Oppfølging av økonomi og fremdrift i prosjekt

Målet med forelesningen Gi en kort innføring i oppfølging av økonomi og fremdrift på prosjekt Få mer fokus på økonomistyring og oppfølging av økonomi på prosjekt Gi innføring i rutiner og system for planlegging og oppfølging av økonomi på prosjekt

Hvorfor oppfølging? Uten oppfølging - ingen styring! Planen viser hvordan man tror prosjektet vil forløpe Rapportene underveis forteller hvordan det faktisk gikk Oppfølgingen korrigerer kursen ved avvik Planlegging er ikke en engangsoppgave, men en iterativ prosess! I prinsippet planlegger vi prosjektet gjennom hele dets levetid. Vi lager en plan, gjennomfører aktiviteter, studerer framdrift, ressursbruk, etc., finner evt. tiltak og lager en oppdatert plan. Dersom utgangspunktet er en godt gjennomarbeidet plan, vil oppfølgingsarbeidet bli tilsvarende lettere. Er utgangspunktet en dårlig plan, vil oppfølgingen bli desto mer krevende.

Oppfølging Innebærer å søke etter årsaker, og gjøre noe med dem. Oppfølging består i å: Måle/registrere status, informasjon om fremdrift, kostnader, resultater og prosjektets situasjon generelt Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsakene Definere og iverksette korrigerende tiltak Lag ikke mer rutiner enn du trenger Hva er det minste jeg trenger av informasjon for å ha kontroll med situasjonen?

Hva følger vi opp? Fremdrift Økonomi Kvalitet og HMS Kvalitet HMS Tid

Hovedtyper av tiltak Oppfølging gir tre hovedtyper av tiltak: Utførelsen endres Planene endres Målene endres

To typer oppfølging Formell oppfølging: Uformell oppfølging Prosjektmøter Fast timeplan Tidsregistrering Registrering av materialforbruk Registrering av utført arbeid Inngående og utgående fakturaer Anslag av gjenstående arbeid Svært viktig for å få korrekt fremdrift Statusrapporter Korte og konsise Uformell oppfølging Daglig kontakt med medarbeidere Samtaler ”Ta pulsen” Den formelle oppfølgingen består av de teknikker og verktøy vi etablerer for å holde kontroll over prosjektet. Hvilke verktøy som tas i bruk, vil avhenge av prosjektets egenart, men punktene over vil være aktuelle i de fleste prosjekter. Prosjektmøtenes hyppighet vil være prosjektavhengig. Det kan være lurt å kjøre etter en fast agenda. Registrering av time- og materialforbruk, er som regel det minste problemet i prosjekter. De fleste bedrifter har timelister/timereg.system på prosjekter. Desrom dette ikke finnes, er det enkelt å utarbeide rutiner for registrering av timeforbruk. Tilsvarende gjelder for materialforbruk der hvor dette er aktuelt. Den store utfordringen ligger som regel i å anslå gjenstående arbeid. Her kreves faglig innsikt og vurderingsevne! Når det gjelder statusrapporter; gjør disse så korte og konsise som mulig. Styringsgruppemøter; dersom du har følelse av at prosjektet er i ferd med å få problemer av fremdriftsmessig eller økonomisk art, gi klare signaler om dette til styringsgruppe/bedriftsledelse så raskt som mulig. Sitt ikke å håp at dette skal ”gå seg til”. Dersom du har gjort ditt for å lede prosjektet så godt som mulig, er det ingen grunn til å spille med åpne kort. Formell oppfølging vil alltid skje i etterkant av hendelsen. Gjennom uformell oppfølging, vil man kunne sense problemer lenge før disse er målbare, og derfor være mye raskere med tiltak..

Eksempel på praktisk prosjektoppfølging

Verktøy for fremdrifts- og økonomioppfølging Fremdrift i Gantt-diagram m/ fremdriftsfront Fremdriftskurve (S-kurve) Startprognose (Budsjett) Fakturagrunnlag utført arbeid Prosjektregnskap Korrigert prosjektregnskap / prosjektprognose (intreimskorreksjoner) Sluttprognose Oppfølging av prosjektfremdrift kan gjøres på flere måter, men ofte vil en kombinasjon av grafiske metoder og ”rene tall”, f.eks. virkelige verdier mot budsjetterte verdier, være en grei løsning. Vi skal i det følgende se på to av de mest brukte grafiske metodene for fremstilling av prosjektstatus. Gantt-diagram ved bruk av Project: + God på avhengigheter, hvilke konsekvenser får fremdriftsavvik + God til komplekse prosjekter med mange avhengige aktiviteter - Vanskelig på kostnads/ressursoppfølging S-kurve/bruk av psVINN: + Enkelt og godt på kostnads og ressursoppfølging + Godt på fremdriftsoppfølging i prosjekter uten komplekse relasjoner - Svak på komplekse avhengigheter Prosjektregnskap: +Nøyaktig - For sein tilbakemeldingstakt - Ikke virkelig fremdrift - Ikke timeantall, kun kostnad (ofte) Vis eksempel i Project (filene h:\usr\vinn\team prosjekt\pakurs98\project-eksempler\oppfølging\plan1.mpp og plan2.mpp) Mer omfattende eksempel i fila badoppf.mpp. Eksempel på S-kurve s-kurve.xls. Vi skal komme tilbaketil fremdriftsoppfølging i gruppeopgaven seinere i dag, og Erik vil gjennomgå VINNs eget PC-verktøy for prosjektoppfølging.

Prosjektoppfølging består av følgende: Fremdriftsmåling – registrere fremdriftsstatus Prognostisering – anslå sluttresultat mht totalkostnader og sluttdato Endringshåndtering – ha oversikt og fokus på endringer og tillegg Avvik og korrektive tiltak – identifisere avvik og årsaker med forslag til korrektive tiltak Statusrapportering Kostnadsstyring

Fremdriftsmåling Fysisk fremdrift/ferdigstillelse måles ved prosent ferdig arbeid eller verdi av utført arbeid Fremdrift målt i form av timer, dager, måneder i forhold til plan Fremdrift kan også måles i penger og derav som kostnader Kostnadsoppfølging – registrerte kostnader mot budsjett Avvik måles mellom det som er planlagt og det som er utført

Hva skal en fremdriftsplan inneholde? Hvem skal gjøre hva, hvor, når og i hvilken rekkefølge Avhengigheter mellom ulike aktiviteter Koordinering av egne lag, underentreprenører og adm. sideentreprenører Behovet for arbeidskraft, maskiner og utstyr gjennom hele bygge- og anleggsperioden Tidspunkt for materialbestillinger

Hva skal fremdriftsplanen brukes til? Fornuftig disponering av ressurser Oversikt over fremdrift Hjelp til materialbestillinger og leveringsdatoer Som dokumentasjon av beslutninger Som informasjon Fremdriftsfront Oppsetting av budsjetter

Vi har fått jobben – sett i gang Produksjonskalkyle - budsjett Pris Timeverk Tilrigging  40.000 100 Etasjeskillere 55.000  60 Opprydding  15.000 30 Nedrigging 40.000  Innvendinge vegger inkl. isolasjon 75 Grunnarbeider 50.000  80 Fundamenter 45.000  50 Bad 40 Kjøkken 100.000 Råbygg 120.000  125 Tak  140.000 Utv Vegger 60.000  65 Vinduer 65.000  UE-EL-RØR 105.000 Drift (Anleggsleder, regnes ikke inn i bemanning) 20.000  Dører 30.000 25 Listverk 20.000 Totale kalkulerte timeverk  1.000.000 1.030

FREMDRIFTSPLAN m/RESSURSPLAN

Periodeplanen Periodeplanen er en "rullende" arbejdsplan, der indeholder de aktiviteter, der ligger inden for de næste 6 uger. På byggeprojektet gennemgår håndværkerne og byggeledelsen de kommende aktiviteter og sørger for at fjerne forhindringer. Aktiviteterne analyseres i forhold til de 7 strømme. Når alle strømme er opfyldt, er aktiviteten "sund" og kan gennemføres uden problemer. Denne klargøring af arbejdsoperationerne gør, at byggearbejdet flyder gnid-ningsløst på pladsen. Ugeplanen Ugeplanen udarbejdes på et ugentligt møde med en formand fra hvert håndværker-sjak. På mødet koordinerer og aftaler sjak-kene, hvad de hver især skal lave i den efterfølgende uge. Med så kort tidshorisont kan aktiviteterne planlægges, så der er stor chance for at de kan gennemføres uden problemer. Det er kun "sunde" aktiviteter fra periodeplanen, der kan overføres til ugeplanen. Håndværkerne binder sig over for hinanden til ugeplanen og disse aftaler øger planens pålidelighed.

Avvik på fremdrift Avvik i forhold til utarbeid ukeplan Hva er avviket? Hva skylles avviket? Hva kan vi gjøre for å ta inn avviket? Hva krever dette av samarbeid og ressurser? Avvik i forhold til Hovedfremdriftsplan Disse spørsmål bør basens stille seg og sine håndverkere FØR basen går i basmøtet. VIKTIG med fokus på dette og at man har forslag til tiltak klare. HUSK AT DU IKKE KAN ENDRE HISTORIEN, MEN TIDEN SOM KOMMER KAN DU PÅVIRKE.

Tiltak etter oppfølging Målformulering Planlegging Utførelse Oppfølging Mål og rammer Avvik Korrigere mål Korrigere plan Korrigere utførelse Oppfølging gir tre hovedtyper av tiltak: Utførelsen endres Planene endres Målene endres Planer Statusregistrering Ressurser Resultat

Prognostisering Prognoser for sluttkostnad og sluttdato for prosjekt Anslag over gjenstående arbeid og kostnader NB! Ofte er det de siste 10-20 % av arbeidet som tar mer tid enn beregnet. Dessuten viser det seg ofte at tidligere problemer i prosjektet som har blitt skjøvet ”under bordet” kommer frem når tid og kostnader begynner å bli kritisk, og da særlig mot slutten.

Endringshåndtering og avviksbehandling I et prosjekt vil det bli gjennomført endringer og tillegg som vil påvirke prosjektet mht tid og kostnader Kritisk linje vil normalt endre seg. I store prosjekter kan man i gitte tilfeller også ha flere kritiske linjer. Dette er gjerne aktiviteter som har betydelig kostnad og/eller ressurskrav som gjennom sine behov kan trekke ressurser vekk fra andre viktigere (kritisk linje) aktiviteter

Statusrapportering og kostnadsstyring I statusrapportering inngår - Utført i perioden - Avvik i forhold til planlagt - Tiltak for å rette opp avvik - Kritiske aktiviteter I kostnadsstyring inngår - Registrere tidsforbruk – egne ansatte - Registrere materialforbruk – innkjøp og utnyttelse - Følge opp UE - avtaler

Byggeplassleders ansvar og oppgaver knyttet til oppfølging av økonomi og fremdrift i prosjektet Timeregistering – oppfølging egne ansatte Mottakskontroll av materialer – inngående faktura Oppfølging av UE Registrere utført arbeid – faktura grunnlag Anslå gjenstående arbeid Statusrapport Driftsrapport – periodisering av prosjektregnskap Driftsmøter på byggeplass med egne ansatte og UE

Driftsrapport