandles særskilt i forhold til lønnsart 473 og skattefri utbetaling. Se foil.

Lønnskurs NKK okt 08 NAV-REFORMEN OG SYKELØNN VÆR OBS I FHT SYKEMELDTE SOM HAR NÅDD MAX-DATO !!!! De har brukt opp rettighetene sine, hele sykepengeåret er gått, lønna stopper her og ytelsene betales heretter av NAV ! Vær på vakt i fht arbeidsgiverperioden når de er tilbake i jobb. Har ikke tjent opp ny arbeidsgiverperiode før de har arbeidet 16 dager i den stilingsstørrelse som arbeidsavtalen tilsier. Kommunen får her ikke refundert sykepenger i arbeidsgiverperioden. Kan være en av årsakene til differanse mellom krav sykepenger og det som kommunene får refundert For arbeidstakeren vil dette si at han/hun må få sykepenger fra NAV i stedet for forskuttering fra arbeidsgiver i arbeidsgiverperioden. For arbeidsgiver vil dette si at de må stoppe lønna fra dag 1 da de ikke får refusjon for de 16 dagene i arbeidsgiverperioden Poenget her er at det er ulike opptjeningsregler for rett til sykepenger og arbeidsgiverperiode. Arbeidstakers rett til bruk av egenmeldinger og forskuttering sykepenger fra arbeidsgiver i arbeidsgiverperioden følger av HTA.

Lønnskurs NKK okt 08 Når opptjenes NY arb.giverperiode ? 16 dager ETTER at man er HELT frisk (dvs jobber for fullt i stillingsstørrelsen sin) Ved innvilget ytelse fra NAV etter folketrygdloven § 12 om uførepensjon KUN i disse tilfellene opptjenes ny arb.g.periode

Lønnskurs NKK okt 08 FOR 1983-12-30 nr 1974: Forskrift om begrensning av lønnsoppgaveplikten Gitt med hjemmel i ligningsloven § 6-1 jfr § 6-2 om lønnsoppgave m.v. arbeidsgivers plikt Kan kanskje være lurt å nevne denne forskriften som gir svar på spørsmål rundt hvor mye som kan utbetales skattefritt (1000, 2000kr, 10 000 kr osv flere beløpsgrenser), reiseutgifter i tjeneste, kost og losji, hva kreves i fht dokumentasjon av reiseutgifter, f.eks ved billettløse reiser, utbet til næringsdrivende. §§ 1-11.

Lønnstaker eller selvstendig næringsdrivende Spesielt vil denne problemstillingen gjelde enkeltmannsforetak Det er ikke tilstrekkelig å sjekke Brønnøysundsregistrene Bør få bekreftelse fra ligningskontoret Se også Oslo kemnerkontors hjemmesider for kriterier Det er lønningskontoret som avgjør om det skal trekkes skatt eller ikke, og de må da ha korrekte opplysninger Utbetaliger til enkeltmannsforetak bør foretas over lønnsregnskapet, ellers risiko for ”svarte penger” Kan være en annen type virksomhet, eks. en snekker som tar maleoppdrag, er da ikke næringsdrivende for dette, kun for snekkervirksomheten Bilgodtgjørelse etter Statens satser utbetales kun fra arbeidsgiver, ikke oppdragsgiver Det kan utformes egne skjema som den enkelte får og tar med til ligningskontoret for utfylling, får da en bekreftelse for at de er selvstendig næringsdrivende