Hanne Opsahl Fagsjef regnskap NARF Samarbeidsmøter 2006 - Akershus BOKFØRINGSLOVEN Innledning sett fra regnskapsførers ståsted - plikter, ansvar, utfordringer... Hanne Opsahl Fagsjef regnskap NARF

Regnskapsførers plikter og ansvar Ot.prp. nr. 51 (1992-1993) kapittel 6 side 15: ”Det presiseres at ansvaret for at de regnskapsmessige plikter blir overholdt fullt ut hviler på den regnskapspliktige selv. Innføringen av en autorisasjonsordning innebærer således ikke at den regnskapspliktige kan føre dette ansvar over på regnskapsføreren.” MEN! Regnskapsførerloven § 2 annet ledd: ”Autorisert regnskapsfører skal utføre sine oppdrag i samsvar med bestemmelser i og i medhold av lov og i samsvar med god regnskapsføringsskikk 1).” Ansvar i forhold til: Godkjenningen som autorisert (jf. Kredittilsynet) Indirekte: Skattemyndighetene (i ytterste fall: medvirkeransvar) Kunden Oppgave-/ansvarsfordeling reguleres i oppdragsavtale 1) Heretter forkortet GRFS. Ref. bransjestandarder utarbeidet av NARF og Økonomiforbundet: http://www.narf.no/templates/Page____2078.aspx.

Oppdragsavtale GRFS 0 Allment om regnskapsføringsoppdrag punkt 0.3.2: ”Oppdragsavtalen skal angi hvilke regnskapsfunksjoner, dvs. bokførings- og rapporteringsoppgaver, mv. som regnskapsfører-virksomheten har påtatt seg. (...)” Detaljeringsgrad?

Samspillet mellom kunde og regnskapsfører (1) Oppdragsomfanget/oppgavefordelingen kan variere, men grovt sett: Kunden Bilag/grunnlagsmateriale og annen dokumentasjon Regnskapsfører Bilagskontroll (formalkvalitet mv.), bokføring, utarbeidelse av spesifikasjoner, pliktig rapportering, mv., samt (eventuelt) oppbevaring

Samspillet mellom kunde og regnskapsfører (2) GRFS 1 Bokføring og årsoppgjør punkt 1.2.2 (utdrag): ”Ved etablering av oppdrag skal regnskapsførervirksomheten sammen med oppdragsgiver vurdere de av oppdragsgiverens interne rutiner som påvirker oppdraget og tilpasse disse på en måte som sikrer forsvarlig regnskapsføring.” Dvs. å bl.a. bidra til at oppdragsgiver utarbeider pliktig dokumentasjon mv. som tilfredsstiller krav til formelt innhold (jf. krav til faktura, kontantsalgsdokumentasjon (kassaapparat, dagsoppgjør, mv.), dokumentasjon av utførte timer, timebestillinger, innhold i kjøpsdokumentasjon, med mer) Nyttig som kundeinformasjon: Brosjyre fra Skattedirektoratet: ”Kontorarbeid og regnskapsføring – tips og råd” (http://www.skatteetaten.no/Templates/Brosjyre.aspx?id=5080&epslanguage=NO) Tips!

Samspillet mellom kunde og regnskapsfører (3) Hjelpemidler for å tilse at bokføringen er innrettet etter reglene: Implementeringsguide, utarbeidet av NARF (2005) Med hjelpetekster: http://www.narf.no/upload/5288/Bokføringsloven%20-%20Sjekkliste%20-%20Med%20kommentarer%20-%2027[1].09.2005.doc Blank, for egen utfylling pr. kunde: http://www.narf.no/upload/5288/Bokføringsloven%20-%20Sjekkliste%20-%20Med%20kommentarer%20-%2027[1].09.2005.doc Sjekkliste Norsk RegnskapsStiftelse (NRS): http://www.regnskapsstiftelsen.no/arch/_img/9290393.pdf

Samspillet mellom kunde og regnskapsfører (4) GRFS 1 Bokføring og årsoppgjør punkt 1.2.2 (utdrag, forts.): ”Dersom regnskapsførervirksomheten i oppdragsperioden kommer over svakheter eller feil ved oppdragsgivers interne rutiner, skal dette tas opp med oppdragsgiveren. Ved vesentlige brudd eller gjentakelser, skal slik melding gis skriftlig.” Regnskapsførerforskriften § 3-1 tredje ledd: ”Hvis oppdragsgiver vesentlig misligholder sine plikter etter oppdragsavtalen, slik at regnskapsfører ikke har mulighet til å produsere eller gi grunnlag for avtalt lovbestemt rapportering, plikter regnskapsfører å frasi seg oppdraget.” Ingen klar grense for når plikten inntrer -> må bygge på en totalvurdering ...og videre i annet ledd: ”Regnskapsfører plikter å gi opplysninger til ny regnskapsfører om forhold som tilsier at ny regnskapsfører ikke bør påta seg oppdraget dersom ny regnskapsfører spør om dette.” Nærmere regulert i GRFS 0 Allment om regnskapsføringsoppdrag punkt 0.2.2 Nødvendig dynamikk for å ”dressere” kunden

Rettsgrunnlaget for bokføringen Bokføringsloven (BL) og –forskriften (BF) Grunnleggende bokføringsprinsipper (BL § 4) NOU 2002:20 kapittel 4.2.1: ”(...) Det vil være tilnærmet praktisk umulig å etablere et regelverk som er dekkende i alle situasjoner, selv med utfyllende veiledning i god [bokføringsskikk]. Formålet og de grunnleggende [prinsippene] vil være retningsgivende når det oppstår situasjoner som ikke er direkte regulert. De vil også være førende for utviklingen av god [bokføringsskikk] og dersom det oppstår tvil om tolkningen av regelverket.” God bokføringsskikk (GBS) Uttalelser fra Bokføringsstandardstyret (BSS) / Norsk RegnskapsStiftelse (NRS) Publiseres fortløpende på www.regnskapsstiftelsen.no under menyvalget Bokføring/Uttalelser om bokføring (publiseres for øvrig også på bl.a. nettsidene til NARF – www.narf.no) Uttalelser fra Skattedirektoratet

Uttalelser om god bokføringsskikk (1) GBS 2006:9 Spesifikasjon av grunnlaget for inngående merverdiavgift ved innførsel av varer samt dokumentasjons- og oppbevaringskrav (10.10.06) GBS 2006:8 Bokføring av innbytte (10.10.06) GBS 2006:7 Utstedelse av salgsdokumentasjon - royalty til forfattere (2.5.06) GBS 2006:6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv. (2.5.06) GBS 2006:5 Utstedelse av salgsdokumentasjon for rabatter, markedstøtte mv. (2.5.06) GBS 2006:4 Utarbeidelse av spesifikasjoner (2.5.06) NB! Fastslår at spesifikasjonene skal utarbeides; ikke tilstrekkelig at utskrifts-/rapportfunksjonaliteten ligger i systemet. NARF arbeider for endring GBS 2006:3 Dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av automater (28.3.06) GBS 2006:2 Kjøreskolers plikt til kassaapparat og timebestillingssystem (28.2.06) GBS 2006:1 Utstedelse av kreditnota (24.1.06)

Uttalelser om god bokføringsskikk (2) Saker til behandling i BSS, pr. 14. november 2006: BL § 3 Pliktig regnskapsrapportering Hvilken rapportering omfattes etter kredittilsynsloven? (Nov 05) BL § 5 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering Hvilke krav stilles til tilbakeføring av periodiseringsposteringer for konsernrapportering når disse er bokført i selskapets ordinære regnskapssystem? (Feb 06) BF § 3-1 Lovbestemte spesifikasjoner Må sluttposteringer for å utarbeide konsernregnskap være med i spesifikasjonene? (Feb 06) Kan flere like transaksjoner slås sammen i bokføringsspesifikasjonen eller må de vises enkeltvis? (Feb 06) Hvilke opplysninger inngår i kunde- og leverandørspesifikasjonen bl.a. for en finansinstitusjon, og kan det føres felles konto for tilfeldige kunder? (Okt 06) Hvem kan ansees som ledende ansatt i første ledd nr 7? (Nov 05) Hva menes med normalt forbrukssalg i første ledd nr 7 (Nov 05) Hvordan skal mva spesifikasjonen se ut? (Juni 06)

Uttalelser om god bokføringsskikk (3) Saker til behandling i BSS, pr. 14. november 2006 (forts.): BL § 7 Bokføring og ajourhold Hvordan skal selskap som har satt bort forvaltningen av aksjer til en kapitalforvalter, innrette bokføringen? (Feb 06) Kan det i et konsern benyttes felles bilagsserie? (Feb 06) BF § 8-1-3 Krav til prosjektregnskap Kreves det noe kontrollspor mellom prosjektregnskapet og selskapets øvrige bokføring, og hvor ofte må spesifikasjonene utarbeides? (Mai 06) BL § 10 Dokumentasjon av bokførte opplysninger Må dokumentasjon, for eksempel utgående fakturaer, ferdigproduseres? (Mars 06) Hvilke krav stilles til elektroniske dokument, låsing av elektroniske regnskaper mv? (Des 05)

Uttalelser om god bokføringsskikk (4) Saker til behandling i BSS, pr. 14. november 2006 (forts.): BF § 5-1-1 Salgsdokumentets innhold Hvordan skal banknæringen oppfylle kravet om salgsdokumentets innhold? (Nov 05) Hvilke krav stilles til art og omfang i salgsdokumentasjonen? (Nov 06) BF § 5-1-3 Nummerering av salgsdokumentet Hva menes med at salgsdokumentet kan være merket på annen måte? (Feb 06) BF § 5-2 Utstedelse av salgsdokumentasjon Når skal varer og arbeid innen bygg og anlegg faktureres? (Nov 05) Når skal tilbakeholdt beløp for sikkerhet innen bygg og anlegg faktureres? (Nov 05) Når kan/skal husleie faktureres? (Nov 05)

Uttalelser om god bokføringsskikk (5) Saker til behandling i BSS, pr. 14. november 2006 (forts.): BF § 5-2-7 Forskuddsfakturering Kan serviceavtaler forskuddsfaktureres? (Jan 06) BF § 5-2-8 Kreditnota Må en kreditnota ha referanse til opprinnelig faktura? (Nov 06) BF § 5-3-2 Kassaapparat mv. Hva skal til for at en bankterminal kan likestilles med et kassaapparat? (Des 05) BF § 8-1-2 Dokumentasjon av timer Må det innen bygge- og anleggsvirksomhet alltid føres timelister? (Nov 05) BF § 8-4-1 Dokumentasjon av medgått tid Må utførte timer alltid dokumenteres når det utføres utelukkende fastprisoppdrag? (Nov 05) BL § 11 Dokumentasjon av balansen / BF § 6-1 Dokumentasjon av varelager Hvilke krav stilles til spesifikasjon av varens art i varetellingslistene? (Nov 06)

Uttalelser om god bokføringsskikk (6) Uttalelsene er ofte initiert av spørsmål fra bokføringspliktige og/eller deres regnskapsfører/revisor BSS oppfordrer: ”Det tas gjerne i mot problemstillinger som det ønskes en uttalelse om. Slike henvendelser vil ikke bli besvart, men kan munne ut i en uttalelse om god bokføringsskikk dersom problemstillingen har allmenn interesse.” Henvendelser kan sendes til nrs@revisornett.no eller adresse Norsk RegnskapsStiftelse Postboks 5864 Majorstuen 0308 Oslo

Typiske utfordringer/problemstillinger (1) I forhold til ”utvetydige” krav, f.eks.: Formalmangler kjøpsdokumentasjon, eks. mangler påføring av kjøper der det er påkrevd Forholdet til skattemessig og avgiftsmessig fradragsrett Primært: Reparere mangelen (ta opp forholdet med kjøper/be om opprettet dokumentasjon) Gjennomgående mangler  vs. ...unntaksvise (jf. også vesentlighet)  -> minst / tilstrekkelig å (?) sannsynliggjøre at utgiften er knyttet til virksomheten Dom i Borgarting lagmannsrett: Saken gjaldt flere fakturaer fra tre forskjellige leverandører, utstedt med angivelse av merverdiavgift, men som alle manglet selgers organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA bak. Ingen av leverandørene var heller registrert i merverdiavgiftsmanntallet og hadde av den grunn ikke rett til å fakturere med avgift. Den avgiftspliktige kjøper hadde fradragsført den inngående merverdiavgiften på samtlige fakturaer. Spørsmålet var da: Når leverandørene allikevel fakturerte med merverdiavgift, om den avgiftspliktige kjøper var berettiget til å føre den inngående merverdiavgiften til fradrag i sitt avgiftsregnskap? Oppsummering av rettstilstanden ut fra lagmannsrettens konklusjon: 1) Når alle formkravene er oppfylt kan en avgiftspliktig virksomhet fradragsføre den inngående merverdiavgiften uten nærmere undersøkelser. Det forutsettes da at man ikke har positiv viten (mistanke) om at selger faktisk ikke er registrert i avgiftsmanntallet. 2) Når organisasjonsnummer og/eller bokstavene MVA mangler kan man (bare) fradragsføre etter at nærmere undersøkelser/oppslag viser at merverdiavgiftsregistreringen er i orden. Det anbefales da at man dokumenterer oppslagene ved utskrift som legges som vedlegg til bilaget. I tillegg bør man ha grunn til å anta at selger innberetter og betaler avgiften han har oppført i fakturaen. (Les eventuelt mer om dommen på http://www.narf.no/templates/Page____1194.aspx?epslanguage=EN.) Manglende/mangler ved kassaapparat/salgsdokumentasjon

Typiske utfordringer/problemstillinger (2) Fortolkninger Av lovens ordlyd eller områder som ikke er direkte regulert Inntil det foreligger avklaring, f.eks. i form av GBS-uttalelse: Vurdering overlatt til den bokføringspliktige (regnskapsfører) selv / egen fortolkning Hvis velbegrunnet innretning (dokumentert vurdering), hensyntatt grunnleggende bokføringsprinsipper Min mening: Kan vanskelig arresteres for ”historien”, bare pålegges å endre fremover ...men hva ved fortolkningsuenighet mellom den bokføringspliktige (regnskapsfører) og bokettersynsrevisor; hvem sitter med fasiten? Særlig aktualisert ved høringsforslag om bokføringspålegg og betinget tvangsmulkt (FIN, 3.5.2006: http://odin.dep.no/fin/norsk/dok/hoeringer/paa_hoering/006081-080121/dok-bn.html) Generelt: Loven er fortsatt ganske ny Det tar tid å få alt på plass (behov for omforent aksept) Viktig med informasjon / veiledning – også fra Skatteetatens side ...og som dette møtet er et godt eksempel på!