Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger: Oslo, Om interkommunalt samarbeid 2.Veilederen 3.Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid 4.Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger 5.Kommunale aksjeselskap / ,

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 1.Om interkommunalt samarbeid - sammenheng med Stortingets prinsipielle frivillighetslinje om kommunestruktur - god og effektiv måte å løse oppgaver på - eksisterer svært mange samarbeid - økning i antall samarbeid - samarbeid om et bredt spekter av tjenester - manglende politisk styring utløser diskusjon - hva med regionrådene?

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 1.Om interkommunalt samarbeid, forts. - arkiv ikke en viktig del av samarbeidsløsninger - arkivansvar ikke nedfelt i styringsdokumenter - vanskelig å få gjennomslag hos rådmannen - arkivlov og offentlighetslov følges ikke - offentlighetens kontrollfunksjon svekkes - tilgang til, og tolkning av arkiver, blir mindre - viktig samfunnsdokumentasjon kan gå tapt - rettighetsdokumentasjon særlig viktig

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 1.Om interkommunalt samarbeid, forts. Er en økning i interkommunale samarbeidsløsninger en demokratiutfordring i forhold til arkiv og tilgang til offentlige arkiv? (ja) Hvem har hovedansvaret for å løse eventuelle arkivutfordringer rundt interkommunale samarbeidsløsninger? (først og fremst rådmannen)

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 2.Veilederen - fokus først og fremst på kapittel 5 og 6 - ”kokebok” for praktisk arbeid (forhåpentligvis) - begrepet ”rettssubjekt” sentralt (betegnelse på personer eller sammenslutninger som ifølge rettsordenen kan ha rettigheter og plikter) - rettssubjekter skal ha egen arkivtjeneste - vektlegger at det må gjøres en selvstendig vurdering av enhver interkommunal samarbeidsløsning - viktig med skriftlige avtaler, også på depot - gir råd om kommunale aksjeselskap

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 2.Veilederen, forts. - samarbeidsformer: a)interkommunalt selskap b)samarbeid etter kommunelovens § 27 c)samarbeid etter kommunelovens § 28 (vertskommune) d)kommunalt aksjeselskap e)samvirkelag og stiftelser - forholdet til arkivloven og offentleglova: a)skal følge offentleglov og arkivlov b)skal følge offentleglov men ikke hele arkivloven c)skal ikke følge offentleglov eller arkivlov

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 2.Veilederen, forts - aktivt arkiv (dagligarkiv): a)sakene må avsluttes (periodiseres) samt påføres referanse b)utlånte saker og nye løpende saker skal ikke blandes c)ikke-aktive objektarkiver til depot d)journalføring kan skje i en av eierkommunens IT-systemer e)egen arkivbase, evt. egen arkivdel/journalførende enhet - avsluttet arkiv: a)saksarkiv går til bortsetting eller til depot (fire år) b)objektarkiv går til depot (ti år) c)uttrekk fra sak/arkiv og fagsystemer i hht. arkivforskriften

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 2.Veilederen, forts - personalarkiv: a)ikke gitt at ny arbeidsgiver har krav på alle opplysninger b)full overføring av opplysninger krever samtykke c)anbefales å kopiere nødvendig informasjon d)avsluttet personalarkiv går til bortsetting eller depot

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 3.Arkivledernes rolle ved etablering av interkommunalt samarbeid - er arkivleder er delegert myndighet etter arkivforskriftens § 1-1 og 2-1? - hvordan følge med på mulige interkommunale samarbeidsløsninger i egen kommune? - har arkivlederne kompetanse på arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger? - ”tør” arkivlederne å ta en diskusjon med rådmannen om arkivspørsmål? - er det tid til å jobbe med disse spørsmålene, og blir de en del av saksutredningen?

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 4.Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger? - kartlegge omfanget i egen kommune, evt. med hjelp av en arkivinstitusjon (mange kommuner har ikke oversikt selv!) - enklest å begynne med vertskommunesamarbeid? - finnes det egne (interkommunale) rettssubjekter som er en del av kommunens egen arkivtjeneste? - ta direkte kontakt med kommunens representant i samarbeidsløsningen - være klar på hvem som skal forestå opplæring, kursing etc i samarbeidsløsningen mht. arkiv (ressurser!)

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 4.Hva gjør vi med eksisterende samarbeidsløsninger? Interkommunale selskaper der Drammen har eierposisjon: Buskerud Regionale Incestsenter (BRIS) Buskerud Kommunerevisjon IKS Drammensregionens brannvesen IKS Drammensregionens IKT (D-IKT) (§ 27) Glitrevannverket IKS Kommunenes Opplæringskontor i Buskerud IKS Legevakta i Drammensregionen IKS Renovasjonsselskapet for Drammensregionen IKS (RfD) Søndre Buskerud 110 sentral IKS Drammen Havn (Drammensregionens interkommunale havnevesen) (§ 27) Annet med viktig eierposisjon: Stiftelsen Drammen Teater og Kulturhus, Stiftelsen Drammen Museum, Drammen kommunale pensjonskasse

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 5.Kommunale aksjeselskaper - forarbeidene til arkivloven definerer disse som private arkivskapere - må følge journalføringsreglene hvis omfattet av offentleglova - selskapet kan selv velge å følge arkivloven - hva slags ansvar har arkivleder og daglig leder? - selskapet bør følge samme regler som for offentlig skapte arkiver - gjelder både arkivdanning og depot - personalarkiv anbefales å kopieres

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger 5.Kommunale aksjeselskaper Hel eller deleide aksjeselskap, Drammen kommune AL Motorvegfinans (40%) Brageteatret AS (50%) Byen Vår Drammen AS (32,9%) DIAS AS (30,8%) Drammen Kino AS (33,3%) Drammensfotballen AS (67,7%) Energiselskapet Buskerud AS (50%) Grønvold Eiendomsselskap AS (100%) Lindum Ressurs og Gjenvinning AS (100%) Papirbredden Eiendom AS (40%) Papirbredden Innovasjon AS (11,9%)

Arkiv og interkommunale samarbeidsløsninger Tilslutt: Arkivlederne og de kommunale arkivinstitusjonene må spille rådmennene og politikerne gode på dette området, slik at arkivspørsmål i interkommunale samarbeidsløsninger kommer på dagsorden. Husk å dokumentere endringene i arkivplanen!