IHR – Studier Referansegruppe – nettverksmøte for studieledere 25. november 2011 – Jenny Nornes

SFB-opptaket Ref. notat til fakultetene av foreslås SFB nedlagt fordi: - det ikke kan gjennomføres i tråd med gjeldende regelverk - mindre strategisk betydning i internasjonaliserings- arbeidet Det jobbes med å se på mer hensiktsmessige alternativer til SFB-opptaket Innspill?

Status: IHR-områdene for H2011 Høringsrunde Hva skal vi spørre om? Hvordan sikre at de det angår blir involvert? Hvordan sikre implementering og opplæring av evt. nye rutiner?

Hovedmålsetninger lokalopptak Forenkle søkeprosessen for søker Øke kvaliteten Øke robustheten i organisasjonen Øke medarbeidertilfredsheten Redusere ressursbruk for UiO Styrke omdømme

Forslag Samordning og sentralisering av opptak til masterprogram til UiO

Søker skal.. Søke om opptak til UiO-master via Søknadsweb, med et gitt antall prioriterte søknadsalternativer Forholde seg til ett kontaktpunkt for opptaksprosessen (Studieavdelingen) Ikke måtte søke om godkjenning av grad parallelt med opptak. Overholde en felles søknadsfrist for alle program, samt felles frist for ettersending av dokumentasjon som avsluttes i søknadssemesteret Laste opp all dokumentasjon elektronisk via Søknadsweb Få svar på en forhåndsdefinert frist, og med tilbud om studieplass på kun ett program

Studieavdelingen skal.. Samle inn bakgrunnsdata fra fakultetene vedrørende overbooking, tekster til Søknadsweb etc. Informere potensielle søkere om søknadsprosess, frister og status i saksbehandlingen Sørge for at Søknadsweb åpner på en forhåndsdefinert frist Klargjøre FS og legge til rette for best mulig og så effektiv saksbehandling som mulig. Etterlyse manglende dokumentasjon fra søker Koordinere saksbehandlingen Saksbehandle – skiller her mellom enkle og kompliserte saker Registrere opptaksgrunnlag på varig sted i FS, slik at søknad om godkjenning blir overflødig Kjøre opptak på bakgrunn av registreringer i FS (maskinell operasjon). Søkere vil få tilbud eller avslag. Behandle klager Etterfylle etter behov Foreta verifisering/ekthetsvurdering av dokumentasjon

Enhet skal.. Foreta faglig vurdering og rangering av kvalifiserte søkere som oversendes fra STA Behandle saker som ikke kan poengberegnes (individuell behandling)

Gevinstpotensiale Fokus på søker: enklere prosess: –Ett kontaktpunkt, en søknad, forutsigbarhet mtp frister = bedre omdømme Fokus på kvalitet: –Felles rutiner, enhetlig praksis, økt robusthet, mindre risiko Fokus på medarbeidere: –Frigjort tid til andre oppgaver i presset periode, mindre frustrasjon i kontakt med søkere

Ressurser Søker får kun ett tilbud om studieplass kutter ledd i prosessen reduksjon av ressursbruk på enhetene Sentralt? På sikt: reduksjon i ressursbruk totalt

Utfordringer Samtidig som NOM-opptaket Hvordan sikre at de riktige sakene kommer til riktig person ute på enhetene? Hvordan bygge opp kompetanse Hvordan ivareta spesielle behov

IHR: Studier Innpassing/godkjenning

Delte opp i ulike saksflyter Norsk utdanning, enkle saker Norsk utdanning, tunge saker Utenlandsk utdanning, enkle saker Utenlandsk utdanning, tunge saker Forhåndsgodkjenninger Registrering av alternative forkunnskapskrav

Noen nye arbeidsflyter er klare Godkjenning av norsk utdanning, enkle saker Forhåndsgodkjenninger Registrering av alternative forkunnskapskrav

Enkle innpassingssaker, norsk utdanning. Nåværende saksflyt: ( Denne modellen følges ved HF, MatNat, UV) Mottar søknad – registreres i ephorte Søknad registreres i FS, saksbehandler på fakultet behandler, (sender evt til institutt) Saksbehandler skriver vedtaksbrev i ePhorte, som signeres av leder i tillegg til behandler Saksbehandler registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb Foreslått saksflyt: SV følger denne modellen i dag Mottatt søknad registreres og ferdigstilles i FS Vedtak vises i Studentweb Totalt 1429 søknader om innpassing av norsk utdanning ved UiO i Ved SV utgjorde enkle saker 60 % av disse. Dersom dette er likt ved andre fakulteter, vil vi kunne ha 1 ukes saksbehandlingstid i stedet for 3 uker i ca 700 saker i året.

Forhåndsgodkjenning: Nåværende saksflyt og forslag til ny saksflyt Nåværende saksflyt: Studenten innvilges utveksling av fak eller SIS og opprettes som utvekslingsperson i FS Fakultet mottar søknad om forhåndsgodkjenning – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultet registrerer utfall i FS. Studenten får tilsendt vektaksbrev. Studenten sender papirkopi av forhåndsgodkjenningen til Lånekassen Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Elektronisk rapportering av innvilget utveksling til Lånekassen. Foreslått saksflyt – alternativ B Foreslått saksflyt alternativ A: Studenten innvilges utveksling og opprettes som utvekslingsperson i FS Studenten henvender seg til infoskranken med Lånekassens D- skjema Infomedarbeider sjekker opplysningene i FS – stempler og signerer Studenten sender D- skjema til Lånekassen

Registrering av alternative forkunnskapskrav I dag er det litt tilfeldig når og hvordan dette gjøres Student klarer ikke melde seg til et emne i studentweb, fordi det har forkunnskapskrav Student kontakter infosenter/studiekons, har annen utdanning som tilsvarer forkunnskapskravet Utdanningen kan være norsk eller utenlandsk Saksbehandler registrerer enten godkjenning eller fritak i FS Student kan melde seg til emnet i StudentWeb hvis det fortsatt er plass Forslag til ny løsning Student/søker sender inn dokumentasjon på forkunnskapskrav innen en gitt frist før emneopptaket Saksbehandler registrerer forkunnskapskrav Studenten kan søke opptak til emner med forkunnskapskrav i emneopptaket

Gevinstpotensiale TiltakØkonomiKvalitetMedarbeider- tilfredshet Student- tilfredshet Overordnet Korte ned svartid Skape robust organisasjon Bedre informasjon til studentene Frigjør arbeidstid ved å effektivisere saksbehandling, kutte unødvendige oppgaver og ledd og heve kompetanse som fører til raskere avgjørelser Felles praksis for registrering i FS og ephorte Robust organisasjon Tydelige kontaktpunkt for studenter Trygg på kompetanse og slippe unødvendig papirflytting Lettere tilgjengelig informasjon om saksgang Raskere svar Forhånds- godkjenning Slå sammen to separate søknadsprosesser til én. Opptak til utvekslingsavtale og generelle forhåndsgodkjenninger. Dette rapporteres videre automatisk til lånekassen Kutter 30% av alle godkjenningssaker i året Lik informasjon til studenter med opptak til samme avtale. Gode nettsider med informasjon om hva studenten kan forvente ifbm endelig godkjenning av utenlandsk utdanning Ansatte slipper å føle at jobben de gjør er meningsløs Får fristilt tid til å utføre andre meningsfulle arbeidsoppgaver Informasjon om godkjenning kommer samtidig som opptak (ett kontaktpunkt) Studenten involveres ikke i rapportering til lånekassen God informasjon om godkjenningsprosessen på nettsider og i tilbuds- eposten Forenkler utvekslingsprosessen, lavere terskel, mer strømlinjeformet Enkel – norsk Forenkle saksbehandlingen ved å kutte ut ephorte. Kun retningslinjer skal ligge i ePhorte, resten av behandlingen gjøres i FS/StudentWeb. Studentene får kun svar via StudentWeb Kutter ut omstendelig saksbehandling (ephorte) Spare tid ved å kutte ephorte (og evt videresending av saker) Reduserer saksbehandlingstid med: 2 uker – 3 mnd Like behandling av like saker på tvers av institusjonen Får ekspedert saker raskere Slipper å registrere i to systemer (kun fs) Får raske svar, orden på utdanningsplanen sin etter få dager Lik behandling uavhengig av fakultetsstilhørighet Registrere disp fra forkunnskap s-krav Emneleverandør reg. forkunnskapskrav v/forespørsel før emneopptaket for søkere, programstudenter, og enkeltemnestudenter Lik praksis er effektivt Det er et kvalitetshevende tiltak i seg selv å utarbeide felles rutiner på dette At studenter som trenger å få registrert disp for forkunnskaper kan melde seg til emner i studentweb Studiekonsulenter har etterlyst en avklaring på hvilke rutiner som skal følges Studentene kan søke opptak til emner i emneopptaket på lik linje med andre studenter. Fjerne usikkerhet Får tydelig info om hva de skal gjøre for å få opptak til emner

Noen saksflyter trenger videre utredning/policyavklaring Godkjenning av norsk utdanning, tunge saker Godkjenning utenlandsk utdanning

Nåværende og forslag til ny saksflyt tunge norske innpassingssaker Gjennomsnittlig gjennomløpstid 99 dager ved SV og HF, lavere på jus, uv og mn (ekstremsaker holdt utenfor pga lavt volum) Dagens flyt: Mottar søknad – registreres i ephorte Saksbehandler vurderer sak og registrerer i FS Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst/evt annet fakultet Studiekonsulent på inst oversender/kommuniserer evt til vit. Institutt behandler og returnerer til fakultet (hos MN registrerer instituttet i FS og sender svaret rett ut) Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Forslag til ny flyt: ett administrativt nivå kuttes Mottar søknad – registreres i ephorte Saksbehandler på fakultet vurderer sak Saksbehandler på fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev (på e-post) Saksbehandler på fakultet kontakter vitenskapelig (evt STA/NOKUT) for vurdering

Dagens flyt – tunge og enkle utenlandske saker Modell A – Justering av dagens praksis Modell B – Styrket sentral rådgivende enhet Modell C – Sentralisere innpassing av utenlandsk utdanning Fakultet mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Saksbehandler oversender sak til fag. vurdering ved inst Institutt behandler og returnerer til fakultet Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Fakultet mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Små fakultet henvender seg til fadderfakultet eller RT-kø for hjelp Henvender seg til fagmiljø ved behov Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Fakultet mottar søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer sak Fakultetene henvender seg til sentralt rådgivende organ for hjelp Henvender seg til fagmiljø ved behov Fakultet registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev Sentralt mottak av søknad – registreres i ephorte og FS Saksbehandler vurderer NOEL Saksbehandler kontakter /oversender evt til fagmiljø for vurdering Fagmiljø behandler og returnerer til sentralt mottak Sentralt registrerer utfall i FS. Resultatet vises i Studentweb. Studenten får vedtaksbrev

Behov for policyavklaring Sentralisering vs desentralisering? Muligheter for økt fleksibilitet i studieprogrammene? (utvikling av pakkeløsninger der økt fleksibilitet er vanskelig) Felles føringer rundt 40-grupper? Kan flere saker håndteres administrativt? Hvem bestemmer hvilken løsning som er best?

IHR Studier V2012: Eksamen I 2010: unike studenter avla til sammen opp mot eksamner To undergrupper: - skoleeksamen: vakter, rom, rutiner, arkiv - digital eksamen 4 pilotfakultet: MF, JUS, UV og SV Styrebeslutning Workshop

…og inn- og utreisende studenter Internasjonaliseringsåret Videreføring av innpassing/godkjenning