Status for fusjon og omorganisering, november 2016 Bildet ble tatt under den offisielle åpningen av det fusjonerte NTNU 4.januar i lokalene til Handelshøyskolen i Trondheim. Foto: Nancy Bazilchuk 1.januar 2016 slo NTNU seg sammen med høgskolene i Ålesund, Gjøvik og Sør-Trøndelag. I løpet av 2016 blir det fusjonerte universitetet omorganisert. Den nye organisasjonen trer i kraft 1. januar 2017. Bildet ble tatt under åpningen av nye NTNU 4. januar 2016.

Vi fusjonerer fordi… …vi har en målsetning om å heve kvaliteten i hele bredden av virksomheten. …vi sammen kan være en enda bedre partner for utvikling av næringsliv og samfunn i hele landet, enn vi klarer hver for oss. …det gir et mer enhetlig studietilbud, med mulighet for høyere kvalitet og større samfunnsrelevans. …det gir større muligheter i konkurransen om forskningsmidler. …det setter oss bedre i stand til å utvikle vår nasjonale rolle innen teknologisk og naturvitenskapelig forskning og utdanning. …det øker mulighetene til å få gjennomført en helhetlig campusutvikling og styrker studiebyene Trondheim, Ålesund og Gjøvik.

1. Status, tidsplan og ledelse

Fra fusjon i 2015 til omorganisering i 2016 Ny organisasjon skal på plass Faglig integrasjon / instituttstruktur Modernisering / effektivisering / standardisering Innføre ny budsjettmodell Kulturbygging ++

Tidslinje for viktigste aktiviteter i 2016 Fakultets-organisering Instituttorganisering Prinsipper for administrativ organisering Administrativ organisering Organisering av sentral ledelse Ansette viserektorer og midl. dekaner Planlegge bemanning og innplassering Bemannings-planer Ansette Instituttledere Innplassering ansatte Fakulteter klare Prosjektoppstart Institutter klare Administrativ organisering klar Ansatte plassert Dekaner klare JAN FEB MAR APR MAI JUNI JULI AUG SEP OKT NOV DES NTNU 2017 Planleggingsfasen Vedtaksfasen Gjennomføringsfasen

Organisering, ledelse og innplassering av ansatte Overordnet tidslinje Ansette/innplassere/forlenge instituttledere Bemannings-planer Innplassere avdelingsledere Innplassere seksjonssjefer Fellesadm. Innplassere administrative ledere/seksjonssjefer fakultet Innplassering øvrige stillinger Bemanningsplaner ferdig Avdelingsledere innplassert Tydeligere streker fra proses til milepæl Dato på milepælene Farger og layout Lesbarhet skjerm og utskrift Instituttledere avklart Administrative ledere/ seksjonssjefer innplassert Ansatte innplassert UKE 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 1 NTNU 2017

Vedtatt organisering av NTNU i 2017 STYRET REKTOR Økonomi- og eien-doms- direktør Prorektor for faglig inte-grasjon Prorektor for utdanning Prorektor for forskning Prorektor for nyskaping Organisasjons- direktør Fellesadministrasjonen Fakultet for arkitektur og design AD Fakultet for økonomi ØK SU Fakultet for medisin og helse-vitenskap MH Det humanistiske fakultet HF Fakultet for informasjons- teknologi og elektroteknikk IE for natur- vitenskap NV Fakultet for ingeniør- vitenskap IV NTNU Vitenskaps- museet VM samfunns- og utdannings- vitenskap Viserektor NTNU i Gjøvik Viserektor NTNU i Ålesund

Disse skal lede NTNU fra 1.1.2017 Rektor NTNU Gunnar Bovim Økonomi- og eiendomsdirektør Frank Arntsen Prorektor for utdanning Berit Kjeldstad Prorektor for forskning Kari Melby Prorektor for nyskaping Johan E. Hustad Organisasjons- direktør Ida Munkeby Prorektor for faglig integrasjon Helge Klungland Viserektor i Gjøvik Jørn Wroldsen Det humanistiske fakultet (HF), Dekan Anne Kristine Børresen Fakultet for arkitektur og design (AD), Dekan Carl Fredrik Lutken Shetelig Fakultet for informasjons-teknologi og elektroteknikk (IE), Dekan Geir Egil Øien Fakultet for ingeniør- vitenskap (IV), Dekan Ingvald Strømmen Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH), Dekan Björn Gustafsson Fakultet for naturvitenskap (NV), Dekan Anne Borg Fakultet for samfunns- og utdannings-vitenskap (SU), Dekan Marit Reitan Fakultet for økonomi (ØK), Dekan Monica Rolfsen NTNU Vitenskaps-museet, Museums-direktør, Reidar Andersen Viserektor i Ålesund Annik Magerholm Fet

Fakultet for naturvitenskap (NV) HF AD IE IV MH NV SU ØK VM Fakultet for naturvitenskap (NV) Institutt for biologi Institutt for biologiske fag Ålesund Institutt for bioteknologi og matvitenskap Institutt for bioingeniørfag Institutt for fysikk Institutt for kjemi Institutt for kjemisk prosess-teknologi Institutt for material-teknologi

Fellesadministrasjonen Avdeling for studie-admini-strasjon Avdeling for student-tjenester Avdeling for campus-service Avdeling for utdannings-kvalitet HR- og HMS-avdelingen Kommunika-sjons-avdelingen Avdeling for dokumentasjons-forvaltning Avdeling for virksomhets-styring IT-avdelingen Økonomi-avdelingen Eiendoms-avdelingen Rektors stab Seksjon for etter- og videre-utdanning Seksjon for utdanning Gjøvik Internasjonal seksjon HMS- seksjon Seksjon for IT-brukerstøtte Seksjon for økonomi-rådgivning Seksjon for bygnings-drift Seksjon for utdanning Ålesund Seksjon for IT-drift Seksjon for økonomi-tjenester Seksjon for teknisk drift Seksjon for IT-forvaltning Seksjon for prosjekt-gjennom-føring Service-senter for økonomi Seksjon for IT-utvikling Service-senter for eiendom Seksjon for IT-strategi og -styring Seksjon for digital sikkerhet

Risikostatus presentert for NTNUs styre 26.10.2016

2. Faglig organisering

Arbeidet med faglig integrasjon • Helse • Realfag (naturvitenskap) • IKT • Teknologi • Lærer / lektor • Økonomi / ledelse Arbeidsgruppene fortsetter ut 2016. Tre andre arbeidsgrupper utreder behovet for fellesemner (ex.phil, ex.fac, perspektivemne), Eksperter i team og obligatoriske emner, samt emnestørrelse. → høring høsten 2016 → styrebehandling våren 2017 → implementering 2018/19 Gruppeledere: Helse: Svanhild Schønberg, utdanningsleder i staben til prorektor for utdanning IKT: Mads Nygård, professor ved Fakultet for informatikk, matematikk og elektroteknikk Lærer / lektor: Helge Klungland, prorektor for faglig integrasjon Realfag (naturvitenskap): Eva Falch, prodekan ved Fakultet for teknologi Teknologi: Roger Midtstraum, leder i Forvaltningsutvalget for sivilingeniørutdanningen Økonomi / ledelse: Torberg Falch, prodekan forskning ved Fakultet for samfunnsvitenskap og teknologiledelse Mandat Gruppene skal beskrive en felles ambisjon for sitt utdanningsområde, beskrive helheten i dagens studieprogramportefølje, vurdere i hvilken grad studieporteføljen er relevant i forhold til dagens og framtidens kompetansebehov, gi en tilrådning om et samordnet og samfunnsrelevant utdanningstilbud, vurdere og anbefale en hensiktsmessig organisering av master- og EVU-tilbud, vurdere målgruppenes behov for erfaringsbasert og/eller ordinær master, identifisere studieprogram som kan tilrettelegges for internasjonal rekruttering og tilpasses et internasjonalt arbeidsmarked. Koordinatorgruppe bestående av: Undervisningslederne: Svanhild Schønberg, Gro Dæhlin, Webjørn Rekdalsbakken Studiedirektørene: Inge Fottland, Gunnar Bendheim, Gunn Rognstad, Marianne Vinje Koordinator-sekretariat: Jon Inge Resell (sekr.koord.), Arnulf Omdal, Ken Stebergløkken, Knut Veium

Planlagte flyttinger som følge av fusjonen For å oppnå samlokalisering av fusjonerte fagmiljøer er det i første omgang planlagt ni ulike flytteprosjekter med ulikt omfang som skal gjennomføres i nær framtid: NV: Matteknologi til Realfagbygget (1. halvår 2018) NV: Kjemi og materialteknologi til Realfagbygget (1. halvår 2018) IE: Flere miljøer til Gløshaugen Institutt for allmennfag Deler av Institutt for elektrofag og fornybar energi Institutt for informatikk og e-læring IV: Flere miljøer til Gløshaugen Institutt for bygg og miljøteknikk Institutt for maskinteknikk og logistikk SU: Program for lærerutdanning til Kalvskinnet (1. halvår 2018) HF: Tegnspråk og tolk til Dragvoll SU: Sosialvitenskap til Elgeseter gate 10 Øk: Samfunnsøkonomi til Handelshøyskolen FA: Flere enheter, til Kalvskinnet, Hovedbygningen og Moholt (april 2017) En prosjektorganisasjon planlegger og gjennomfører flyttingene. Prorektor for faglig integrasjon, Helge Klungland, leder en strategisk gruppe og sjefingeniør Geir Nilsen er leder for en operativ ressursgruppe.

Ny budsjettmodell med tre komponenter NTNUs RFM STRATEGISK KOMPONENT RESULTATKOMPONENT (INSENTIVER) BASISKOMPONENT (FAST) I henhold til mandatet skal en framtidig RFM inneholde tre hovedkomponenter: Strategisk komponent Resultatkomponent Basiskomponent   Siden RFM fordeler NTNUs budsjettramme, som i sum er lukket, kreves det nødvendigvis avveininger og prioriteringer. Komponentene må balanseres på en slik måte at RFM kan legge til rette for: Høy kvalitet i utdanning og forskning ved NTNU. Realisering av overordnede strategiske prioriteringer på sentralnivå og på fakultetsnivå. Langsiktighet i planlegging, investering og drift. Stimulere til omstilling og innovasjon i organisasjonen. Forslag til rammefordelingsmodell (RFM) sendes på to høringer høsten 2016. Den siste vil ha frist 21. november. Deretter behandles modellen i NTNUs styre 23. januar 2017 og tas i bruk fra og med budsjettåret 2018.

3. Administrativ organisering

Sluttrapport fra Børresen-utvalget, levert 2. mai 2016 Starter med forenkling av tjenester og prosesser. Deretter mer standardisering og digitalisering. Større grad av: Sentralisering på noen områder (transaksjonelle oppgaver) Desentralisering på andre områder (relasjonelle oppgaver) Oppgaver skal løses på færrest mulig nivå. Medlemmer i Børresenutvalget: Dekan Anne Kristine Børresen, NTNU – dekan HF (leder) Høgskoledirektør Roar Tobro, HiÅ Høgskoledirektør Inge Øystein Moen, HiG Avdelingsdirektør Gunnar Bendheim, HiST Prodekan Hans Marius Eikseth, HiST Adm. koordinator Liv Alfhild Unhjem, NTNU Adm. leder Hege Ertzaas Fossland, NTNU Ansatterepr. Gry Alterskjær, Forskerforbundet NTNU Ansatterepr. Gunnhild N. Furnes, Forskerforbundet HiÅ Ansatterepr. Iver Johnsen, NTL NTNU Ansatterepr. Kjerstin Tobiassen, Akademikerne HiST Student Ole-Jakob Oosterhof, HiG Student Marte Øien, HiST

Effektivisering av administrative prosesser De mest etterspurte/enkleste først lønnsprosesser, realisering fra 1.1.2017 omfordeling av samlede ressurser nivå 2 til nivå 1 De med beste effektiviseringsmuligheter samtidig IKT basistjenester, delvis realisering fra 1.1.2017 omfordeling av ressurser, grunnlag klart i oktober Dokumentasjonsforvaltning, delvis realisering fra 1.1.2017 De som betyr mye for effektivisering mellom nivå standardisering og digitalisering, prosess 2017 - 2018 De som betyr mye for primærvirksomheten studentrettede oppgaver, prosess 2017 - 2018 Prosesser foreslått av Børresenutvalget: Eksamen – vurdering, begrunnelse/klage Studieplanlegging Studiekvalitet Rekruttering og mottak av nye ansatte Variabel lønn og reiseregning Plan, budsjett og oppfølgingsprosessen (PBO) Bestilling til betaling (BtB)

Effektiviseringskravet i administrasjonen Adm. årsverk før effektivsering Trekk årsverk Det humanistiske fakultet                78,9                  2,4 Fakultet for arkitektur og design                25,1                 0,8 Fakultet for informasjonsteknologi og elektroteknikk                91,4              9,8 Fakultet for ingeniørvitenskap              136,2         10,0 Fakultet for medisin og helsevitenskap              174,9 15,7 Fakultet for naturvitenskap                75,8 3,4 Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap              147,7 12,5 Fakultet for økonomi                42,2 3,0 NTNU Vitenskapsmuseet                26,2 0,8 Fellesadministrasjonen, inkl. Gjøvik og Ålesund * 511,4 43,8 Til sammen: 1309,8 102,2 * Ansatte i IT-avdelingen og Universitetsbiblioteket er ikke medregnet da omorganiseringen her skjer senere. Det er anslått at det i disse to enhetene skal kuttes ca. 13 årsverk.

Prosess for omorganisering av 2500 adm. ansatte 1. september til 1. desember: 1. sept. – 5. okt. Bemanningsplaner lages rektorutpekt leder utarbeider bemanningsplan for enheten funksjonsorientert og bygger på enhetens (nye) oppgaver og (nytt) budsjett personuavhengig, men NTNUs nåværende kompetanse er ramme Drøftes i LOSAM før innplassering starter 15. okt – 15. nov Innplassering rektorutpekt leder foreslår innplassering rett og plikt innplassering først vurdering av kvalifikasjoner/kompetanse når flere er aktuelle LOSAM informeres før iverksettelse 1. des. Informasjon til alle om organisatorisk og fysisk plassering fra 1.1.2017 1. januar 2017 Ny organisasjonsstruktur iverksettes Prosess for omorganisering av 2500 adm. ansatte Omstillingen berører om lag 2500 ansatte i administrative og noen tekniske stillinger. Ansatte i bibliotekene og driftsavdelingene er holdt utenfor i første omgang.

Innplasseringsprosessen varer i én måned 25. oktober Rett og plikt 4. november Annen passende stilling Ny struktur gjelder fra 1.1.2017 20. november Passende stilling Brev om innplassering sendes ut 1.desember

Adm. stillinger ved IKP fra 1. Januar 2017 Instituttleder (åremål, 4 år, 1/8-2017) Kontorsjef (og leder teknisk stab) 100%) PhD 70% (30%: IKJ) (Oppfølging av PhD emner, program) HR 100% Studie (Emne og programstøtte) Økonomi Lokal prosjektstøtte 50% + 50% prosjekt

Stillings- og flyttegaranti til sommeren 2017 NTNU ønsker sikkerhet for ansatte i forbindelse med fusjonen. Ingen skal sies opp eller flyttes mellom byer, ifølge avtale som gjelder til 31.juli 2017. Omstillingshåndbok viktig verktøy i omstillingen: Retningslinjer for innplassering Personalpolitiske virkemidler Kartlegging av arbeidsmiljøkonsekvenser Oppfølging av risikovurderinger Rektor Gunnar Bovim og de tillitsvalgte signerte avtalen 13.november 2015.

Noen resultater fra første evalueringsrapport 1.9.2016 Effektivitet og innsparing har blitt mer synlige mål enn faglig utvikling og kvalitet. Underkommunisert at «fusjonen» egentlig er en virksomhetsoverdragelse. Krevende å oppnå synergier på grunn av forskjeller i faglige tradisjoner innen helse, teknologi, utdanning og økonomi. Ekstra belastende for administrativt ansatte Ledelsen bør holde fokus på opprinnelige faglige visjoner – gevinster i forskning og utdanning Neste rapport fra NIFU kommer i desember 2016. Noen andre punkter: Ros til rektor for god kommunikasjon. Forståelse blant ansatte for at det ikke må brukes for lang tid, god balanse mellom tidsbruk/belastning Samarbeidspartnere bekymret for at det praksisnære ved høgskolene skal forvitre Følgeforskning utføres av NIFU 2015-2019 Skal blant annet undersøke: Hvordan studenter, ansatte og samarbeidspartnere har opplevd tilgangen på informasjon. I hvilken grad det er lagt til rette for et tettere samarbeid om forskning, utdanning og nyskaping mellom fagmiljøene I hvilken grad det er lagt til rette for samarbeid om bedre og mer effektive administrative tjenester Om ansatte og studenters oppfatning av fusjonen har endret seg over tid Om prosjektet tidsfrister og kostnadsrammer er overholdt Referansegruppe: Professor og påtroppende dekan Monica Rolfsen, førsteam. Torunn Klemp, prof. Per Morten Schiefloe, rektor ved Høgskolen i Sørøst-Norge Petter Aasen og prosjektleder Trond Singsaas.