Økonomistyring av byggeprosjekt Del2 Målet med forelesningen u Gi en kort innføring i oppfølging av økonomi og fremdrift på prosjekt u Få mer fokus på.

Presentasjon om: "Økonomistyring av byggeprosjekt Del2 Målet med forelesningen u Gi en kort innføring i oppfølging av økonomi og fremdrift på prosjekt u Få mer fokus på."— Utskrift av presentasjonen:

1

2 Økonomistyring av byggeprosjekt Del2

3 Målet med forelesningen u Gi en kort innføring i oppfølging av økonomi og fremdrift på prosjekt u Få mer fokus på økonomistyring og oppfølging av økonomi på prosjekt u Gi innføring i rutiner og system for planlegging og oppfølging av økonomi på prosjekt

4 Hvorfor oppfølging? u Uten oppfølging - ingen styring! – Planen viser hvordan man tror prosjektet vil forløpe – Rapportene underveis forteller hvordan det faktisk gikk – Oppfølgingen korrigerer kursen ved avvik

5 Oppfølging Innebærer å søke etter årsaker, og gjøre noe med dem. u Oppfølging består i å: – Måle/registrere status, informasjon om fremdrift, kostnader, resultater og prosjektets situasjon generelt – Identifisere avvik fra mål og planer, og forklare årsakene – Definere og iverksette korrigerende tiltak u Lag ikke mer rutiner enn du trenger – Hva er det minste jeg trenger av informasjon for å ha kontroll med situasjonen?

6 Hva følger vi opp? u Fremdrift u Økonomi u Kvalitet og HMS Tid Fremdrift Kvalitet HMS Økonomi

7 Hovedtyper av tiltak u Oppfølging gir tre hovedtyper av tiltak: – Utførelsen endres – Planene endres – Målene endres

8 To typer oppfølging u Formell oppfølging: – Prosjektmøter – Fast timeplan – Tidsregistrering – Registrering av materialforbruk – Registrering av utført arbeid – Inngående og utgående fakturaer – Anslag av gjenstående arbeid – Svært viktig for å få korrekt fremdrift – Statusrapporter – Korte og konsise u Uformell oppfølging – Daglig kontakt med medarbeidere – Samtaler – ”Ta pulsen”

9 Eksempel på praktisk prosjektoppfølging

10 Verktøy for fremdrifts- og økonomioppfølging u Fremdrift i Gantt-diagram m/ fremdriftsfront u Fremdriftskurve (S-kurve) u Startprognose (Budsjett) u Fakturagrunnlag utført arbeid u Prosjektregnskap u Korrigert prosjektregnskap / prosjektprognose (intreimskorreksjoner) u Sluttprognose

11 Disposisjon for statusrapport / prosjektrapport u Generell vurdering – Hvordan går det generelt sett? u Avvik og tiltak – Hvilke avvik (kvalitet, fremdrift, økonomi) har vi i forhold til aktuelle milepæler? – Hva er årsaken? – Hvilke tiltak foreslår vi? u Spesielle utfordringer i fortsettelsen – Hvordan møter vi disse? u Revidert plan for videreføringen – Med spesiell vekt på økonomiske konsekvenser.

12 Startprognose (Budsjett) u Anleggsleder / ptosjektleder utarbeider startprognose før oppstart på prosjektet. u Startprognosen utarbeides med bakgrunn i opprinnelig kalkyle, egne vurderinger, markedsforhold, tilgjengelig kapasitet, etc.

13 Forutsetninger u Alle prosjekt må ha egen organisasjon med ansvarlig leder u ”Forenklet” og fastsatt kontoplan for prosjektregnskap u Prosjektrutiner for behandling av inntekts – og kostnadselementer

14 Regnskapsloven § 8-1-2 Dokumentasjon av timer u Bokføring etter §8-1-1 skal føre timelister etter §8-4-1 §8-1-3 Krav om prosjektregnskap u Bokføringen skal innrettes slik at det kan utarbeides egne spesifikasjoner (prosjektregnskap) for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger 300.000 eksklusive merverdiavgift.

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27 Regnskapsloven u Prosjektregnskap skal inneholde følgende opplysninger: a. oppdragivers navn og adresse, eventuelt organisasjonsnummer b. oppdragets art c. oppdragets oppstart d. oppdragets opphør e. alle direkte kostnader f. alle inntekter u Spesifikasjon av kostnader og inntekter skal tilpasses oppdragets art. kostnader skal minst spesifiseres på lønnskostnader, materialkostnader, kostnader til underentreprenører og andre direkte kostnader. §8-1-4 Prosjektregnskapets innhold

28 Regnskapsloven §8-1-5 Oppbevaringsplikt u Prosjektregnskap, byggekontrakter med anbud/kalkyle, tegninger, kontrakt med underentreprenører, timeliste, ordrelister og inngående pakksedler skal oppbevares i 10 år. I tillegg skal originale timelister på papir oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Dette gjelder selv om timelistene blir overført til andre media for oppbevaring i hele 10-årsperioden.

29 Formål med u Flytte styring og beslutninger ut fra kontorene og ut på prosjektene. u Anleggsledelsen motiveres til å tenke mer på bedriftens lønnsomhet. u Anleggsledelsen får totaloversikt over sine prosjekter og eierskap også til den økonomiske siden i prosjektene. u Kunne gjøre tiltak på prosjekt som har negativ utvikling. Prosjektregnskap-/prosjektprognoser

30 Forsiktighetsprinsippet Ved beregning av et prosjekts resultat skal forsiktighetsprinsippet legges til grunn.

31 Forsiktighetsprinsippet u Alle kjente avvik i forhold til innkjøp, produksjon, fremdrift, etc., skal ivaretas ved vurderingen. u Forventet tap på gjenværende arbeider skal tas med en gang u Rapportert resultat i perioden skal aldri være %-vis høyere enn forventet sluttresultat. u Det skal avsettes (2%) av produksjonsinntektene i perioden for uforutsette kostnader (garantikostnader ) u Krav/tvister/uavklarte forhold rundt inntektene skal ikke inntektsføres. Forsiktighetsprinsippet innebærer følgende:

32 Avstemme løpende bokføring Inntekter u Er alle utstedte utgående faktura med i rapporten? u Er eventuelle kreditnota med i rapporten? u Er faktura bokført på rett konti?

33 Avstemme løpende bokføring Kostnader u Hvilke faktura er mottatt(under behandling), men ikke bokført? u Er alle konterte – attesterte faktura bokført? u Er faktura bokført på rett konti? u Er lønnsbelastning rett og à jour? u Er det bokført kostnader i perioden som ikke tilhører prosjektet?

34 Definere avvik i perioden u Ved periodeslutt er målet å finne prosjektets riktige regnskapsmessige og faktiske resultat. u Dette gjøres ved å tidsavgrense inntekter og kostnader pr. en angitt dato-/periode..

35 Inntekter u Er faktiske utførte inntekter større eller mindre enn det som er fakturert og bokført i perioden. u Kontraktsarbeider, utført, ikke fakturert/bokført i perioden. u Kontraktsarbeider, fakturert/bokført, ikke utført.

36 Inntekter u Tilleggs-/regningsarbeid ikke fakturert/bokført i perioden. u Betalingsplan => kontra faktisk utført. u Over/underfakturering riggpost. (diff. mellom budsjettert uttak av riggposter og fakturert) u Utført og fakturert, men ikke godkjent av byggherre.

37 Kostnader u Er faktiske bokførte kostnader større eller mindre enn forbrukte kostnader sett i forhold til produksjon? u Hvilke faktura er mottatt, men ikke bokført i perioden? u Hvilke varer er mottatt/forbrukt, men ikke faktura på (pakkseddel)?

38 Kostnader u Utført arbeid av underentreprenør, ikke fakturert i perioden? u Underentreprenør fakturert, men ikke utført? u Lønns-/prisstigning påløpt, ikke fakturert/bokført? u Avsetning for akkord/bonus?

39 Beholdning u Hvor stor verdi av ubrukt materialer finnes på lager? u Restverdi av utstyr/hjelpemateriell? Hvilke verdier finnes på prosjektet som ikke direkte inngår i bygget?

40 Uforutsette kostnader u Sikre tilstrekkelig avsetninger for uforutsette kostnader i produksjonstiden. u Sikre tilstrekkelig dekning av kostnader til etterarbeid etter ferdigbefaring og overlevering. u Sikre tilstrekkelig dekning av kostnader i kontraktsfestet garantiperiode. Avsetning for uforutsette kostnader skal dekke følgende forhold; I produksjonstiden frem til overlevering bør denne posten utgjøre 2 % av akk. produksjonsvolum.

41

42 Sluttprognose u Det skal utarbeides en sluttprognose på prosjektet samtidig med den periodevise rapporteringen. u Prognosen skal innholde forventet produksjon og anleggsbidrag. u Ved oppstart vil budsjett (startprognose) og sluttprognose være lik.

43

44 Noen tips om prosjektoppfølging: u Det skal aldri føles OK å melde avvik i forhold til plan. u Hva er viktig å holde oversikt over i ditt prosjekt? Vær kreativ, lag egne hjelpemidler med utgangspunkt i dette! u Planlegg og iverksett rutiner fra 1. dag – Timeregistrering – Prosjektmappe – Fremdriftsvurdering/vurdering av gjenstående tid – Rutiner for materialbestilling/varemottak – Avviksregistrering/endringsmeldinger – HMS-rutiner/vernerunder

45 Prosjektavslutning Forespørsel KalkyleTilbud ProsjektoppstartProduksjonsfaseEtterkalkyle Kalkulering! Denne må ivaretas!!! Planlegging!

46 Prosjektavslutning u Evaluering av prosjektprosessen – Teknisk evaluering – Arbeidsmetoder – Tidsforbruk – osv u HUSK FOR ALL DEL AVSLUTNINGSFESTEN!!!