IHR – studier, Gruppe 2; Studentmobilitet Inn- og utreisende Leveranse til plangruppe i henhold til: Milepæl 6 Dato: Bearbeidet: Status: Aktørstatus:

Deltakere i arbeidsgruppa IHR Inn- og utreisende HF: Hanne Skramstad (leder) SIS: Kristine Stærfelt (dokumentarist) HF: Therese Gjessing SIS: Hanne-Gerd Nielsen JUS: Jens Peder Lomsdalen MN: Tine Benedicte Søreng SV: Tron Trondal UV: Mette Oftebro MED: Anne Westheim

Rapporteringsskjema IHR Plangruppe:Studier Status: Utkast sendt IHR-ekr Arbeidsgruppe: Inn og utreisende studenter Siste revisjon: Saksbehandler: JN

Aktører/roller (instanser) Universitetsstyret Universitetsdirektør Fakultetsdirektører Fagdirektører Koordineringsgruppe: IHR-studier Ledergruppe (kjerne): IHR-studier Plangruppeleder Plangruppe Arbeidsgruppe Referansegruppe: Administrative studieledere Ressurspersoner i STA, SV og UV R e s u l t a t l ø p Milepælsbeskrivelse Planlagt ferdig dato Mile- pælnr Milepælen er oppnådd : OK 1 Når personer til arbeidsgruppen/ledere er forespurt og har takket ja OK 2 Når mandat er godkjent i universitetsstyret OK 3 Første heldagsworkshop er holdt OK 4 Oppstartsseminar er gjennomført OK 5 Kartlegging/beskrivelse av dagens praksis er ferdig Leveranse sendt til Plangruppe Halvdagsworkshop gjennomført (1) Halvdagsworkshop gjennomført (2) Halvdagsworkshop gjennomført (3) Når innspill er hentet inn fra studieledernettverk Halvdagsworkshop gjennomført (4) Halvdagsworkshop gjennomført (5) Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverket ved UiO, 12. april? Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverk/studiekoordinatorer SV Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverk/programkonsulenter HF, 16.april? Kontrollworkshop gjennomført med studieledere HF, 19. april? Kontrollworkshop gjennomført med internasjonaliseringsnettverk/studiekoordinatorer MATNAT Kontrollworkshop gjennomført med FS-gruppe: Utdanningsplan - UTV, søknadsweb Kontrollworkshop gjennomført med studieinfonettverk/Knutepunktet Møter med nedsatte arbeidsgrupper relatert til internasjonaliseringåret gjennomført: Rekruttering, Pilotprosjekt ny søknadsweb for innreisende studenter Møte med nordiske partnere i København er gjennomført, mars eller april Redesign klart Arbeidsgruppas notat overlevert SMP Prosjektnavn : IHR-studier - Studentutveksling Prosjektleder : Jenny Nornes Sist endret dato:

Inn- og utreisende: avgrensning Utvekslingsprogrammene med størst volum: Bilaterale, Erasmus, Nordplus Se mandat IHR-studier V-2012 for utfyllende informasjon

Utreisende utvekslingsstudenter År: Antall studenter: Innreisende utvekslingsstudenter År: Antall studenter:

DBH: UTREISENDE STUDENTER Utreisende utvekslingsstudenter fordelt på utvekslingsprogrammer

DBH: INNREISENDE STUDENTER Innreisende utvekslingsstudenter fordelt på utvekslingsprogram

UTVEKSLINGSPROGRAMMER UtvekslingsavtaletypeTotal antall ved UiO Bilateral203 Erasmus540 Nordplus/Nordlys196 UiO-avtaler57

UTVEKSLINGSPROGRAMMER Antall avtaler sentralt/fakultet/institutt MF OD JF TF HF SV MN UV UiO (sentralt) Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet66 Institutt14 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet89 Institutt4 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet19 Institutt0 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet21 Institutt0 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet47 Institutt299 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet24 Institutt15 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet29 Institutt136 Sted/avtaleeierAntall avtaler Fakultet38 Institutt113 Sted/avtaleeierAntall avtaler UiO147

Avtaleforvaltning Aktører: Sentralt (SIS), fakultet, institutt, studieprogram Inngåelse/initiativ til avtale Initiativ på alle 3 nivåer. Kan være internt eller eksternt Kartlegge relevans og kvalitet Strategisk samarbeid Beslutningsnivå?AvtaleforhandlingErasmus/NordplusBilateral Hvor skal spisskompetansen på forhandling og inngåelse sitte? Avtaleeiers ansvar og arbeidsoppgaver Uklart rolleansvar. Hvem gjør hva videre i arbeidsprosessene?

Utreisende Aktører: Avtaleeier, sentralt (SIS), fakultet, institutt, studieprogram Informasjon Veiledning: hvem gjør hva av aktørene? Messer, informasjonsmøter, nettsider, skranke/e- post/telefon Opptak Klargjøring av Søknadsweb SøknadsbehandlingVeiledning Emnevalg, innpassing, praktiske spørsmål Veiledning: hvem gjør hva av aktørene? Godkjenning Informasjon og skjemaer Veiledning: hvem gjør hva aktørene? IHR-gruppe godkjenning: notat på høring Oppfølging Beredskap, kontakt med studenter og partnere, rapporter Veiledning: hvem gjør hva av aktørene?

Innreisende Aktører: Avtaleeier, sentralt (SIS), fakultet, institutt, emneleverandør Informasjon E-post til partnere og studenter, fact sheet, nettsider Hvem gjør hva av aktørene? OpptakNominasjon Søknadsbehandling: oppretting, S- nummer, registrering FS Kontakt og oppfølging av student (og partner) Hvem gjør hva av aktørene? Emneavklaring Tilbud på engelsk Kvalitetssikring av engelske emnebeskrivelser UTV: røkting av utv- programmer, utdanningsplan, Studentweb, registrering av emner i FS Hvem har ansvar for hva? Mottak Opptakspakker og informasjon til studenter Hvor slutter opptak og hvor begynner mottak? OppfølgingBeredskap Veiledning: hvem gjør hva?

Prioriterte områder utreisende: Avtaleforvaltning Informasjon: web, veiledning, intern og ekstern kommunikasjon Søknadsweb og rutiner for opptak: mer automatisering Arbeidsfordeling mellom alle aktører på feltet: roller og ansvar

Prioriterte områder innreisende: Avtaleforvaltning Informasjon: web, veiledning, intern og ekstern kommunikasjon Opptak: Elektronisk nominasjon og utvikling av Søknadsweb for innreisende Emneavklaring: tilbud på engelsk, UTV- programmer/utdanningsplan/Studentweb/FS Arbeidsfordeling mellom alle aktører på feltet: roller og ansvar

Kartlegging avtaleforvaltning (9 prosesstrinn) Initiativ til avtaleinngåelse (alle nivåer) Kartlegging av kvalitet og relevans (fak) Kartlegging kvalitet og relevans (inst) Avtaleinngåelse Kvalitetssikring og klargjøring av avtale (SIS) Registrering og arkiv Registrering (SIS) Klargjøring av avtaleweb (SIS) Avtaleweb fakultet og institutt Intern UiO-informasjon om avtaler

Kartlegging utreisende (13 prosesstrinn) Informasjon til studenter (SIS) Informasjon til studenter (avtaleeier) Klargjøre Søknadsweb (SIS) Klargjøre Søknadsweb (avtaleeier/fak.koord.) Mottak av kvitteringsark og dokumentasjon (avtaleeier) Behandling av søknader (avtaleeier) Forberede søknad til partner (avtaleeier) Forhåndsgodkje nning (fakultet) Oppfølging partner og student (avtaleeier) Beredskap (avtaleeier) Oppfølging underveis (avtaleeier) Endelig godkjening (fakultet) Oppfølging etter oppholdet (?) Tidsestimering Total gjennomstrømningstid: Aktiv tid: Identifisert sløsing:

Kartlegging innreisende (23 prosesstrinn) Forberede opptak (SIS) Info til partnere om nominasjonsprosess (avtaleeier) Info til studenter om utveksling (avtaleeier) Motta nominasjon fra partner Opprette person/student (SIS) Samordna opptak genererer S-nummer ADA laster inn S-nummer i FS Emneavklaring (avtaleeier) Kontaktpunkt emneleverandør Emneavklaring hos emneleverandør Avtaleeier mottar svar angående emner Beslutning sendes student/partner (avtaleeier) Registrere FS: utvekslingsmodu l (avtaleeier) Produsere opptaksbrev (SIS) Bestille studierett fra ADA (SIS) Mottaksgruppe SIS sender ut opptakspakker (SIS) Oppfølging student før ankomst (avtaleeier + SIS mottak) Klargjøre UTV- emner (emneleverandør) Motta og gi beskjed til sentrale FS-folk om UTV-koder på emner (fak) Veilede student om emner (avtaleeier og emneleverandør) Manuell registrering av emner i FS (emneleverandør) Emner og semesterregistre ringshjelp (alle nivåer) Tidsestimering Total gjennomstrømningstid: Aktiv tid: Identifisert sløsing:

Kategorier vi ikke ser nærmere på Inn- og utreisende på hele graderGjestestudenter Kvotestudenter Studenter på andre programmer (USAC, fulbright, EEA-programmer m.fl.) Opptak til fellesgrader: Rutiner for opptak av studenter som kommer til UiO via en fellesgrad er under utarbeiding. Mottaksapparatet for internasjonale studenter

”Quick-wins” UtfordringLøsning Utreisende: Godkjenning tar tidEgen IHR-gruppe: Notat på høring Opplysningsskjema for utreisende (beredskap) på papir Nettskjema er under utarbeidelse Informasjon til innreisende studenterRekrutteringsgruppe nedsatt