Digitalt arkivmateriale – arkivpakker - arkivdepot Av Børge Strand

Definisjoner Digitalt arkivmateriale = elektronisk arkivmateriale: Materiale som er skapt digitalt Dette må lagres og gjenfinnes digitalt Må ikke forveksles med digitalisert arkivmateriale som er skapt i papirform, men senere digitalisert (eksempelvis materiale som publiseres via Digitalarkivet)

Hovedgrupper – digitalt arkivmateriale Internadministrative systemer Journalførings-/sak/arkivsystemer (NOARK) Andre internadministrative systemer (regnskap, lønn, personal, tidsregistrering mm.) Fagsystemer registre/databaser: administrative registre, forskningsregistre, statistikkregistre støttesystemer for spesielle typer saksbehandling, i økende grad med innebygde prosedyrer/automatiserte prosesser (kan være integrert med sak/arkivsystemer) Andre: Digitale kart, multimediafiler etc.

NOARK Norsk Arkivstandard NOARK-3 – registrering og framfinning av papirdokumenter, dvs. saksarkivet er papirbasert NOARK-4 – registrering, fremfinning og LAGRING av elektroniske dokumenter – ”fullelektronisk arkiv” NOARK-5 – som N-4, men tilpasset integrering med fagsystemer Alle NOARK-systemer har funksjonalitet for å produsere arkivuttrekk - en arkivpakke

Fagsystemer - noen kjennetegn Mange fagsystemer er videreføring av manuelle registre/kartoteksystemer - ofte personregistre Informasjon i strukturert form: I tabeller, rader , kolonner og celler Informasjon lagres ofte i kodet form – først og fremst tallkoder (yrke, utdanning, bosted, sivilstand …) Tilrettelagt for datautveksling i form av eksport/import Data utveksles på tvers av institusjoner, etater, forvaltningsnivå og systemer – gjenbruk av data Dette er egenskaper som vi kan bruke til å lage arkivpakker, selv om slike systemer ikke spesifikt har funksjonalitet for det

Fagsystemer – forts. Egenutviklede systemer og ”skreddersydde” systemer - utviklet av én leverandør for én kunde – slike er unike, ikke standardiserte ”Hyllevare” – flere systemleverandører utvikler systemer for samme formål, men ikke etter noen standard, formålet er felles, men løsningene varierer. Ofte situasjonen i kommuner. Organisatorisk forankring som regel utenom arkivtjenesten Svært ofte forankret i lov/forskrift - dette grunnlaget er bestemmende for funksjonalitet, innhold, utforming, organisatorisk plassering mm for de enkelte systemer Men - dersom slike systemer inneholder ”NOARK-funksjonalitet” skal dette følge NOARK-standarden

Hva er en arkivpakke? En kapsel (”container”) hvor et arkivobjekt er lagret som en selvstendig enhet, fast forbundet med all informasjon som kreves for: å fremstille det på ny (”tekniske metadata”), å forstå det som arkivmateriale, dvs. i sin opphavs- og brukssammenheng (”logiske metadata”/”bevaringsmetadata”” Pakkevarianter (iht. OAIS-standarden): Avleveringspakke (SIP) Bevaringspakke, typisk i et depot (AIP) Brukspakke, dvs. tilpasset for tilgjengeliggjøring (DIP)

Eksempler fra kommunal sektor De enkelte fagavdelinger har sine spesialiserte systemer / støttesystemer for sine fagfelt: Oppvekst/barnehage/skole (BVPro, Extens , SATS mfl.) Helsetjenesten (HSPro, Opus mfl.) Eldreomsorgen (Gerica, NOTUS mfl.) Sosialtjenesten (Socio, OSKAR mfl.) Teknisk etat (Komtek, Arcidata, GISLine mfl.) I tillegg kan det finnes egenutviklede systemer, spesielt fra dataalderens «barndom», men like fullt med bevaringsverdig informasjon

Basiselement i arkivpakke iht. OAIS - Open Archival Information System

Tekniske metadata Metadata - ’data om data’, dokumentasjon av innholdet i en datafil, database osv. Kan finnes på papir, eller være integrert i en database. Metadata må omfatte strukturbeskrivelse, postbeskrivelse, feltbeskrivelse, datatyper, kodelister, koblingsnøkler, relasjoner mellom tabeller, Brukerhåndbøker er også viktig informasjon Uten metadata vil informasjonen være utilgjengelig!

Verktøy for elektroniske arkiver i arkivdepot Ark-N3 – visningsverktøy for Noark-3 uttrekk Ark-N4 – test- og visningsverktøy for Noark-4 uttrekk Disse utvikles av Riksarkivaren og distribueres fritt Arkadukt – verktøy for tekniske metadata for tabelluttrekk etter ADDML-standarden Utvikles av Riksarkivaren - distribueres fritt, men nyeste versjon er foreløpig ikke frigitt Egenutviklede rutiner – det vil alltid være behov som ikke dekkes av standard applikasjoner. En rekke ulike verktøy kan brukes.