Presentasjon lastes. Vennligst vent

Presentasjon lastes. Vennligst vent

- 1 - Terje Vaagland - 1 - PL2 Drammen 25. september 2008.

Liknende presentasjoner


Presentasjon om: "- 1 - Terje Vaagland - 1 - PL2 Drammen 25. september 2008."— Utskrift av presentasjonen:

1 - 1 - Terje Vaagland PL2 Drammen 25. september 2008

2 - 2 - Terje Vaagland Hva er et prosjekt?

3 - 3 - Terje Vaagland Definisjon av prosjekt… Dersom en oppgave er definerbar, avgrenset (tid og kost) og unik kan vi velge å gjennomføre oppgaven som et prosjekt Vi bruker da en midlertidig organisasjon som samspiller internt og eksternt etter avtalte regler, og som bruker prosjektteknikker etter behov.

4 - 4 - Terje Vaagland Prosjektarbeide vs. Vanlig drift ProsjektoppgaverRutineoppgaver ResultatorientertFunksjonsorientert Utføres for å oppnå et bestemt målUtføres for å holde operasjoner i gang Er unike, dvs. engangsoppgaverSkjer ofte, og med relativ jevn frekvens Krever ny organisasjonBenytter kjent organisasjonsstruktur Er som regel ekspertorienterteKrever ikke nødvendigvis spesialkunnskaper Krever gjennomgående selvstendig lederstil Kan utføres med relativt uselvstendig lederstil

5 - 5 - Terje Vaagland Prosjektarbeide vs. Vanlig drift ProsjektLinje Unik oppgaveRepetitiv oppgave Tidsavgrenset”Evigvarende” Drastisk endringsprosessGradvise endringer Ambisiøse målBalanse mål – ressurser Midlertidige ressurserFaste ressurser FleksibilitetStabilitet MålorientertKostnadseffektivitet Oppgave kulturRollekultur Usikkerhet og risikoErfaring

6 - 6 - Terje Vaagland Hvorfor bruke denne arbeidsformen…? Fordi det er et økende antall kompliserte oppgaver som må gjennomføres raskt og effektivt med god kvalitet…? Fordi det er et økende behov for faglig spesialisering, men spesialistene må integreres i en større sammenheng….? Fordi endringer i basisorganisasjonens omgivelser krever tiltak og endringsprosesser som går på tvers av avdelingsgrenser...? Fordi mengden av endringsprosesser er så stor at det kreves egne teknikker…? Mer effektiv problemløsning…? Organisasjonen ”tvinges” til å konkretisere målene…? Bedre utnyttelse av org. ressurser…? = Veldefinert format på nye oppgaver i organisasjonen

7 - 7 - Terje Vaagland Den tradisjonelle organisasjon Stabilitet Hierarki Jobbe fra kl. 9-4 Gjøre som sjefen sier Produksjons- og rutinepreget Følge regler Fokus på jobben som skal gjøres Lønn etter ansiennitet og utdanning Lederne beslutter Permanente jobber med homogen arbeidskraft

8 - 8 - Terje Vaagland Den nye organisasjon Endring, dynamikk, fleksibilitet - prosjektarbeidsformen Team, nettverk Jobbe når og hvor som helst Involvering, ta ansvar, forplikte seg Kunde og medarbeiderorientert Læring Fokus på resultater Lønn etter resultater Medarbeiderne deltar ved beslutninger Jobbrotasjon med heterogen arbeidskraft

9 - 9 - Terje Vaagland Prosjekter i dag! Tradisjonelle prosjekter: TID KOSTNADERSPESIFIKASJON Klare og tydelige krav til tidsfrister! Klare og tydelige krav til kostnader! Klare og tydelige krav til kvalitet!

10 Terje Vaagland Prosjekter i dag! Eksterne utfordringer Personlige motiv Intern politikk De eksterne forholdene har fått større betydning! Prosjektets tyngdepkt vil alltid ligge et eller annet sted i trianglet, mens… betydningen av de ytre faktorene vil variere sterkt fra prosjekt til prosjekt!

11 Terje Vaagland Organisatorisk nettverksbygging Målet er å koble sammen ulike fagområder vannrett gjennom organisasjonen Brer seg også gjerne utover virksomhetens fire vegger Inkluderer leverandører? kunder? datterselskaper? Prosjekt A Prosjekt B Prosjekt C Prosjekt n I N N K J Ø P P E R S O N A L Ø K O N O M I I T P R O D U K S J O N S A L G Organisasjon Prosjekter

12 Terje Vaagland Organisasjoner i forandring! Nettverksorganisasjon: (Kjennetegn) Fleksible Nyskapende Markedsorienterte  Press fra marked og omgivelser tvinger org. til å bli mer smidig og lydhør Organisert på tvers! Fører folk sammen på grunn av det de kan bidra med – ikke på grunn av hvem de er! Prosjektets oppgave ”å kople sammen folk som kan bidra til å løse et problem eller gjennomføre en endring – uavhengig av deres plassering i den ekst. organisasjonsstrukturen” BHG

13 Terje Vaagland Organisasjoner i forandring! Hva skiller organisatorisk nettverk (prosjekt) fra tradisjonelle grupper? Deltakerne i gruppa er spredt ut over hele virksomheten – kan også komme utenfra Deltakerne jobber sjelden i prosjektet på heltid  Andre oppgaver kjemper om oppmerksomhet Deltakerne er ofte ikke direkte underlagt PL – kan til og med ha høyere rang enn denne Deltakerne er ofte spredt – og det er ikke sikkert at de oppfatter seg selv som en prosjektgruppe  Mangler ofte synlig samhørighet!

14 Terje Vaagland Organisasjoner i forandring! Deltakernes bidrag til prosjektet: Faglig kompetanse Økonomisk eller politisk støtte – personlig engasjement Forventninger til og interesse av prosjektets resultater

15 Terje Vaagland Prosjektlandskapet Åpne – Konkrete prosjekter Etter Briner, Hastings & Geddes

16 Terje Vaagland Prosjekter er ulike… I hvor stor grad kan resultatet beskrives på forhånd ? Hvor mye strukturer og formaliteter trengs ? Hvor mye nytt må prosjektgruppen lære seg ? Hvilken type prosjekt er jeg satt til å lede? Prosjektlederen må forstå prosjektet for å kunne tilpasse lederrollen, velge rette mennesker og bruke de rette strukturer og redskaper for å kunne styre.

17 Terje Vaagland Hva skal prosjektet levere? Resultatet kan variere sterkt fra prosjekt til prosjekt… Bygge 30 km motorveg? Ren forskningsoppgave? Vurdere konsekvensene ved å flytte en avdeling til et annet sted? Flytte en avdeling? Gjennomføre en større organisasjonsendring? Prosjekter er ULIKE…

18 Terje Vaagland Prosjekttyper (BHG) Konkrete Ad hoc Åpne Høy Lav Spesifisering av forventet resultat Graden av struktur og formalitet Kunnskapsnivå BHG s.52

19 Terje Vaagland Hvor synlige er prosjektene? Konkret Åpent Høy grad av synlighet Viktig for virksomheten.. Stort engasjement fra ledelsen.. Stor fare for å mislykkes.. Store endringer… Liten grad av synlighet Ikke avgjørende.. Lite oppmerksomhet fra ledelsen.. Liten fare for å mislykkes.. Mindre økonomisk betydning.. ”Store utbyggings prosjekter” ”Store endrings- Prosjekter” ”Velkjente” prosjekter ”Innovative” prosjekter

20 Terje Vaagland Hvor synlige er prosjektene? KonkretÅpent Høy grad av synlighet Liten grad av synlighet Store utbyggingsprosjekter: …ledelsen samarbeider med prosjektet …detaljert planlegging …nøye oppfølging av økonomi og tid …avansert prosjektstyring Velkjente prosjekter: …alle kjenner sin roller …etablerte samarbeidsforhold …velkjent planlegging …intern-politisk ukontroversielt Store endringsprosjekter: …engasjement fra ledelse …organisatoriske endringer, …mange ulike interessenter …gradvis planlegging …usikkerheten kan være stor Innovative prosjekter: …kartlegging og utforskning …fokus på begrensede områder …nyvinninger …enkel planlegging

21 Terje Vaagland Målformulering Prosjektmålet er det konkret målbare Effektmålet (formålet) beskriver retning og ambisjon – bidraget tilbake til basis ResultatEffekt / nytte Prosjektmålet Nyttemålet Prosjektet når SITT MÅL og gir en… … leveranse som noen tar i bruk.....og gjør at vi oppfyller effektmålene Effektivisering? Større kunde- fornøydhet? Høyere markeds- andel? Høyere lønn- somhet? ……? Prosjektløpet

22 Terje Vaagland Målformulering i prosjektarbeide Hvorfor mål? For å sikre at prosjektet er i samsvar med organisasjonens overordnede mål Gi et bilde av hva prosjektet skal levere Gir noe å planlegge ut fra Gir noe å holde resultater opp mot Skape et motiverende samlingsmerke Skape felles forståelse Gir underlag for å informere omgivelsene

23 Terje Vaagland Mål skal være ”SMARTE”: Spesifikke (konkrete) Målbart (på en eller annen måte) Akseptert Realistisk Tidsatte Enkle R = Resultatbeskrivende O = Objektivt målbart T = Tidsbestemt U = Utviklende R = Realistisk

24 Terje Vaagland Effekt- og resultatmål 1) Prosjektets effektmål: Den ønskede virkning ved bruk av prosjektets produkt el. leveranse Finnes ved å spørre: Hvorfor? Svar: For å…. 2) Prosjektets resultatmål: De ønskede funksjoner og egenskaper ved prosjektets produkt Finnes ved å spørre: Hva og hvordan ? Svar: Med et produkt / system som kan / er… 3) Prosjektets milepælmål: Fremgangsmåte og mileæler for prosjektarbeidet Hovedplan for prosjektet Finnes ved å spørre: Hvordan? Svar: Ved å….

25 Terje Vaagland Typiske mål i prosjekter Effektmål: Prosjektets overordnete hensikt Prosjektmål/Resultatmål: Resultatet som skal være oppnådd når prosjektet avsluttes: Prosjektets ”leveranse” Milepæler, etappemål: Hva som skal være oppnådd på definerte stadier i prosjektgjennomføringen.


Laste ned ppt "- 1 - Terje Vaagland - 1 - PL2 Drammen 25. september 2008."

Liknende presentasjoner


Annonser fra Google