Offentlige anskaffelser 5 Gjennomføring av konkurranser høst 2015 Administrasjon og ledelse og organisasjon og forvaltning Dosent Ingun Sletnes

Protokollføring foa § 3-2 Plikt ved alle anskaffelser over kr Alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele prosessen skal beskrives – meget viktig Se også foa § 3-1 (7) Kravet til innholdet i protokollen må imidlertid vurderes ift kontraktens verdi (forholdsmessighetsprinsippet) Minstekrav til innholdet i protokoll gitt i vedlegg 3 (under ) og vedlegg 4 (over ), utformet som protokollskjemaer Her syndes det en god del, jf. blant annet forvaltningsrevisjonsrapporter, manglende protokollføring vil lett gå ut over oppdragsgiver ved klager og tvister I NOU 2014: 4 foreslår flertallet at protokollplikten oppheves for anskaffelser etter del II, utvalget mener det er tilstrekkelig med en regel som oppstiller krav til skriftlighet. De ønsker på denne måten å unngå krav til skriftliggjøring flere ganger.

Språkkrav foa § 3-9 Kan utforme all dokumentasjon på norsk og kreve at tilbud med vedlegg utformes på norsk, jf. foa § 3-9 Kunngjøring over terskelverdiene (kap. 18) må være på et av EUs offisielle språk, jf. foa § 3-9 sammenholdt med § Språkkravet vurdert ikke å være i strid med art. 4 i EØS-avtalen (diskriminering pga. nasjonalitet forbudt)

Kommunikasjon Se foa kapittel 7 og 16, især reglene i §§ 7-1 og 16-1 (likt utformet) elektronisk kommunikasjon sidestilt med papirbasert kommunikasjon Krav til skriftlig form flere steder i foa, elektronisk kommunikasjon likestilt Ikke adgang til å levere tilbud på epost, jf. foa §§ 7-3 og 16-3 første ledd Det nye EU-direktivet fra 2014 krever at all kommunikasjon som hovedregel skal skje elektronisk, gjennomføres for alle oppdragsgivere innen 18. oktober 2018, i Norge er målet samtidig med øvrig regelverk Implementering i Norge; se høringsnotat 2 s se også s. 11 I NOU 2014: 4 foreslås det at det innen 1. januar 2016 etableres en elektronisk løsning for innlevering av tilbud fortrinnsvis i Doffin. Viktig i forhold til forenkling. Flertallet går også inn for at regelverket skal åpne for å kunne levere tilbud på epost inntil nye løsninger er på plass.

Valg av leverandør og rett til deltakelse i en konkurranse Hjemmel foa §§ 11-1 og 20-1 Like regler Etter at kvalifikasjonene til de leverandører som ikke er avvist er vurdert i samsvar med kvalifikasjonsreglene og kravene som er stilt skal kontrakt tildeles på grunnlag av kriterier for valg av tilbud Nytt i EU-direktivet; ved åpen anbudskonkurranse kan oppdragsgiver velge å evaluere tilbudene før evaluering av leverandørene og avvisning av leverandørene, foreslått innført i nye regler etter del III, se omtale i høringsutkastet s. 22

Tilbud Tilbudets utforming, foa §§ 11-2 og 20-2, like regler - skriftlig - leveres direkte, pr. post eller elektronisk hvis elektronisk kommunikasjon - signert Kravene til i lukket og merket konvolutt ble opphevet 1. juli 2015 Avvik og alternative tilbud, - etter del II §§ 11-3 og etter del III §§ 20-3 og 20-4 Tilbakekall og endring av tilbud, jf. foa §§ 11-5 og 20-5, like regler Kravet til registrering i foa §§ 11-6 og 20-6 ble opphevet 1. juli 2015, begrunnelsen er at de anses som unødvendige Nytt direktiv åpner for å kunne ettersende dokumentasjon, også knyttet til tilbudet, foreslås innført, se omtale i høringsnotat 2 s Reglene om tilbudsåpning i foa §§ 11-7 og 20-7 ble opphevet 1. juli 2015 begrunnelsen er et det er en unødvendig formalisering av hvordan oppdragsgiver skal håndtere tilbudene

Gjennomføring av anbudskonkurranser Forhandlingsforbud ved anbudskonkurranser, se foa §§ 12-1 og 21-1 (se også definisjonen), meget viktig regel Hvorfor forhandlingsforbud? Hva innebærer forhandlingsforbudet? Adgang til lovlige avklaringer Plikt til å rette - åpenbare feil - dersom oppdragsgiver blir oppmerksom på det - forutsatt at det er utvilsomt hvordan feilen skal rettes I NOU 2014: 4 foreslår flertallet at en i del II går bort fra tradisjonell anbudsrett. Flertallet foreslår to konkurranseformer åpen og begrenset tilbudskonkurranse, det vil være opp til oppdragsgiver etter forslaget å bestemme om det skal forhandles eller ikke etter at tilbudene er mottatt og vurdert. Departementet har varslet at de kommer til å følge utvalget her I del III vil det åpnes noe opp på bakgrunn av nytt EU-direktiv, se omtale i høringsnotatet s. 24, regelen foreslått forenklet

Gjennomføring av en forhandlet konkurranse Det skal forhandles hvis forhandlet konkurranse skjer etter del III, jf. kravet til forutberegnelighet, KOFA har i en uttalelse lagt til grunn at det ikke alltid må skje etter del II – betydning av denne uttalelsen? Forhandlingene må være reelle Det kan forhandles om alle sider ved tilbudet, som pris, kvalitet, tekniske kvalifikasjoner etc. men ikke om absolutte krav Det er en grense for hvor store forandringer som kan gjøres I forhandlingene må kravene til likebehandling ivaretas Individuelle forhandlinger innebærer imidlertid at det kan stilles ulike spørsmål til ulike leverandører fordi tilbudene med styrker og svakheter vil være forskjellige Ingen formkrav til gjennomføring, men det må føres utfyllende referat fra forhandlingene, jf. kravene til gjennomsiktighet og etterprøvbarhet 8

Gjennomføring av en forhandlet konkurranse fortsatt Forhandlingene gjennomføres i tildelingsfasen, men kan skje i en ett trinns prosedyre etter del II Alltid totrinnsprosedyre etter del III (EØS), husk at forhandlet konkurranse i dag bare unntaksvis kan brukes her Det blir større adgang til bruk av slike konkurranser når nytt EU- direktiv blir gjennomført i norsk rett Ved forhandlinger i faser, må angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget etter del III Krav om invitasjon av minst tre leverandører i del II og fem etter del III, jf. §§ 8-6 og 17-6 Endring av tilbud skal gjøres skriftlig Kan ikke opplyse om andre leverandørers tilbud, kravet til likebehandling Krav til taushetsplikt om forretningshemmeligheter

Avvisning Skiller mellom avvisning av leverandør og avvisning av tilbud Like regler etter del II og del III (EØS) i dag Hvorfor avvisningsregler? Skille mellom plikt til å avvise og kan avvise Hvor fritt er ”kan” skjønnet? Må følge de grunnleggende reglene I utgangspunktet er avvisningsreglene uttømmende Skal avvise så snart det er mulig jf. foa §§ og avvisningsspørsmål må vurderes løpende når de dukker opp Må begrunne en avvisning, se foa §§ (2) og (2)

Avvisning på grunn av forhold ved leverandøren, Hjemmel foa §§ og Plikt til å avvise, dersom leverandøren ikke oppfyller kravene som er satt for deltakelse i konkurransen, ved å unnlate å sende inn skatteattest, unnlatt å levere forespørsel, dømt for visse former for økonomisk kriminalitet, for eksempel korrupsjon og bedrageri, se bestemmelsene, sistnevnte kan ikke tas helt på ordet – hvis det er lenge siden domfellelsen annerledes og benyttet til utarbeidelse av spesifikasjoner i strid med foa § 3-8 kan avvise, for eksempel leverandør som er konkurs, ikke innbetalt skatt som forpliktet til, se bestemmelsene må ta stilling til avvisningsspørsmålet snarest mulig, se §§ og 20-15, begge første ledd og begrunne, se §§ og 20-16, begge første ledd

Avvisning på grunn av forhold ved tilbudet hjemmel, foa §§ og 20-13, se også §§ og om avvisning ved unormalt lave tilbud plikt til å avvise etter foa §§ (1) og (1) - avvisningsgrunner: se a-f - innebærer ulike former for skjønnsmessige vurderinger kan avvise etter foa §§ (2) og (2), merk her at leverandørene må behandles likt Hvilke avvisningsregler bør en være særlig oppmerksom på? - vesentlige avvik og forbehold - forbehold og uklarheter som skaper tvil ved bedømming eller sammenligning - unormalt lave bud - alternative tilbud

Nye forslag I NOU 2014: 4 foreslås det en rekke endringer i del II her Blant annet foreslås en tredeling avvisning pga. formalfeil, pga. forhold ved leverandøren og pga. forhold ved tilbudet I nytt direktiv også en god del endringer, se høringsnotat 2 s Vær spesielt obs på self-cleaning og fem-års dato for maksimal utestengigngsperiode når det gjelder avvisning av leverandør