Økonomi – Styring/oppfølging I dette kapittelet vi vil fokusere på økonomi og i hovedsak på budsjett, oppfølging, fakturering og endringer. Budsjett Oppfølging Fakturering Endringer Sluttoppgjør

Økonomi – Styring/oppfølging Budsjett Ved utarbeidelse av budsjetter for prosjekter i byggebransjen er det oftest anbudskalkylen som danner grunnlaget for budsjett i byggefasen. For at denne skal kunne brukes effektivt er det viktig at anbudskalkylen gjennomgås, og settes opp på en oversiktlig måte. Man splitter ned prosjektet i fag og entrepriser. Etter eventuelle reforhandlinger med underleverandører kan priser og andre konkurransefaktorer være endret i forhold til anbudskalkylen. Disse endringene legges også inn slik at vi får et justert budsjett som er vår beste «gjetning» på den endelige kostnaden i prosjektet.

Økonomi – Styring/oppfølging Eksempel: Del av anbudskalkyle: Post 1 – Opp og nedrigg av tårnkrane : kr eks. mva. Post 2 – Provisorisk vann og avløp til brakkerigg:kr ,- eks. mva. Post 3 – Rigg for strøm og tele: kr ,- eks. mva. Post 4 – Montering av brakker:kr ,- eks. mva. Når vi setter opp et ordnet budsjett, er det en fordel at vi samler alle postene som er innenfor samme fag, eller kontrahert leverandør.

Økonomi – Styring/oppfølging For vårt eksempel har vi en leverandør på post 1, og vi har valgt å benytte oss av et firma til å ordne post 2, 3 og 4. Etter forhandlinger med denne leverandøren oppnådde vi kr i rabatt. Når vi setter opp et ordnet budsjett blir det som følger: Opp- og nedrigg av tårnkrane:kr eks. mva. Brakker komplett, inkl. vann, avløp, Strøm og tele, fratrukket rabatt:kr eks. mva. Sum kostnadsbudsjett:kr eks. mva. Sum kostnadsbudsjett i denne sammenheng vil være vår sluttprognose på kostnader. Merk at denne er lavere enn de kalkulerte kostnadene i anbudskalkylen, men det kommer kun til syne i beregning av fortjeneste og dekningsbidrag som vi kommer tilbake til.

Økonomi – Styring/oppfølging I anbudet har vi kalkulert våre kostnader tillagt et påslag på 10% i fortjeneste. Som vi satt opp i eksempelet vårt er summen av kostnadene i anbudet på kr ,- eks. mva. 10% påslag utgjør da kr eks. mva. i kalkulert fortjeneste. I vårt reviderte budsjett var kostnaden beregnet til kr ,- eks. mva. Inntekten er den samme, altså = eks. mva. Vi kan da sette opp forventet dekningsgrad slik: DG=(DB/I)*100% DG – Dekningsgrad i prosent. DB – Dekningsbidrag (fortjenesten i kroner) I – Inntekt DB = – = eks. mva. Da får vi følgende dekningsgrad. DG = 57500/ * 100% = 12,3%

Økonomi – Styring/oppfølging Som vist er det forskjell på dekningsgrad og påslagsprosent. I kalkulasjonen multipliserer vi påslagsprosenten med kostnaden, dette gir prisen ut på produktet, det vil si salgssummen eksklusiv merverdiavgift. Dekningsgraden er bidraget (fortjenesten) dividert med inntekten. Eksempelvis med et påslag på 10%, gir det en dekningsgrad på 9,09%.

Økonomi – Styring/oppfølging Oppfølging Budsjettet er et levende dokument som vi må revidere underveis i prosjektet. Hovedparameter vi styrer mot er følgende: Dekningsgrad (DG) Dekningsbidrag (DB) Inntekt (I) Kostnad (K) Inntektene er gjerne låst, eller det er en viss grad av fleksibilitet med hensyn på justering av mengder, endringskrav og lignende.

Økonomi – Styring/oppfølging Kostnadene er variable til en viss grad. Vi kan ha avvik mellom kalkulert og faktisk tidsforbruk på arbeidsoperasjonene og/eller andre faktorer som avviker mot det vi hadde planlagt å bruke på dette arbeidet. I starten er oftest sluttprognosen lik det vi har kalkulert av fortjeneste, kostnader og inntekter. Etter hvert som prosjektet skrider frem, vil vi får mer og mer kontroll på faktiske kostnader. Vi må da justere for disse endringene etter hvert i vårt budsjett. Når vi justerer vår forventning til inntekt og kostnad får vi det vi kaller justert sluttprognose. Den justerte sluttprognosen er den viktigste økonomiske måleparameteren for prosjektet og må vies mye oppmerksomhet for at denne skal kunne være så riktig som mulig.

Økonomi – Styring/oppfølging Hvor ofte man avstemmer budsjettet mot faktiske kostnader kan variere alt etter hvilke interne rutiner det er på arbeidsplassen. Uansett må man måle det arbeidet som faktisk er utført for å kunne foreta en avstemming. For betongarbeider må man da måle opp hvor mye forskaling, betong, armering, innstøpningsgods etc. som er utført. Mengdene legger man inn i et Excel ark, eller direkte i et budsjettoppfølgingsprogram. Mange bruker fremdeles målestav og papirtegninger når dette arbeidet gjøres, men det er selvfølgelig lettere å gjøre dette elektronisk i eks. AutoCAD, Adobe etc. I tillegg til det som faktisk er utført av produksjon, er det gjerne en varebeholdning som er levert og betalt for. Dette må også tas høyde for. Når alle grunnlagsdata er lagt inn for det som er produsert og/eller levert kan man sette opp målebudsjett for hvor mye ressurser en skulle ha benyttet til avskjæringen og sammenholde med kalkulerte ressurser for det samme. Selvsagt bør da ressursbruken være lavere eller lik det kalkulerte for at lønnsomheten skal være på rett side.

Økonomi – Styring/oppfølging

PostBeskrivelseEnhmengdeenh.tidsum tv budsjett 01Forskaling av fundamentm2550,844 02Fundament av betongm3120,44,8 03Armering ihht bøyelisterkg12000,01821,6 04Innstøpte hylserstk120,67,2 Sum timeverk budsjett77,6 Eksempel på oppsett over avregning av timeverk

Økonomi – Styring/oppfølging Eksempel på oppsett over oppfølging faktiske kostnader sammenstilt mot kalkulerte og budsjetterte kostnader, som ovenstående viser er det overskridelser på kr i forhold til budsjett. PostBeskrivelseEnhet Mengde, kalkulert kalkulert Enh.pris Sum kalkulert Sum påløpte faktiske kostnader Differanse mellom kalkulerte og påløpte kostnader 1TimeverkTv77, Betong inkl. transport og pumpem Armeringkg12006, Hylserstk Sum

Økonomi – Styring/oppfølging Fakturering For å ivareta firmaets likviditet og finansielle handlekraft er det av avgjørende betydning at man har gode faktureringsrutiner. Dette kan blant annet oppnås ved: Faktureringsplan Forskuddsfakturering Korte betalingsbetingelser mot kunde Lange betalingsbetingelser mot leverandører Som med mange andre elementer i et kontraktsforhold mellom kunde og leverandør/entreprenør, vil de ovenstående elementer ha et innslag av forhandlingsmuligheter.

Økonomi – Styring/oppfølging Betalingsplan kan være et godt kompromiss mellom byggherre og entreprenør. Denne gir en oversiktlig og forutsigbar fakturaflyt fra entreprenør til byggherre. Den kan også gi rom for en grad av forhandling om hvordan tyngdepunktet i faktureringen vil ligge. Forskuddsfakturering kan benyttes. Dette er hovedsakelig hvis entreprenør ikke har god likviditet. Byggherre bør da be om bankgaranti fra entreprenør før dette betales ut. De fleste kontrakts standarder angir 28 dager som standard betalingsbetingelser fra mottak av faktura for vanlige avdragsfaktura. En kortere betalingsfrist kan avtales, selv om dette ikke er vanlig.

Økonomi – Styring/oppfølging Eksempel på betalingsplan

Økonomi – Styring/oppfølging I leverandøravtalene bør man tilstrebe lengre betalingsbetingelser enn man har mot sine egne kunder. For større leverandører bør man tilstrebe 45 dager betalingsbetingelser. Lengre enn dette kan oppnås, men er nok sjeldne. Ved avdragsfakturering vil man også måtte trekke fra et innestående beløp for det som er produsert. For NS3405 og NS3406 er denne på 10% av det som er fakturert opp til oppnådd 5% av kontraktssummen. NS8407 (totalentreprise) angir 7,5% som innestående.

Økonomi – Styring/oppfølging Endringer I et byggeprosjekt er det sjelden det ikke fremkommer endringer i forhold til det som er avtalt skal utføres. Dette kan skyldes flere forhold, for eksempel detaljprosjektering avdekker at det må etableres noe annen metode enn det som var først planlagt. Det kan også komme fra at byggherren ønsker seg flere eller endrede ytelser, men som ikke er priset eller avtalt tidligere. Vi kan skille mellom ulike former for endringer: Anmodning om endring / Endringsmelding fra byggherre. Irregulær endring med påfølgende Varsel/krav om endring fra entreprenør. Avregning av mengder med avtalte enhetspriser – Mengdejustering. Omtvistede krav om tillegg/endring.

Økonomi – Styring/oppfølging Man kan også ha en del kombinasjoner i fra de ovenstående mekanismer. Som vi gjerne forstår er det spesielt det som handler om omtvistede krav om tillegg/endring som skaper mest konflikter i en byggesak. Hvis vi ser på en av kontrakts standardene – NS8405 vil vi oppdage at endringer er behandlet mange steder, og i mange varianter.

Økonomi – Styring/oppfølging Utdrag fra NS 8405

Økonomi – Styring/oppfølging Utdrag fra NS 8405

Økonomi – Styring/oppfølging Sluttoppgjør Når det er avholdt overtakelse forretning må man sette opp sluttoppstilling og sende sluttfaktura. Er ikke annet avtalt skal dette gjøres innen to måneder etter overtakelsen. Innsendt sluttfaktura og sluttoppstilling kan korrigeres inntil fristens utløp. Sluttoppstillingen skal inneholde en full oversikt over partenes mellomværende. Den skal inneholde en spesifikasjon over alle entreprenørens krav i forbindelse med kontrakten. Den skal derfor inneholde:

Økonomi – Styring/oppfølging A)Alle fakturerte og betalte krav. B)Alle fakturerte krav som ikke er betalt, uansett om de er forfalt eller ikke. C)Krav som er fakturerte og forfalt, men som byggherren har avvist, og som entreprenøren opprettholder. D)Alle krav entreprenøren mener å ha som ennå ikke er fakturert, herunder innestående beløp. Dersom entreprenøren ikke overholder fristen for innsendelse av sluttoppstilling og sluttfaktura, kan byggherren skriftlig fremsette en endelig frist for oversendelse.