Effekten av offentlige anskaffelser Hvordan styrke bestillerkompetansen? Noen refleksjoner og innspill til opplevd bestillerkompetanse fra tjenestesektoren Bente Grønvold Gaarder 11. mai 2017 NHOs bedriftsforum for offentlige anskaffelser

Hva er viktig for oppdragsgiverne? Et godt og relevant utvalg av tjenester Tjenester som løser bestillers behov Tilgjengelig kompetanse innen rimelig tid Bestiller vet hva som finnes av mulige leverandører Leverandør forstår hva som skal til/hva oppdragsgiver spør etter Beholde mangfoldet (både bransje og størrelse) av leverandører - hvorfor er dette viktig? Bedre tjenester/leveranser! Større utvalg Mulighet for spissere kompetanse Innovasjon Lokalkunnskap Nærhet til oppdragsgiver

Noen erfaringer etter innføringen av nytt regelverk fra 1. januar 2017 Mange konkurranser er fritatt for kunngjøringsplikt og dermed forsvunnet fra markedet (bl.a vikartj., rekrutteringstj. og renholdstj.) Dette skaper dilemmaer og utfordringer for offentlige innkjøpere Eks.: Er det god nok sammenheng mellom det nye regelverket og de nye terskelverdiene? (høye og diffuse krav?…). Hvor langt gjelder enkelte av lovens paragrafer når det ikke er kunngjøringsplikt? (mye generell formulering som åpner for tolkning?..) Det er behov for å opptre likt på likeartede områder, men det er utfordrende når nesten identiske oppdrag er underlagt ulik terskelverdi Det satses stort på digitale løsninger, men anskaffelser under terskelverdi kan leveres på e-post. Da er det ikke lett å motivere for å bruke de digitale verktøyene (eks. frivillig Doffin) og disse vil da gå ‘under radaren’. Totalverdien på denne type anskaffelser er så stor at dette i mange tilfelle ikke er ønskelig (kanskjefinne en måte å registrere anbud under terskelverdi i Doffin – f.eks forenklet portal?) Hvordan vite/kjenne til hvem som er mest relevant/gunstig å innby til konkurranse – under terskelverdi? Dette har skapt utfordringer også for leverandørene og ført til at færre har/har fått mulighet til å gi tilbud Får ikke vite om/blir ikke invitert til anskaffelser under terskelverdi Kan ikke levere på de største anbudene

Eksempel – størst er ikke alltid mest hensiktsmessig Sammenslåinger av innkjøp – i utgangspunktet positivt, men kan også gi mindre gode løsninger Eks.: Virksomhet A, Virksomhet B og Virksomhet C (i fellesskap benevnt som Oppdragsgiverne og individuelt benevnt som Oppdragsgiver) deltar i et samarbeid for gjennomføringen av anbudskonkurranse for vikartjenester Det innbys til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av rammeavtale med én leverandør. Alle Oppdragsgiverne vil være juridisk avtalepart og inngå hver sin separate rammeavtale med Leverandøren Resultatet var selvsagt at en av de største fikk alle kontraktene En løsning med parallelle rammeavtaler hadde her gitt større muligheter for skreddersydde løsninger for alle de tre oppdragsgiverne «Innkjøp AS» er eid av de flere regionale offentlige virksomheter De har inngått og forvalter i dag avtaler innen mange områder, slik som biler, div. maskiner og materiell, forbruksvarer og tjenester som vikarer, flyreiser og hotell. Alt slått sammen i en bolk Fare for å behandle mennesker som ‘hyllevare’ (konkurransegrunnlagene ser ofte ‘like’ ut) Stort sett tilgjengelig bare for de største Løsninger som også åpner for lokale leverandører, delleveranser og parallelle rammeavtaler

Noen refleksjoner rundt utfordringer Færre tilbud gir innkjøper et dårligere utvalg/løsninger Hvordan få relevant informasjon som innkjøper? Øke ressursene for å finne ut hvem som kan levere i hht kravspec – eks. ansette/dedikere personell spesielt Benytte Doffin også ved anbud under terskelverdi Nye arenaer f.eks. felles ‘pool’ for leverandører, samarbeidsfora o.l. – Annet? Hvordan ‘treffe’ med bestillingen? Er det nødvendig å ha med ‘alle’ krav i enhver konkurranse? – det er mye kunnskap i markedet som burde kunne utnyttes bedre/mer… Ikke finne opp kruttet på nytt hver gang – se etter ‘løsninger (bestillinger) til etterfølgelse’ Anskaffelser under terskelverdi kan ha betydelig innovasjonspotensiale, men det er en fare for at det lett kan bli gjenbruk av leverandører uten kunngjøring og man kan dermed gå glipp av nye muligheter Ha et bevisst forhold til hva man bestiller – det er forskjell på varer og mennesker! Strenge krav – ja, men de bør være relevante og tydelige Eks.: arb. tidsbestemmelser for helsepersonell – leveranse av merkantilt personell. Resultat – avvist tilbud Hvordan få relevant informasjon som leverandør? Øke ressursene for å finne ut hva som rører seg – eks. ansette eget salgspersonell (øker kostnadene vesentlig – særlig for SMB, som da lett faller av) Utvide tilbudet av infotjenester på Doffin / Difi?

Hvordan beholde mangfoldet av gode tjenesteleverandører? Gjøre anskaffelsesregelverket og oppfølgingen av offentlige innkjøp attraktivt for leverandørene ‘ikke noe vits i sende tilbud – vi blir ikke tatt med i vurderingen likevel’ (for små, ikke rep. i hele landet osv) Forslag; Det stilles en mengde krav til leverandør – er alle krav er relevante og nødvendige i en hver sammenheng?! Mye tas med – ‘for sikkerhets skyld’ Det går an å spisse bestillinger og innby til leveranser på deler Innovative offentlige anskaffelser – med det mål for øye å forbedre innkjøpskompetanse og leverandørutvikling Forslag; vurdere nødvendigheten av visse krav opp mot reelle behov v/hvert anbud (eks. tekniske og faglige kvalifikasjoner – erfaring). Ikke alle over en lest – den er ofte laget for de største med lang fartstid og mange referanser … Etablere flere arenaer, åpne for mindre prosjekter, mulighet for å skaffe erfaring og referanser fra offentlige oppdrag! Hva er godt nok?! Kan man begrense antall ganger samme leverandør kan vinne konkurransen? Vi må jakte på det som gir det beste fra begge parter – men da må vi finne ut hva dette er… Vi jobber for å gjøre hverandre gode!