Bevaring og kassasjon Statusrapport Norge Anna Malmø-Lund og Marius Bjørnson Hofstad

Riksarkivarens myndighet og rolle Inga Bolstad 17de mai.mp4 BK-vedtak statlig sektor Felles BK-bestemmelser kommunal sektor Koordinering av bevaring av privatarkiv og bevaring av privatarkiv i AV

BK-seksjonen i Riksarkivet Bevaring og kassasjon offentlig sektor SAMDOK- kommunale arkiv Arkivstatistikk Regelverk og arkivansvar Kommunereform Klassifikasjon og mye mer… Hvem er vi?

Regelverket - Arkivloven § 1.Formålsparagrafen Formålet med denne loven er å sikre arkiv som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at disse kan bli tatt vare på og gjort tilgjengelige for ettertiden.

Regelverket - Arkivloven § 9. Kassasjon m.m. Uten i samsvar med forskrifter gitt i medhald av § 12 i denne loven eller etter særskilt samtykke fra Riksarkivaren, kan ikke arkivmateriale: c. kasseres. Forbudet går foran bestemmelser om kassasjon i eller i medhold av andre lover. Personregister eller delar av personregister kan likevel slettes etter bestemmelsene i personopplysningsloven og etter/i medhold av helseregisterloven. Sletting først etter at det er innhentet uttalelser fra Riksarkivaren d. rettes på en slik måte at tidlegere uriktige eller ufullstendige opplysninger blir slettet, dersom disse har hatt noe å si for saksforbredelsene, vedtak eller annet som etter foremålet med denne loven bør kunne dokumenteres. (Unntak § 27 og § 28 i personopplysningsloven og §§ 8 til 11 og § 25 i helseregisterloven)

Regelverket - Arkivforskriften Del C har regler om arkivbegrensing, kassasjon, bevaring. § 3-18 definisjoner på arkivbegrensing, kassasjon og bevaring. § 3-19: bestemmelser om hva slags materiale som ikke skal i arkivet og om hvordan og når arkivbegrensningen skal skje. § 3-20: listet opp typer arkivmateriale som alltid skal bevares, med mindre Riksarkivaren fastsetter noe annet.

Regelverket - Arkivforskriften § 3-21 gir Riksarkivaren hjemmel for å fastsette kassasjonsregler for egenforvaltningssaker i staten. For fagsakene skal statlige organer selv utarbeide spesifiserte kassasjonsregler, som skal godkjennes av Riksarkivaren før de tas i bruk. § 3-21: Riksarkivaren fastsetter generelle kassasjonsregler for alle sakstyper, både egenforvaltning og fagsaker for kommuner og fylkeskommuner. §3-21 presiserer at det er forbudt for offentlige tjenestemenn å medvirke til at arkivmateriale blir kassert i strid med bestemmelsene i §§ 3-20 og 3- 21, med mindre Riksarkivaren har gitt særskilt samtykke til kassasjonen. Brudd på bestemmelsen kan straffes etter arkivloven § 22.

Regelverket – Riksarkivarens forskrift Kapittel III: Generelle bevarings- og kassasjonsbestemmelser for egenforvaltningsaker i statlige organer (mai 2015) Gjelder statlige organer og andre virksomheter som skaper statlige arkiv Gjelder for alt arkivmateriale som skapes som ledd i statlige organers egenforvaltning gjelder ikke for andre enn de sakstypene som er omtalt i denne forskriften Kapittel IV: Bevarings- og kassasjonsbestemmelser for fylkeskommunale og kommunale arkiv skapt etter 1950 (feb. 2014)

Revisjonsbehov Regelverket generelt: Bestemmelsene om arkivbegrensning, bevaring og kassasjon utarbeidet med tanke på papirarkiv Behov for regler tilpasset digital saksbehandling og arkivering Behov for modernisering av språk og begreper Behov for forenkling? BK- konkret: Ikke tilstrekkelig med kassasjonsforbud for å bevare digitalt skapte arkiv Påbud om bevarings- og kassasjonsvurdering ref. kommunale og statlige bestemmelser i RA forskrift?

Revisjonsbehov Sikrer forbudet mot uhjemlet kassasjon oss mot dokumentasjonstap i digitale arkiver? Kan uhjemlet kassasjon også manglende vedlikehold av arkiver? Fra arkivbegrensning til dokumentfangst?

Revisjonsbehov Arbeidsdelingen mellom Arkivverket og forvaltningen Skal vi ha rettighetsdokumentasjon? Lange kassasjonsfrister eller bare B eller K? Periodisering og uttrekk. Når skal kassasjon gjennomføres og av hvem? Multiproveniente systemer og arkivansvar. Hvem skal vurdere og gjennomføre bevring og kassasjon Arkivlovens virkeområde Organisering og privatisering av offentlige tjenester mer avgjørende for hvilke arkiver som bevares enn våre vedtak? Eks. havnevesen og barnevern Arbeidsdelingen mellom Arkivverket og andre bevaringsinstitusjoner Eks bevaring av nettsider (Nasjonalbiblioteket og Arkivverket)