Evaluering av USITs organisering, USIT 3.1 USITs allmøte 21. januar 2016 Evaluering av USITs organisering, USIT 3.1

Evaluering Implementering av ny organisering fra 1.1.2013 Sjekke ut om organiseringen virker slik det var tenkt og om organiseringen er tilpasset fremtid Vurdere organiseringen i forhold til målsettinger og planer om planlagt organisering og fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar er implementert i samsvar med plan i USIT 3.0 om mål for ny organisering i USIT 3.0 er oppnådd/på vei til å oppnås om dagens organisering støtter og tilrettelegger for UiOs behov for IT-tjenester, med vekt på USITs strategiske prioriteringer 01.01.2019

Prioriterte mål Prioriterte kriterier i USIT 3.0 Kunde- og brukerorientering Ledelseskraft Strategisk ledelse, styring og gjennomføringskraft Samordning Samhandling Forskning og utdanning først Cloud og BYOD er modellen Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet er kriteriene 01.01.2019

Gjennomføring Et eget prosjekt Avgrensning Mandatet ligger her: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/org-utv/usit-31/evaluering/mandat/ Avgrensning I gang med evaluering av mandatets del 2 om ansvar og arbeidsoppgaver er slik det var planlagt 01.01.2019

Pågående arbeid – mandatets del 2 Avsnitt Tema Metode A Evaluering av om ansvarsområder og arbeidsoppgaver er i samsvar med plan på organisatorisk nivå Sjekke ut i forhold til spesifikasjon i funksjonsplanen B Fagområder som det i framtiden kunne være aktuelt å etablere stabsfunksjoner for Integrasjons- og arkitekturansvarlig Kvalitetsansvarlig Teknologiansvarlig Vurdere om det fortsatt er/blitt et økt behov for noen av disse funksjonene, alternativt om behovet har bortfalt/blitt løst på andre måter C Det ble anbefalt å opprette to nye roller. Bruker-/kundeansvarlig rolle etter modell av KAM-rollen (Key Account Manager) Leveranseforvaltningsrolle. Forvaltningsrollen ble definert til å ha et helhetlig ansvar for livssyklusen fra etablering til avvikling av tjenester, systemer og oppdrag Vurdere i hvilken grad disse rollene er etablert i organisasjonen, og om behovet for disse rollene fortsatt er tilstede, har blitt økt eller bortfalt.   D Virksomhet og bruk av kompetanse på tvers skulle videreføres inn i ny organisasjon. Intensjon om å etablere rammer og faglige fellesskap på tvers for å nyttiggjøre og videreutvikle USITs kompetanse på sentrale områder Evaluere om dette er gjennomført og om behovet fortsatt er tilstede, har blitt økt eller bortfalt. 01.01.2019

E. Ansvar på underavdelingsnivå Tema Metode Ref avsnitt A Underavdeling for IT-drift   Ansvarlig for at USITs IT-tjenester og systemer driftes på en effektiv, sikker og veldokumentert måte i tråd med lovverk, retningslinjer for sektoren og ITindustriens best practice Evaluere om ansvarsområder og arbeidsoppgaver er i samsvar med plan på organisatorisk nivå Underavdeling for virksomhetsutvikling (UAV) Ansvarlig for utvikling, tilrettelegging og forvaltning av IT-løsninger for universitets brukere, samt oppfølging av brukere og brukergrupper og være pådriver, medspiller og kontaktpunkt for deres anvendelse av IT-tjenestene, -systemene og -ressursene. Underavdeling for stab og støtte  Ansvar for de fagområder IT-direktøren oppretter stabsfunksjoner for å ivareta og for interne støttetjenester i organisasjonen. 01.01.2019

Prosjekt- og styringsgruppemøter Gjennomført tre prosjektmøter Gjennomført et styringsgruppemøte Referatet ligger her: https://www.usit.uio.no/om/it-dir/org-utv/usit-31/evaluering/styringsgruppen/referater/160119/index.html 01.01.2019

Tidsplan styringsgruppemøter 19. januar Første styringsgruppemøte 2. februar 16. februar 1. mars 17. mars Overlevering av rapport Referater fra styringsgruppemøtene er tilgjengelige for USITs ansatte 01.01.2019

Leveranse Prosjektgruppen påbegynte arbeidet i januar Leveranse av sluttrapport 17. mars Evaluering og anbefalinger IT-direktøren beslutter videre arbeid etter at rapporten er fremlagt 01.01.2019