Vi skiller oss! Hilsen Sak og Arkiv 20. august 2015, Elin E. Harder, Enhetsleder Trondheim byarkiv Trondheim byarkiv

Trondheim byarkiv; Sentral arkivtjeneste for store deler av kommunen

38 Arkiv 221 pol.utvalg 22 aktive Integrasjoner BOEI Web- Cruiter Extens Kart (flere) Tilgang for alle enheter Jupiter Selvbetjent innsyn på nett 5 ”fagsystem” (Byggesak, plansak, møte og utvalg mv.) Tilganger/ roller Saksbeh Leder Arkivar dokument saker 108 El.Skjema SvarUt/ EDU 6000/2600 brukere SFO Hypernet EKIT Innsyn for FMST i klagesaker 16 El.ark 22 papir Arbeidsprosesser 66 saksflyter 44 dokumentflyter PDF konvertering

Begreper i arkivverden Med utgangspunkt i skisse: Anne Mette Dørum Arkiveringsplikt Journalføringsplikt Bevaringsplikt All slags dokumentasjon Journalføringsplikt; dette dekker tradisjonelle sak/arkivløsninger

Dette vil vi ikke… All slags dokumentasjon Journalføre ALT for arkivering og bevaring

Skilsmissegrunner Minste felles multiplum med ”alle” i samme base Sak ”stjeler” datafelter som Arkiv trenger Fagspesifikke metadata krangler om plass Etikk: Har 6000 interne brukere ”tjenestelig behov” for så omfattende internt innsyn? Fordeler og ulemper med samtidighet; oppgraderinger, kurs, feilsituasjoner Størrelse, oversikt, ”eierskap”, lager, backup Sikkerhet; brukermengde som risikoelement

Fagsystemer 300 fagsystemer – ca 1/3 av fagsystemene har bevaringsverdig informasjon App’er, ”skyen”/internett, e-post Dokumentlagre, servere Journalføringsplikten blir ikke overholdt Retten til innsyn Kostnadskrevende deponering (fullført 3-årig prosjekt. Ekstraordinær bevilgning )

Ny digital arkivarkitektur Arkivarkitektur bygger på prinsipper for virksomhetsarkitektur, understøttet av kommunens it- og sikkerhetsarkitektur – Virksomhetsarkitekturen har stor grad av overensstemmelse med Riksarkivarens forskrift (funksjonsbasert): Kartlegger arbeidsrosesser, foretar bevarings- og kassasjonsvurdering, vurderer journalføringsplikt Arkivløsning anskaffes først, fagsystemer står i kø for arkivering! Tilknyttes fortløpende Proprietære saksbehandlerløsninger. Ny generell SBL? Innsyn; interne, arkivarene, publikum (MinSide)

Arkivarkitektur 1 Skisse pr Ferdigstiller detaljer i arkivarkitektur høsten 2015 Skisse: Trondheim byarkiv v/Jean P. Caquet

Læringsplattform (It’s Learning) Administrativt system (ESA Sak) ESA Sikker Sikker elevmappe (ESA Sak) Innsyn Eksempel/skisse: Oppvekst - skoler Trondheim – Dagens situasjon Elevmappe (ESA Sak) Base i Systemet Skoleadministrativt system (Extens) Base i Systemet Blanding av - enhetsbasert arkivering - funksjonsbasert arkivering - ingen arkivering - flere arkiv og arkivdeler

Annet? Digital Meldingsbok Læringsplattform (Anskaffes) Administrativt System (Ny SB- løsning?) Sikker elevmappe (Ny SB-løsning eller skoleadministrativt system?) Overbyggende: Innsyn Oppvekst skoler Trondheim – Arkivfaglig målbilde Elevmappe (Ny SB-løsning eller skoleadministrativt system?) Skoleadministrativt system (Anskaffes) Ny Arkivløsning Elevmapper Ny Arkivløsning Administrativt Arkiv Meldinger (ikke- arkiverte) Innsyn i postjournal Innsyn i ”mappa mi” Ansattes innsyn Hva skjer i ”min sak”? Registrering Funksjonsbasert arkivering Opptil sikkerhetsnivå 4 Arkivarkitektur ferdigstilles høsten 2015: Basert på Riksarkivarens forskrift, kommunens virksom- hetsarkitektur, it- og sikkerhets- arkitektur

Digital Meldingsbok Læringsplattform (It’s Learning) Administrativt system (ESA Sak) ESA Sikker Ny Arkivløsning Sikker elevmappe (ESA Sak) Innsyn Oppvekst skoler Trondheim – Mens vi venter (”bulkeffekt”, pragmatisme, langsiktighet) Elevmappe (ESA Sak) Base i Systemet Skoleadministrativt system (Extens) Base i Systemet Gradvis overgang til felles arkivløsning. Innsynsløsninger (portal) kan ev. ivareta saksbehandleres og publikums behov for samlet oversikt.