Organisering NTNU: oppfølginger etter styrevedtak Fellesadministrasjon: status

2 Tema Administrativ organisering (overordnet) Effektiviseringskravene Administrative prosesser: Prioriteringer Bemanning og innplassering

3 Administrativ organisering Organisatorisk ramme fastsatt –overordnet i avdelinger: styrevedtak –fakulteter og seksjoner sentralt: protokoller –LOSAM og SESAM august Dimensjonering av enheter fastsatt –gjennom styrevedtak om effektiviseringskrav Bemanningsplanlegging –ansvarlige ledere utpekes –gjennomføres innen

4 Styrevedtaket om effektivisering «Styret viser til vedtak i S-sak 4/16. Styret vedtar en planleggingsramme for administrative effektiviseringstiltak for 2017 på minimum 5%, og 10 % med samlet effekt for perioden Det legges fram for styret til møtet en redegjørelse for mulige resultat av effektiviseringskravet. Styret fastsetter da endelig fordeling av effektiviseringen mellom fakulteter og den sentrale fellesadministrasjonen.»

5 Effektiviseringskrav i Fellesadm. Adm. årsverk Effektivisering Effektivisering i % av adm. lønnskost Forskning og nyskaping stab ,9 % Organisasjon og komm ,2 % Utdanning stab, studieavd og bibliotek ,7 % Økonomi og eiendom ,8 % Totalsum ,1 %

6 Administrative prosesser: Prioriteringer De mest etterspurte/enkleste først lønnsprosesser, realisering fra omfordeling av samlede ressurser nivå 2 til nivå 1 De med beste effektiviseringsmuligheter samtidig IKT basistjenester, delvis realisering fra omfordeling av ressurser drøftes september, grunnlag klart oktober Dokumentasjonsforvaltning, delvis realisering fra omfordeling av samlede ressurser nivå 2 til nivå 1 De som betyr mye for effektivisering mellom nivå standardisering og digitalisering, prosess De som betyr mye for primærvirksomheten studentrettede oppgaver, prosess

7 Basis IT: diskusjonsgrunnlag Ressursgrunnlag fakultet «gamle» NTNU totalt 54,5 årsverk, hvorav: Basis IT, 49,7 årsv Adm. inkl IT-ledelse 4,8 årsv Antall ansatte ved fakultetene gml. NTNU : 4342,7 årsv Estimert normtall antall ansatte pr. Basis IT årsv: 79,68 Alternativer dimensjoneringsgrunnlag fra fakultetene «gamle» NTNU: Ressursgrunnlag HiX totalt 42,8 årsv: EnhetÅrsverk tot.IT (normativ)IT (Reell) AB134,31,7 1,4 HF403,35,14,3 IME563,77,110,1 IVT951,111,913,6 DMF866,910,911,9 NT704,48,85,0 SVT603,07,66,1 VM116,01,52,2 4226,854,5 EnhetÅrsverk tot.IT (normativ)IT (Reell) HiST855,825,5 Gjøvik331,910,3 Ålesund233,77,0 42,8

8 Dokumentforvaltning nye NTNU Samlet ressursgrunnlag fakultetene, VM gml. NTNU 13,6 årsv: Ressursgrunnlag HiX totalt 7,6 årsv: Enhet Dokumentforvaltning (reell) AB0,5 HF2,0 IME1,3 IVT2,0 DMF2,0 NT1,0 SVT4,0 VM0,8 13,6 EnhetDokumentforvaltning (reell) NTNU i Gjøvik0,8 NTNU i Ålesund1,5 Tidl HiST5,3 7,6

9 Variabellønn og reise Ressursgrunnlag fakultetene, VM «gamle» NTNU 19,2 årsv: Overføres ny sentral enhet Ressursgrunnlag HiX totalt 5,0 årsv: overføres tilsvarende EnhetVariabellønn/reise (reell) AB0,65 HF1,6 IME3,16 IVT5,5 DMF2,4 NT2,4 SVT3 VM0,5 19,2 EnhetVariabellønn/reise (reell) NTNU i Gjøvik1,0 NTNU i Ålesund1,0 Tidl HiST3,0 5,0

10 Milepæler i perioden fra 5. september til 1. desember 5. sept – 5. okt Bemanningsplan -rektorutpekt ansvarlig leder utarbeider bemanningsplan for enheten -funksjonsorientert og bygger på enhetens (nye) oppgaver og (nytt) budsjett -personuavhengig, men NTNUs nåværende kompetanse er ramme -drøftes i LOSAM før innplassering starter 15. okt – 15. nov Innplassering -rektorutpekt ansvarlig leder foreslår innplassering -rett og plikt innplassering først -vurdering av kvalifikasjoner/kompetanse når flere er aktuelle -LOSAM informeres før iverksettelse 1. desInformasjon til alle om organisatorisk og fysisk plassering fra jan 2017 Ny organisasjonsstruktur iverksettes Bemanning og innplassering

Bemanningsplanen Liste over funksjoner og oppgaver, fastsatt gjennom styrevedtak og forhandlinger. Bemanningsplanen skal angi oppgaver og funksjoner som enheten samlet skal/kan løse ut fra tildelt lønnsbudsjett, dvs: -Funksjoner og oppgaver som må ivaretas -Evt. justeringer i kvalitet, standard eller servicenivå -Evt. oppgaver og funksjoner som er prioritert ned eller opp -Evt. behov for ny kompetanse

12 Bestillingen til prorektorer og direktører Bemanningsplan utarbeides innen Grunnlag: planleggingsramme vedtatt av styret / rektor organisatorisk vedtatt ramme styret/forhandlinger Ansvar for arbeidet med bemanningsplan Plan for medbestemmelse i LOSAM: fra start Kommunikasjonsplan: fra start

13 Forutsetning for innplassering: at ledere er på plass Avdelingssjefer Fellesadministrasjonen: bekjentgjøring – innplassering innen Seksjonsledere Fellesadministrasjonen: bekjentgjøring – innplassering innen 20.10

Ledelse og innplassering av ansatte Overordnet tidslinje Instituttledere avklart Ansatte innplassert NTNU 2017 Bemannings-planer Bemanningsplan er ferdig Ansette/innplassere/forlenge instituttledere Innplassere avdelingsledere Innplassering øvrige stillinger Innplassere administrative ledere/seksjonssjefer fakultet Administrative ledere/ seksjonssjefer innplassert Avdelingsledere innplassert UKE Innplassere seksjonssjefer Fellesadm.