Rådmannens internkontroll ”Orden i eget hus” Lardals erfaringer og arbeid med sektorovergripende internkontroll Deltagelse i KS nettverk for Rådmannens internkontroll

Lardal kommune Bakgrunn: Minste kommunen i Vestfold – 2435 innbyggere, men best plass pr innbygger med 271 kvadratkilometer Administrativ organisering, 3-nivå modell fra 01.10.13 Oppvekst og kultur Helse, omsorg og velferd Miljø, teknikk og næring Stab/støttefunksjoner – økonomiavdeling og fellestjenester

Lardal kommune Fellestjenester: servicetorg med ansvar for sentralbord, politisk sekretariat, post/arkiv, fakturering, informasjon. Rådgiver IKT Fagansvarlig personal Vært utskiftning i sentrale posisjoner siste årene

”Orden i eget hus” Kommuneloven § 23, punkt 2: Utgangspunkt Kommuneloven § 23, punkt 2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll.

IA ARBEIDET I LARDAL KOMMUNE ”Orden i eget hus” Hvordan få oversikt nok til å ha betryggende kontroll?

”Orden i eget hus” Hvor starte? Hva har vi? Hvor finnes det? Hva må vi ha? Hvordan gjør vi det? Hva er godt nok?

”Orden i eget hus” To definisjoner av internkontroll: Internkontroll er et formalisert kontrollsystem der kontrollaktiviteter gjennomføres og følges opp med basis i vurderinger av risiko for styringssvikt, feil og mangler i virksomhetens arbeidsprosesser (PwC 2009, s5) COSO-definisjon: Den prosessen som er utformet og gjennomføres av de som har overordnet ansvar for styring og kontroll og av andre medarbeidere for å gi rimelig sikkerhet for at enhetene når sine mål med hensyn til pålitelig økonomisk rapportering, effektiv drift samt overholdelse av … lover og forskrifter (KRD, 2009a, s.21)

”Orden i eget hus” Hva har vi, hvor finnes det? ”Rød tråd” fra kommuneplanens samfunnsdel til sektorovergripende del i økonomiplan og budsjett, men noe tilfeldig videre på sektornivå Rapportering til kommunestyret i hovedsak på økonomi Noe tilfeldig hvordan vedtak ble fulgt opp, og om de ble fulgt opp

IA ARBEIDET I LARDAL KOMMUNE ”Orden i eget hus” Var utarbeidet sektorovergripende reglementer på mange områder Arkivert i kommunens sak-/arkivsystem eller i mapper på fellesområder Ingen helhetlig oversikt, vanskelig for nyansatte å få oversikt Liten grad av systematisk oppfølging og revidering Liten grad av risikoanalyser i forhold til å avdekke hvor vi er spesielt sårbare

”Orden i eget hus” Kjøpt lisens til KF Kvalitetsstyringssystem des. 2012. Tanken er at vi skal ha alt av dokumentasjon her – alt på ett sted og tilgjengelig for alle! Prosjektplan for implementering av systemet – med milepæler.

”Orden i eget hus” Hva gjorde vi? Overordnede styringsdokumenter Innførte Handlingsprogram i tillegg til budsjett og økonomiplan - i ett dokument Fokus på den ”røde tråden” fra kommuneplanens samfunnsdel – handlingsprogram – budsjett og økonomiplan Så har vi litt igjen før vi har den ”røde tråden” fra handlingsprogram til sektornivå

”Orden i eget hus” Rapportering: Kvartalsrapportene, hva skal vi informere kommunestyret om gjennom året? Økonomi, men hva med det vi har hovedfokus på i hverdagen vår – tjenesteproduksjon og ansatte? Personal – sykefravær, oppfølging Vedtak – oversikt over vedtak, status i oppfølgingen Kan videreutvikles og bli enda bedre.

”Orden i eget hus” Årsmelding ”den røde tråden” fra handlingsprogram, budsjett og økonomiplan Forsøker å bygge opp etter samme mal som vi bruker i handlingsprogram, budsjett og økonomiplan Rapportering - hvordan gikk det i forhold til målene og rammene som ble satt

”Orden i eget hus” Har kommet et stykke på vei, får gode tilbakemeldinger fra kontrollutvalg og folkevalgte. Gir god oversikt, mulig å forstå, enklere å lese.

”Orden i eget hus” Så kom det invitasjon til KS nettverk ”Rådmannens Internkontroll” Her ville vi være med, ta med oss gode råd videre, høre hva andre gjør, lære, dele. Deltar med hele rådmannens ledergruppe. 2 samlinger av 3 gjennomført.

”Orden i eget hus” KS sin ambisjon: At rådmannen skal sove godt om natta! Bli inspirert og motivert Forbedret internkontroll i løpet av nettverksperioden Trygghet på hva og hvordan for videre arbeid

”Orden i eget hus” Tre viktigste råd for styrket internkontroll Inngå i daglig ledelse og integrert med virksomhetsstyring Mer risikobasert internkontroll Mer formalisering, særlig dokumentasjon administrativ

”Orden i eget hus” Samling 1: Sektorovergripende dokumenter Hva er status hos oss? Plan for forbedring av sektorovergripende dokumenter Grep for forankring og involvering Avgrenset til rådmannens internkontroll, administrativt område

”Orden i eget hus”

”Orden i eget hus”

”Orden i eget hus” Samling 2: Risikobasert internkontroll Mer risikobasert internkontroll Hva kan gå galt? Hvilken risiko kan vi leve med? Hvilke kontrolltiltak har vi, og er de relevante

”Orden i eget hus” Hvorfor risikobasert internkontroll? Forebygge uønskede hendelser Sikre at rutiner og arbeidsformer fungerer og er treffsikre - at vi ikke har unødvendige rutiner/kontroller Gjør oss mindre sårbare Skaper trygghet og forutsigbarhet Dokumentasjon av hva som gjøres

”Orden i eget hus”

FORSLAG TIL MATRISEMODELL FOR KVALITET OG INTERNKONTROLL ”Orden i eget hus” FORSLAG TIL MATRISEMODELL FOR KVALITET OG INTERNKONTROLL Kvalitet i politisk ledelse Kvalitet i strategisk ledelse Kvalitet i profesjonsledelse Kvalitet i profesjonsutøvelse Kvalitet i tjenesten Prioritering av ressurser. Økonomistyring Personalledelse Utvikling Kvalitetssikring Utviklingsledelse Faglig kompetanse Sosial kompetanse Yrkesetisk kompetanse Metodekompetanse Endring- og utviklingskompetanse Mål Innhold Arbeidsmetode Vurdering

Risikobasert internkontroll ”Orden i eget hus” Risikobasert internkontroll

”Orden i eget hus” Kvalitet i tjenesten

”Orden i eget hus” Samling 3: Januar 2014 «Å stille de riktige spørsmålene – rådmannens oppfølging av internkontroll i tjenestene».

”Orden i eget hus” Hva har nettverket bidratt til? Oversikt over hvilke sektorovergripende dokumenter vi som et minimum må ha, vurdering av status, plan for revidering Utarbeidet forslag til matrise for risikobasert internkontroll Et nettverk, noen å kontakte Godt nok – bevisste vurderinger – dokumenterte valg Fokus på og prioritering av internkontroll i en travel hverdag Og for rådmann – sørg for å få ansvar for internkontroll inn i stillingsbeskrivelser og delegering av ansvar til lederne!

”Orden i eget hus” Hva har vært viktig i prosessen så langt: En positiv og engasjert økonomisjef - vært en pådriver i utvikling av maler og innhold i rapportene To nye kommunalsjefer, ser med nye øyne på organisasjonen En kommunalsjef som ser fram til å få på plass elektronisk system og en som er god på matriser Engasjert fagansvarlig for personal

”Orden i eget hus” Godt utgangspunkt for videre arbeid, nå er det opp til oss å fortsatt prioritere arbeidet med internkontroll! Gjør det enkelt!

Takk for meg!