INTRO-KURS Gjennomføringsfasen

Innledning EIERSKAP & BRUK AV OMSTILLINGSMIDLER

Eieransvar og -plikter Kommunen eier omstillingsprogrammet Velger styre og vurderer styrets arbeid Behandler og vedtar omstillingsplan og handlingsplaner

Eieransvar og –plikter (forts.) Behandler årsrapporter Sender årlig søknad til fylkeskommunen om midler for neste omstillingsår Bevilger egenandel og følger opp arbeidet Ansvarlig for hvordan midlene brukes

Hva kan omstillingsmidlene brukes til? Gjeldende lovgivning Føringer fra fylkeskommunen Andre føringer

Omstillingsprosessen

Fire faser Avklaringsfasen Konsekvensanalyse Strategi- og forankringsfasen Planer og søknad Gjennomføringsfasen Verktøy og tiltak Oppfølging av prosjekter Avslutningsfasen Evaluering og videreføring | Dere er her

Avklaringsfasen: aktører Fylkeskommunen Kommunen Innovasjon Norge

Fylkeskommunen Initiativtager: overvåker regional utvikling og kan avdekke omstillingsbehov Utarbeide samfunnsmessig konsekvensanalyse

Hva er en konsekvensanalyse? Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. Fremskriving av kommunens økonomi

Kommunen Initiativtager: er ofte den som tar opp situasjonen med fylkeskommunen Bidrar med dokumentasjon og lokalkunnskap til analysearbeidet

Innovasjon Norge (IN) I noen fylker er IN en aktiv samarbeidspartner i denne fasen. Dette varierer.

Strategifasen: Aktører Kommunen Prosjektorganisasjonen Fylkeskommunen Innovasjon Norge

Kommunen Etablerer prosjektorganisasjon og prosjektstyringsgruppe Behandler og godkjenner forslag til omstillingsplan og handlingsplan Utarbeider og sender søknad til fylkeskommunen om omstillingsmidler til gjennomføringsfasen

Kommunen (forts.) Velger organisasjonsform for det videre omstillingsarbeidet Avklarer ansvarsdeling mellom kommunen og omstillingsorganisasjonen fremover

Prosjektorganisasjonen Gjennomfører/bestiller en strategisk utviklingsanalyse Lager forslag til omstillingsplan (inkl. kommunikasjonsplan) og handlingsplan Forankrer omstillingsarbeidet lokalt og sikrer lokalt engasjement

Fylkeskommunen Sikrer koordinering med regionale mål og strategier Mottar og behandler søknad om omstillingsmidler (til gjennomføringsfasen)

Innovasjon Norge Bistår kommunen (rådgivning) Bistår prosjektorganisasjonen (rådgivning) Gir PLP-opplæring Holder Startkurs Gir uttalelse på søknad til fylkeskommunen

Gjennomføringsfasen: aktører Omstillingsorganisasjonen Prosjektorganisasjonene (i enkeltprosjektene) Fylkeskommunen Kommunen Innovasjon Norge

Omstillingsorganisasjonen HOVEDANSVAR = Realisere omstillingsplanen ved å: Gjennomføre handlingsplanene Være offensiv i arbeidet med å utvikle gode prosjektidéer og prosjekteiere. Følge opp prosjektene! Rapportere fremdrift og resultater til styre og eier

Kommunen Behandler årsrapporter og forslag til nye handlingsplaner fra omstillingsorganisasjonen Søker årlig om omstillingsmidler fra fylkeskommunen Bevilger egenandel, følger opp omstillingsarbeidet Vurderer styrets arbeid og sammensetning

Fylkeskommunen Vurderer omstillings- og handlingsplan, og gir tilsagn om årlige omstillingsmidler Oppdragsgiver for Innovasjon Norge

Innovasjon Norge Gir erfaringsbaserte råd og veiledning Tilbyr verktøy og maler Vurderer fremdrift og resultater Observatør i omstillingsstyret

Avslutningsfasen: Videreføring Kommunens politikere og administrasjon har ansvar for videreføring av omstillingsarbeidet Senest to år før omstillingsperioden er over, bør omstillingsorganisasjonen og kommunen etablere et prosjekt for videreføring

Forankring og eierskap

Forankring: Viktig men vanskelig Åpenhet Godt informasjonsarbeid Synliggjøre trusler og muligheter Skape engasjement Involvere flere samfunnsgrupper (organisasjoner, kunnskapsmiljøer, befolkningen) – gi dem en rolle!

Workshop I INTERESSENTANALYSE + FORANKRINGSTILTAK

Interessenter Prosjekt- organisasjon Brukere Interesse- org Premiss- givere Myndigheter Politikere Utvalg og komiteer Medarbeidere Ledere Eiere Oppdrags- giver

Eksempel Interessentanalyse RolleMålgrupperOmstillingens behov Målgruppens interesser Strategi p Lokale politikereBygge tillit. Sikre oppslutning, fremdrift og vedtak Være flaggbærere for næringsutvikling i kommunen og region Vestviken s Politikere region Vestviken + adm.leder og andre Sikre oppslutning Støtte og se egen gevinst Region Vestviken p Lokalt næringslivBygge tillit. Viktig å vise at noe skjer, at det nytter å engasjere seg

Oppgave HVEM ER OMSTILLINGSARBEIDET TIL FOR? Kommunen er en åpenbar interessent for omstillingsarbeidet. Hvem er de andre interessentene i ditt område? FORSLAG TIL FORANKRINGSTILTAK Sett opp noen forslag til konkrete forankringstiltak overfor de ulike interessentgruppene i ditt område.

KONSEKVENSANALYSEN OMSTILLINGSPLAN HANDLINGSPLAN

Repetisjon: konsekvensanalysen Områdets utvikling innen næringsliv og sysselsetting de siste 10 år Områdets prognoser for næringsutvikling og sysselsetting de kommende 10 år Dokumentasjon av fraflytting, tilflytting, pendling, alders- og kjønnsfordeling, utdanning m.m. Fremskriving av kommunens økonomi

Omstillingsplan: Innhold Omstillingsplanen definerer: Visjon og mål for omstillingsarbeidet Prioriterte innsatsområder (3–4 stk.) Mål og rammer for hvert innsatsområde Tiltak og prosjekter for hvert innsatsområde

Handlingsplaner: Innhold Konkretiserer omstillingsplanens innsatsområder: Strategier og mål Konkrete tiltak Hovedaktiviteter Budsjett

Handlingsplaner: Struktur I.Innledning Viser til strategisk utviklingsanalyse og omstillingsplan. II.Mål for omstillingsarbeidet III.Innsatsområder Innsatsområde 1 Mål Strategi A Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering Tiltak. Resultatmål. Prosjektmål. Budsjett. Finansiering (Osv. for alle strategier under Innsatsområde 1, og for alle innsatsområder i omstillingsplanen.) IV.Budsjett og finansiering

Handlings- og omstillingsplan: bruk Januar/februar Godkjent handlingsplan iverksettes Oktober/november Programstatusvurdering – omstillingsplan revideres, arbeidet med ny handlingsplan starter Desember/januar Godkjenning av revidert omstillingsplan og av handlingsplanen for kommende år

Presentasjoner KURSDELTAKERNE PRESENTERER UTFORDRINGER OG PLANER

Presentasjon: Analyser og planer Kursdeltakerne presenterer kort sine områder: HVA ER UTFORDRINGENE I OMRÅDET? HVA ER MÅLENE FOR OMSTILLINGEN? HVILKE INNSATSOMRÅDER ER VEDTATT? HVA STÅR PÅ PLANEN FOR FØRSTE ÅR?

Rolleavklaringer LEDELSEN VS. STYRET Hvem gjør hva med …

Hvem gjør hva med omstillingsplanen? Styret Beslutter Følger opp Sender til eier (kommunen) for godkjenning Rapporterer i årsrapport til eier

Hvem gjør hva med omstillingsplanen? Leder for omstillingsarbeidet Forankrer Realiserer Reviderer Rapporterer

Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner? Styret Bidrar i utarbeidelse av forslag til handlingsplan Følger opp og vurderer Rapporterer i årsrapport til eier

Hvem gjør hva med årlige handlingsplaner? Leder for omstillingsarbeidet Forankrer dem Realiserer dem Lager utkast til ny handlingsplan for hvert år

Hvem gjør hva med prosjektsøknader? Leder for omstillingsarbeidet Sikrer god søknadsbehandling Deltar i arbeidsutvalg Bevilger etter fullmakt Forbereder innstillinger og rapporterer til styret Følger opp prosjektene

Hvem gjør hva med prosjektsøknader? Styret Deltar i arbeidsutvalg Setter fullmaktsgrense Vedtar innstillinger, orienteres om vedtak etter fullmakt Konsulterer IN og fylkeskommunen om store søknader

Årshjulet Styreseminar Verktøy og maler

ÅRSHJULET

Implementering av årshjul: Styreseminar Oppstartseminar + strategiseminarer i gjennomføringsfasen For: Ledelsen og styret for omstillingsarbeidet Konkretiserer oppgaver og aktiviteter og hjelper deltakerne å velge gode prosjekter/verktøy  Når skal dere på styreseminar? Sett et tidspunkt for oppstartseminaret i dag!

Øvrige verktøy og maler Les om alle verktøy og last ned maler på: regionalomstilling.no

Verktøy i gjennomføringsfasen Startkurs Styreseminar Omstillingsplan: Veileder Handlingsplan: Veileder Kommunikasjonsplan: Veileder Programstatusvurdering Videreføring av omstillingsarbeidet

Verktøy i gjennomføringsfasen (forts.) Næringsvennlig kommune SMB-utvikling Kompetanseprogram for handels- og servicenæringen Omdømmebygging PLP (Prosjektlederprosessen)

Maler for god porteføljestyring Bevilgningsoversikt Porteføljerapport Tilbakeføring av bevilgning Utbetalingsskriv

Maler for god søknadsbehandling Retningslinjer for offentlig saksbehandling Tildelingskriterier Mottaksbrev Tilsagnsbrev Avslagsbrev Utbetalingsbilag/ -skriv Tilbakeføring av bevilgning

Maler for styrearbeid og rapportering Fullmaktsreglement Styreinstruks og instruks til daglig leder Taushetserklæring Timeregistrering for programleder Årsrapport

Maler for prosjektarbeid Prosjektspesifikasjon Prosjektplan Statusrapport Prosjektlederrapport Sluttrapport

Maler for prosjektarbeid (forts.) Retningslinjer for beregning av egeninnsats Regnskapsoppsett Avtale om konsulentoppdrag Oppdragserklæring

Finn alle verktøy og maler på: regionalomstilling.no

Realisering av omstillingsplan: GOD MÅLSTYRING I PROSJEKTENE

Fra enkeltprosjekter til omstilling Omstillingsprosjektenes mål må være relevante for omstillingsplanen Alle prosjektsøknader skal vurderes på om de vil bidra til å realisere omstillingsplanen Enhetlig målstruktur i prosjektene forenkler denne vurderingen

Styring og målbarhet i prosjektene PLP: God styring av og med prosjektene Alle prosjekter som får omstillingsmidler, skal organiseres i 3 faser ha en gitt målstruktur

Prosjektfasene og deres mål 1.Forstudie: Prosjektmål 2.Forprosjekt: Prosjektmål 3.Hovedprosjekt: Prosjektmål  Resultatmål  EFFEKTMÅL: DEN LANGSIKTIGE VIRKNINGEN AV RESULTATET. EFFEKTEN PÅ SIKT FOR BEDRIFTEN, FOR LOKALSAMFUNNET.

Målterminologi Prosjektmål (alle 3 prosjektfaser) = Leveransen i hver prosjektfase Prosjektmålet for forstudiefasen er typisk en analyse/ avklaring. En rapport Prosjektmålet for forprosjektfasen er typisk en forretningsplan Prosjektmålet for hovedprosjektet er at produktet/tjenesten er utviklet og i drift

Målterminologi (forts.) Resultatmål (hovedprosjektet) = Det som skal foreligge når hovedprosjektet er gjennomført Effektmål (realiseres gjerne en god stund etter at alle prosjektfaser er avsluttet, som en effekt av resultatet) = Den langsiktige effekten for virksomheten og samfunnet rundt. Oppdragsgivers mål og intensjon med prosjektet.

Målstruktur for prosjektene For- studie For- prosjekt Hoved- prosjekt Gevinstrealisering Prosjektmål XXX Resultatmål --X Effektmål --- Omsette resultatene slik at effektmålet oppnås

Porteføljeplanegging og prosjektoppfølging

The missing link: Årlige handlingsplaner Definerer aktuelle prosjekter for inneværende omstillingsår Prosjektenes mål er av styret og ledelsen vurdert som relevante for omstillingsplanen Prosjekter iverksettes for å realisere handlingsplanen, og slik bidra til å oppfylle omstillingsplanen

The missing link: Handlingsplan (forts.) UTFORDRING Å finne, initiere og følge opp nok gode prosjekter! = utvikle og realisere gode og effektive handlingsplaner

The missing link: Handlingsplan (forts.) Handlingsplanen må ha målbare mål Handlingsplanen må ha milepæler Prosjektene må kunne følges opp i forhold til mål, milepæler og ressursinnsats

Repetisjon: Hvem gjør hva med handlingsplan? Leder for omstillingsarbeidet Utvikler Forankrer Realiserer

Repetisjon (forts.): Hvem gjør hva med handlingsplan? Styret Beslutter Følger opp og vurderer Rapporterer i årsrapport til eier

Prosjektoppfølging: Dokumenter Prosjektoppdrag (mal) Prosjektplan (mal) Statusrapport (mal) Sluttrapport (mal) Fagrapport (ikke mal) Programleders vurdering av oppnådd resultat relatert til prosjektplanen, saksinnstillingen og fagrapport (bør være mal)

Porteføljeoversikt: Fyll inn Innsatsområder For- studier For- prosjekt Hoved- prosjekt Prosjekt- eier Prosjekt- kostnad Budsjett Innsats- områdene Program- mål 1: Program- mål 2: Program- mål 3: Innsatsområde 1 Navn: -Prosjekt 1.1 -Prosjekt 1.2 -Prosjekt 1.3 Innsatsområde 2 Navn: -Prosjekt 2.1 -Prosjekt 2.2 -Prosjekt 2.3 Innsatsområde 3 Navn: -Prosjekt 3.1 -Prosjekt 3.2 -Prosjekt 3.3 SUM ANTALL:X1X2X3 YZ

Porteføljerapport: regionalomstilling.no

Workshop III HANDLINGSPLAN: REALISERING & OPPFØLGING

Repetisjon: Arbeidsdeling Omstillingsstyret følger opp handlingsplanen Ledelse/leder følger opp prosjekter og tiltak

Oppgave Handlingsplan – hvordan operasjonalisere og rapportere fremdrift? Hvordan skal styret følge opp fremdriften?

Fremdriftsplan

Hva skal Omstillingsledelsen fokusere på første kvartal 2014? Lag fremdriftsplan

LYKKE TIL! Dere finner oss på: REGIONALOMSTILLING.NO