Hvorfor ha en plan? Virksomhetsplan = tydelighet og fokus Tydelighet Når klubben vet hva den skal være og hva den vil oppnå, er det lettere å handle riktig og finne ut hvilke veivalg som skal tas, både for enkeltindivider og for klubben. Fokus Når det finnes tydelige mål man kan rette energien til, går kraften i den samme retningen. Splittet fokus tar bort kraften fra mennesker og organisasjoner.

Styrets ansvar Styret har et strategisk ansvar for organisasjonen. Styret må få gode og tydelige føringer fra årsmøtet slik at de kan holde riktig fokus og prioritere det som er viktigst for organisasjonene og det medlemmene ønsker. Har årsmøtet deres vedtatt en plan som fungerer godt til å styre det organisasjonen skal gjøre? Selv om styret har ansvar for at klubben lager en plan, er det viktig at en planprosess sikrer god involvering av mange i starten, slik at klubben får en gjennomtenkt plan som mange har eierskap til. Da blir planen et godt hjelpemiddel både for styret og resten av klubben.

Hvilket planstadie er organisasjonen på? Det planløse stadiet - Ikke plan, penger tildeles og brukes når ting oppstår i løpet av året. 2) Budsjetteringsstadiet - Tilfeldige planer på ting som skal skje. - Penger fordeles etter oppsatt budsjett, men ofte uten bestemte tiltak. 3) Handlingsplanstadiet - Plan først, så penger. - Pengene fordeles i forhold til planlagte tiltak og enkelte mål. 4) Stadiet for strategisk planlegging - Langsiktig plan med mål for flere år og med definerte strategier. - Penger fordeles i forhold til langsiktige prioriteringer og mål som deles opp i årlige handlingsplaner med kontinuitet mot hovedmålene. Kan brukes som en innledende refleksjon La deltakerne vurdere spørsmålet… Det er viktig å skape god nok forutsigbarhet i klubben og ved å bestemme seg for noen langsiktige mål og strategier så vil klubben bli tydeligere både for egne medlemmer og omgivelsene rundt klubben.

Har organiasjonen behov for en virksomhetsplan? Dersom styret ikke kan svare bekreftende på følgende spørsmål, så bør de vurdere en planprosess: Har dere en plan som fungerer godt i dag? Har alle en god felles forståelse av hvorfor org. eksisterer? Er vi enige om hva vår organisasjon skal drive på med, og hva vi ikke skal gjøre? Er det tydelig hva som skal kjennetegne vår organisasjon? Har vi en felles drivkraft i vår organisasjon? Er vi enige om hva organisasjonen skal oppnå? Er vi enige om hvordan vi skal jobbe for det vi vil oppnå? Vet vi hvem som skal gjøre hva og når ting skal skje? Dette er spørsmål som kan benyttes av veileder for å finne ut om det er grunnlag for å anbefale en planprosess. Spørsmålene kan brukes i startmøtet og når de vurderer nå-stiuasjonen på området organisasjon.

Har organisasjonen en felles drivkraft og felles retning? For at alle skal benytte en kollektiv drivkraft og trekke i samme retning!

Organisasjonsraketten VISJON Hovedmål Innsatsområder Delmål Virkemidler Handlingsplan Organisasjonsraketten Et bilde av en organisasjons virksomhetsplan. Raketten viser det som må være uttrykt og gjort levende for alle organisasjonens medlemmer. Verdi- grunnlag Virksom- hetsidé FØR klubben definere sine mål må grunnpilarene som er er verdigrunnlaget og virksomhetsideen og visjonen som viser retningen, være på plass. I motsatt fall vil ”alt” være riktig. Fordi vi alle har ulik oppfatning av retningen til klubben. Kjært barn har mange navn. Langtidsplan, forretningsplan, strategiplan, handlingsprogram, handlingsplan, tiltaksplan. I idretten bruker vi begrepet virksomhetsplan. Visjonen er organisasjonens absolutte drømmemål. Visjonen beskriver en fremtidig optimal tilstand der alt har gått som planlagt. Visjonen skal gi organisasjonen og dets medlemmer retning, motivasjon og kraft i arbeidet. En visjon uttrykkes gjerne gjennom en form for slagord og skal skape bilder av en ønsket framtid. Den skal beskrive vår virksomhet i framtiden, som om vi er kommet dit vi vil. En visjon er en kort beskrivelse som forteller oss hvor klubben skal. Den gir oss svaret på hvorfor vi driver på. Visjonen skal ikke være målbar og den skal ikke engang nås, men den skal gi oss krefter til alltid å ville nå lenger! En hver organisasjon må være drevet av en visjon, ikke ”ha” en visjon, men være drevet av den (Ingebrigt Steen Jensen). Eksempel på visjon: NIFs visjon «idrettsglede for alle» Verdigrunnlaget og virksomhetsideen er rakettens motorer og navigasjonssystem. De skal holde raketten i balanse gjennom hele reisen og hjelpe oss til å unngå havari under veis. Verdigrunnlaget forteller noe om hvordan levereglene i organisasjonen skal være. Verdiene skal hjelpe oss å bli tydelige, få fram det som skiller oss fra andre og klargjøre vår identitet. De skal ikke bare beskrive hvordan vi er, men også hvordan vi vil bli. Verdigrunnlaget kan være 3-4 verdiord som klubben ønsker å identifisere seg med: NIFs verdiord er: glede, helse, fellesskap og ærlighet. Virksomhetsideen forteller omverden og oss selv hva klubben i all hovedsak skal holde på med. Eksempler: «Gjennom et bredt aktivitetstilbud vil XX skape gode holdninger og et levende lokalmiljø – for alle» «Gjennom et mangfold av aktiviteter vil XX skape gode holdninger og et aktivt lokalmiljø» «xx skaper glede og god helse gjennom tilpasset idrett og aktivitet» Hovedmål: Når grunnpilarene (verdier og virksomhetside) og retningen (visjonen) er fastsatt så er klubben klar til å definere mål. Hovedmål, innsatsområder, delmål og virkemidler skal sikre oss at vi tar små sikre steg i retning mot visjonen. Hovedmålet har en tidshorisont og er det felles mål alle deler av organisasjonen skal ha i sikte og støtte opp under med sin aktivitet og sitt arbeid. Med innsatsområder menes områder der innsatsen må konsentreres for å nå målet. Her kan man gjerne legge noen strategier innenfor hvert område. Virkemidlene er de midlene - det være seg praktiske verktøy, organisering, rutiner, menneskers innsats eller materialer – som brukes for å oppnå mål. Handlingsplanen – Beskriver konkret hva som skal gjøres hvert år. Prioriteringene mellom innsatsområder og tiltak kommer fram i budsjettet. Handlingsplanen er et styringsverktøy for å kunne administrere og følge opp virksomheten på en god måte. Den fungerer som en konkret arbeidsplan som viser hva som skal skje, når det skal skje, hvem som har ansvar for at det skjer. UTARBEIDELSEN AV DISSE PLANENE MÅ IKKE SKRIVES AV EN PERSON, MEN SKJE ETTER/GJENNOM EN PROSESS I KLUBBEN! For å bryte planen ned på detaljnivå, må organisasjonen utarbeide årlige handlingsplaner. Planer som i detalj beskriver hva som skal skje, når det skal skje, hvem som har ansvaret og med hvilke ressurser (økonomiske/menneskelige). Utviklingsprogram bør ha samme tidsperspektiv som VP. Utdypende beskrivelse av hva vi innenfor et område vil gjøre for å nå målene nedfelt i VP. F.eks. ift anlegg, idrett, organisasjon.

Handlingsplan (område) MÅL: … Delmål Tiltak Ansvar Frist Ressurser Status I større IL kan det lages en handlingsplan / en delplan for hvert område i organisasjonshjulet. IL kan også velge å definere områdene i planen annerledes.