Digital langtidslagring og formidling Hvor går veien?

Utfordringer for digitalt depot Hvordan skal vi ta vare på samfunnets digitale minner?

Erfaringer Vi har gjort oss en del erfaringer etter å ha mottatt digitale avleveringer fra kommunene. - Sakarkiver. - Klienter fra fagsystemer. Erfaringene berører kompetanse, teknologisk infrastruktur og tjenestetilbudet til kommunene. Utfordringer må løses for at kommunene skal få best mulig tjenester på arkivområdet.

Kompetanse Problemstillinger ved digital langtidslagring lite fokusert. Utvidede behov ift. vanlig IT-drift. IT-drift konsentrerer seg om systemer som er i produksjon. Digitale depoter forholder seg til ”historiske” systemer. Mangler standardisert kompetansebase. Ingen utdannelse for digitale arkiver. Dagens IKT-utdannelse fokuserer på produksjon av og lite på bevaring av informasjon.

Teknologisk fokus Riksarkivets fokus har vært på arkivformater. PDF i stedet for Word- og Excelformat. Databaser lagres som tekstfiler (XML). Basis i åpne standarder. Lite fokus på tilgjengeliggjøring. ”Black archives”. Mye er sensitivt materiale, men skal være lett tilgjengelig likevel.

Lagring av store datamengder Avleveringsvolumene øker med heldigitale arkiver. Investeringer i teknologi og infrastruktur. Digital informasjon har et ”livsløp” i depotet PDF vil en gang forsvinne og må erstattes av andre formater. Løpende sikring av at informasjonen er autentisk (dvs. rettslig holdbar). Systemer for livsløpsforvaltning er ikke tilgjengelige!

Hvilke krav stiller samfunnet? Generell samfunnsutvikling medfører en økende bevissthet hos publikum om at offentlige institusjoner lagrer informasjon om dem. Det stilles krav til kommunenes rolle som informasjonsforvalter. Den nye offentlighetsloven stiller også krav til kommunene.

Hva gjør vi med disse utfordringene? Vi kan ikke vente på Riksarkivet som har fokus på det statlige nivået og tenker mindre på kommunale behov. Vi må etablere kompetanse- og metodeutvikling som sikrer at vi kan yte tjenestene kommunene trenger. IKA skal tilby tilgang til arkivene som ivaretar kommunale behov. Vi må endre kurs fra å fokusere på arkivformater over til å fokusere på tilgjengeliggjøring!

Hva gjør vi med disse utfordringene? Samarbeid tvinger seg fram! Investeringer i infrastruktur for å etalbere et depot blir for store for hvert enkelt IKA. Samordning av metodikk og rutiner. Arkivene blir ensartede og lettere å samle i et felles depot. Utvikling av felles depotverktøy blir mulig. Samordne kompetanseutviklingen i IKA-miljøet slik at vi får en felles platform.

Hva gjør IKA Møre og Romsdal nå? IKA MR samarbeider regionalt med IKA Trøndelag og Arkiv i Nordland. Forbereder et felles digitalt depot der institusjonene deler på kostnader ved teknologisk infrastruktur og kompetanse. Etablerer basisen for et depotstyringsverktøy. Samordner metoder, verktøy og kompetanse.

Hva gjør IKA Møre og Romsdal nå? Med støtte fra ABM-utvikling etableres det en landsomfattende faggruppe for kommunale digitale depot (IKA, byarkiver, fylkeskommunale arkiver) som fokuserer på kompetanse- og metodeutvikling. Et utvalg med deltakelse fra faggruppa, det kommunale arkivmiljøet og Riksarkivet utreder et mulig nasjonalt kompetansesenter.

Status infrastruktur IKA MR IKA MR har i 2008 oppgradert sine datasystemer. Økt sikkerhet. Sikker VPN tilkobling fra kommuner til IKA MR. Sikker behandling av både fulldigitale sakarkiv og fagsystemer (økt krav i overgangen fra CD- lagring til større datamengder). Økt funksjonalitet og tilgjengelighet. Fokus på åpne standarder . Linux og åpen kildekode.

Periodisert avlevering fagsystemer? En rulleringsmodell hvor samtlige fagsystemer deles inn i 3 grupper, og det foretas avlevering fra 1 gruppe pr. år. Krever aktiv egeninnsats fra kommunene. Bidrar til å tette hullene i avleverte fagsystemer?

Tradisjonell metode for uttrekk Tradisjonelt har digital avlevering av sakarkiv og fagsystemer krevd høy datakompetanse. Uttrekk har krevd full oversikt over systemets tabeller og relasjoner. Krav til kompetanse på hvordan trekke data fra hvert enkelt sakarkiv og fagsystem.

Ny metode og verktøy for uttrekk Ny metode og verktøy minimaliserer kompetansekrav. Ingen bevaringsvurdering i uttrekksfasen. Alle tabeller tas med. Fokus flyttes fra avlevering over til formidling. Bevaringsvurderinger tas i stedet i selve formidlingsløsningene (valg av søkekriterier). IT-personell i kommunen kan også selv foreta avlevering på en standardisert og enkel måte. Ingen ekstra kostnader for kommunen. IKA MR har samlelisens for MySQL Migration Toolkit. Tar IKKE fulldigitale dokumenter.

Nytt kommersielt verktøy - DEX Arkivdanner/kommune gjennomfører uttrekket fullt ut. DEX lager en ferdig arkivpakke som kan leveres klar for levering til digitalt depot. Hver arkivdanner/kommune må kjøpe egen lisens. Pris er basert på inngyggertall /kostnad pr. uttrekk. Støtter uttrekk av fulldigitale dokumenter. Kan sannsynligvis også benyttes på fulldigitale Noark-4 sakarkiv systemer. Norsk leverandør med et verktøy som i stor grad erstatter kompetansekrav ved uttrekk. http://www.dextractor.no

Ny metode og verktøy for uttrekk

Ny metode og verktøy for uttrekk

Søk og formidling – nye muligheter Min side og KS med flere aktører i tverrfaglig prosjekt. Alle IKA blir en kilde ved søk etter klientinformasjon. Høy vekt på sikkerhet. Tilgang til å søke etter hvilken informasjon på enkeltindivider (hva ligger lagret hvor). IKKE tilgang til hele dokumentene ved søk fra min side!

Hva gjør vi ut 2008? IKA MR vil øke takten på uttrekk og avleveringer ved hjelp av de nye metodene. Utprøving av nye formidlingsløsninger vil bli foretatt. Alle kommuner skal få besøk av IKA MR. Ta fortsatt kontatk for å avtale avleveringer!