Rapportkurs Bevisst Superbrukere

2 Repetisjon : Kubeverktøy -Filter: Mindre datasett å jobbe på, noe som kan bli mer oversiktlig. Nyttig når en snakker om et bestemt tidsbegrep, en bestemt kontostruktur, en bestemt prosjektserie eller et bestemt sted -Rad/kolonne: Snakker en om flere begrep som tidsperioder (eks ), kontostrukturer (gruppe 3, 4, 5, 6, 7, 8 og 9), prosjektgrupper (eks RD, RSO og RF) eller flere steder (eks. alle instituttene under et fakultet) kan en med fordel benytte rad eller kolonne. -Måltall: Kan være hensiktsmessig å dra inn til sist for å redusere ventetid på datahenting.

3 Repetisjon –Kubeverktøy –> Analyse studio Lite fokus på grafikk, bearbeidelse og presentasjon. God/rask på å grave i tall, drill, dimensjonshåndtering etc. –Områderapporter/lederrapporter: Ofte grafiske element. Større mulighet for tilpasning Egner seg til presentasjon -> Cognos Workspace Advanced

4 Statusrapport - hjemmelekse Gå sammen to og to (fra samme fagområde) og presenter resultat fra «Kreativ øvelse» siden analysekurset. Statusrapport egen enhet -> Hva trenger min leder? Totalt 10 minutter til å vise/forklare hverandre – Diskuter fordeler av hverandres løsning. – Plenum: Presentasjon av ulike løsninger

5 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Blank = definere arbeidsområde selv. Krysstabell eller diagram er «maler» med ferdige arbeidsområder. -Det enkleste er bruk av mal, og et element pr. side (dvs. en graf eller tabell) -Starter en med «blank» må en sette inn en tabell, hvor antall ruter i tabellen angir antall steder en kan sette inn tekstbokser, grafer, tabeller etc.

6 Hva er annerledes enn analyse studio? Noen eksempler: Kan flytte rader/kolonner (dra og slipp) og tilpasse innhold/utseende med bruk av egenskaper. Har flere verktøy og grafikkmuligheter. Lage bedre rapportelementer som kan presenteres/distribueres på blant annet dashboards. Større fleksibilitet betyr at det er lettere å «gå seg vill»

7 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Sidelag deler rapporten opp i sider. Trekkes dimensjonen «År» som sidelag blir det en side pr. år (andre muligheter: en side pr. institutt, pr. studieprogram, pr. publikasjonskanal etc.) Verktøykasse gir ulike muligheter Ulike måter å se kuben på og nyttig funksjonalitet – men start med standardvalg.

8 Cognos Workspace Advanced Verktøykassen gir verktøy som dras inn i arbeidsområde, men elementer må ha et definert arbeidsområde (eks. en tabell med 5 x 5 celler gir 25 arbeidsområder). Kun benyttede celler er synlige når rapporten kjøres. Mest brukte verktøy: Tekstelement Krysstabell Diagram Det enkleste rapportverktøyet

9 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Krysstabell = kubeanalyse (Rad, kolonne, filter og måltall som i Analyse Studio)

10 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Krysstabell = kubeanalyse (Rad, kolonne, filter og måltall som i Analyse Studio) Stolpediagram har kategorier (x-akse), Serier (primærakse) og måleverdi (y-ake) og filter

11 Cognos Workspace Advanced Det enkleste rapportverktøyet Egenskaper gir tilpasningsmuligheter

12 Cognos Workspace Advanced Egenskaper kan settes på ulike element og deler av et element (trykk på ulike element/deler) –Vanlige egenskaper; Farger, fonter, navngiving, forklaring, stolpebredde, tittel etc. For å sette filter, rader, kolonner etc. må en trykke på det elementet en jobber med. Det er mulig å bygge et diagram på tallene fra en krysstabell. Det enkleste rapportverktøyet

13 Cognos Workspace Advanced Learning-by-doing er beste måte å lære seg verktøyet på. Det er mange veier til mål. Det enkleste rapportverktøyet

14 Fellescase del 1: Arbeidsområde og krysstabell med tall Åpne verktøyet «Cognos Workspace Advanced» –Finn en kube/pakke fra ditt fagområde. Start en «Blank» rapport –Sett inn en tabell 5 x 5 for å få definert 25 arbeidsområder (finn verktøykassen, dra en tabell inn i arbeidsområdet). –Dra inn et tekstelement i en av de øverste cellene. Gi rapporten et navn. –Sett inn en krysstabell, for eksempel på rad nr. 3. Fyll krysstabellen med et måltall for egen enhet de siste 4 årene.

15 Fellescase del 2: Lage grafikk på en krysstabell. Trekk inn et diagram, for eksempel på rad 5. Da får du opp ulike diagram, pluss muligheten til å fylle med data. Bruk et vanlig stolpediagram og fyll med data fra krysstabellen vi laget i del 1 Viktig: Krysstabellen og diagrammet er helt uavhengig av hverandre. De har et eget sett med filter og kan endres uavhengig av hverandre. Hva skjer om du bytter om på rader og kolonner (aksene) på grafen?

16 Case 2: Lage drillbar grafikk Start en ny rapport, start med malen «diagram» Start med vanlig stolpediagram Klikk på elementet. Dra inn en måleverdi og organisasjon som primærakse. Slå på drill ( trykk på elementet, se verktøylinjen -> velg «data -> «drillalternativer» og tillat drilling oppover og nedover ). Kjør rapporten med å trykke på «playknappen» på verktøylinjen. Prøv å drill opp og ned ved å klikke på stolpene.

17 Case 3: «Hjemmelekse fra sist gang» - Hva trenger min leder Ta utgangspunkt i «hjemmelekse» og forsøk å fremstill dette grafisk. Lagre!

18 Case 4: Lage flere grafiske element Start en ny, blank rapport. Sett inn en tabell 2 x 2 (gir 4 celler). Sett inn en ny tabell 2 x 2 i den første cellen på rad nr. 2. Sett inn 4 grafiske element i den siste tabellen og fyll elementene med tall. En kan angi egenskaper -> utfylling på alle celler (trykk på cellen, velg egenskaper og angi utfylling). De grafiske elementene er uavhengig av hverandre, har et eget sett med filter og egenskaper. Legg til tittel og ta bort forklaring på et element (egenskaper). Hjemmelekse: - Jobb videre på disse 4 elementene, de skal lede frem til en portal i neste kurs.

19 Lage portaler? Alle superbrukere bør kunne lage egne portaler for å presentere innhold. Det er mulig å angi hvilke portaler ulike brukere skal få opp som standardportaler. Dette kommer vi tilbake til på superbrukerkurset

20 Bygge videre på analyse studio er mulig Åpne en analyse laget i Analyse studio direkte i verktøyet «Workspace Advanced» –Det er ulik «motor» i analyse studio og rapportverktøyene, noe som blant annet fører til at filterbruk er forskjellig. –Det er mulig å tilpasse elementet og bygge videre på det, men kan ofte være like enkelt å bygge elementet på nytt direkte i Workspace Advanced. –En del brukere slutter å bruke Analyse Studio etter å ha brukt tid i Workspace Advanced, men Analyse studio er raskere til å «vri og vende på data» (analyser).