KAFFEKURS Tips til behandling av e-post Mars, 2014 Mars 2014

Tips: •Svar alltid så fort som mulig – om du ikke kan gi et svar umiddelbart – gi en kort tilbakemelding om at du trenger mer tid for utfyllende svar og om når svar kan forventes •Ikke lat som om du ikke har mottatt e-posten hvis du ar gjort det •Ikke tro at alle leser dine haste-e-poster. Ikke stol altfor mye på at du bare kan sende en e-post med viktig informasjon, og tro at de blir de lest. Viktig e-poster bør følges opp

Tips fortsetter: •Har du sendt en e-post som krever rask respons, så sørg for at mottakeren blir gjort oppmerksom på hvor viktig den er, for eks. med en telefon •Vær klar og tydelig – unngå misforståelser. Kom til poenget. Bestem deg for hva du vil si, og si det. Verken mer eller mindre. •Vær bevisst på hvem du sender e-post til – riktig målgruppe og relevans. Det samme gjelder for kopimottakere. Trenger de å vite? Send kopier kun til de som er aktivt interessert i temaet

•Vær høflig slik at tonen i e-posten ikke blir feil. Ikke glem at det du har skrevet i e-poster kan bli lagret i overskuelig fremtid. •Vær korrekt. Vis respekt. Vær bevisst på grammatikk, feilstavelser, usammenhengende resonnementer og lite passende språk. Les grundig gjennom før du trykker på send-knappen. Tips fortsetter:

Aktuelt loveverk m.m. •Personvernopplysningsloven •Personvernopplysningsforskriften kapittel 9 •HMS/Internkontroll •Datatilsynet

Arbeidsgiver – plikter og rettigheter •Lese de ansattes private e-post •Jobbrelatert e-post •Fremgangsmåte ved innsyn i jobbrelatert e-post •Utarbeide regler og retningslinjer for innsyn i jobbrelatert e-post •Informasjon ved innsyn i jobbrelatert e-post •Tillitsvalgtes rolle

Forslag spørsmål til debatt •Diskuter tipspunktene • Har du noen nyttige tips til andre e-post brukere? •Er det utarbeidet retningslinjer og rutiner for behandling av e-post på din arbeidsplass? •Hvis ja, er så disse utarbeidet i samsvar med personopplysningsloven og forskriften om Internkontroll?

Forslag spørsmål…… •Hvis nei, på ett eller begge ovennevnte spørsmål. Hva kan/vil du gjøre for å bedre forholdene rundt disse spørsmålene på din arbeidsplass? •I hvilken grad praktiserer og informerer arbeidsgiver innsynsretten på din arbeidsplass? • E-post er et nyttig redskap i de aller fleste tilfeller, men hva skjer med dokumentasjon for ettertiden om det ikke finnes gode arkiv rutiner? Diskuter dette i et samfunnsperspektiv og i et bruker- perspektiv. •